標書制作管理流程

江西新唐光電科技有限公司高安市漢唐高晶光電有限公司修訂版次A0管理規(guī)范文件生效日期201*-08-14修訂內(nèi)容第一次發(fā)放標書制作管理流程部門行政部品質(zhì)部采購部資材部財務(wù)部銷售部審核×××××√簽名日期文件編號DPC-SAL-019-A0發(fā)放編寫人/部門客服部/孫庭珍×××××√××√×√√√××第1頁共3頁生產(chǎn)部（顯示）×生產(chǎn)部（封裝）×工程部（顯示）×工程部（封裝）×客戶服務(wù)部營銷中心研發(fā)部管理者代表總經(jīng)理批準√√×√控制章區(qū)1.0目的為了規(guī)范本公司的投標工作，維護公司利益，使其投標文件更真實，中標率更高；同時防范各類風險，結(jié)合我司實際情況，特制定本管理流程！2.0范圍適用于深圳市佛士特光電科技有限公司、高安市漢唐高晶光電有限公司、江西新唐光電科技有限公司的所有國內(nèi)銷售員。3.0權(quán)責3.1銷售部：國內(nèi)顯示屏銷售部/照明部負責收集招標信息，提供招標文件等資料，以及標書文件的最終確認。3.2客戶服務(wù)部：負責標書的制作，以及收集提供公司相關(guān)的資質(zhì)文件等。3.3銷售經(jīng)理評估4.0定義無5.0作業(yè)程序5.1標書簡單概括5.1.1標書內(nèi)容主要包括兩大部分：商務(wù)部分和技術(shù)部分5.1.1.1商務(wù)部分：投標函、報價一覽表、投標公司簡介、資質(zhì)、法人代表授權(quán)書、技術(shù)規(guī)格和商務(wù)條款偏差、其他綜合說明，招標文件中的其他要求。5.1.1.2技術(shù)部分：系統(tǒng)設(shè)計方案、主要設(shè)計部分設(shè)備介紹或產(chǎn)品樣板、項目管理實施方案、項目進度、工程施工及驗收、質(zhì)量管理目標、質(zhì)量保證體系及質(zhì)量保證措施、售后服務(wù)計劃及售后承諾、其他技術(shù)說明，招標文件中的其他要求。5.2標書制作日常管理及作業(yè)流程5.2.1標書制作申請及審批的具體要求5.2.1.1標書制作的依據(jù)：銷售員收集到招標信息，上報公司相關(guān)領(lǐng)導是否參與投標，公司領(lǐng)導批準后才能投標報名，購買招標文件，并將制作標書指令下達到標書制作員。（銷售員必須提供招標文件）5.2.1.2銷售員需要標書制作員制作投標文件、或提供公司資質(zhì)文件、公司項江西新唐光電科技有限公司高安市漢唐高晶光電有限公司文件名稱標書制作管理流程文件編號DPC-SAL-019-A0第2頁共3頁目授權(quán)書等，需填《標書制作申請單》，并經(jīng)客戶服務(wù)部內(nèi)勤主管審核同意簽字、銷售經(jīng)理或營銷總監(jiān)批準后方可制作。在沒有收到審簽的申請單的情況下，標書制作員有權(quán)拒絕為其制作標書或提供相關(guān)文件。5.3標書制作接收作業(yè)流程5.3.1標書制作員接到《標書制作申請單》后，按照銷售員提供的招標文件及有相關(guān)的其他資料，收集資質(zhì)文件；認真審核招標文件中要求的：1.投標文件的構(gòu)成，2.技術(shù)要求，3.商務(wù)要求，4.打分條件，5.授權(quán)書等，在做投標文件的過程中時刻圍繞招標文件。5.3.2對于提供的資料如有不明之處，制作員要及時與銷售員溝通解決，標書初稿期（一般2-3天完成，最長5天），具體視招標文件中的各條件要求及開標時間而定。5.3.3標書電子檔成稿后制作員自己先行檢查，檢查后認為無誤便發(fā)給銷售員檢查，銷售員需負責標書中報價部分和產(chǎn)品配置要求的填寫及標書文件的最后審核（銷售員需在2天內(nèi)確認完成），具體視招標文件中的各條件要求及開標時間而定。5.3.4銷售員確認標書無誤后，若需要打印的，制作員根據(jù)招標文件要求打印復印，簽字，蓋單，裝訂，密封。（標書打印費用規(guī)定：A.由本公司自己投標的，標書所需費用由銷售員向公司申請；B.公司協(xié)助客戶投標的，標書所需費用由銷售員同客戶協(xié)商；）5.4項目報備5.4.1項目報備要求：各銷售員手上若有項目，請將相關(guān)資料報備到標書制作員處；標書制作員會根據(jù)項目的需要給予第一時間報備的銷售員提供公司相關(guān)資料，隨后報備的同款項目不給予提供公司資料。（目的是為了保證項目的穩(wěn)妥和周全的進行，有備案記錄之后可以保證項目與項目之間，銷售員與銷售員之間不會發(fā)生碰撞�。�6.0相關(guān)文件無7.0相關(guān)記錄《標書制作申請單》FRM-SAL-026江西新唐光電科技有限公司高安市漢唐高晶光電有限公司文件名稱標書制作管理流程文件編號DPC-SAL-019-A0第3頁共3頁

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公司標書制作準備工作及流程

投標準備真是體力加細致活，事無巨細，反復查閱，真該有個流程和核對清單，才有主線分工，并能一項項核對。

【標書準備流程】

1.捕獲商機、了解招標內(nèi)容，確定是否投標

2.購買標書（前期盡量多了解客戶現(xiàn)狀、項目背景和項目需求）3.分析招標文件

4.分工編寫投標文件（一般分商務(wù)、技術(shù)兩部分）5.打印檢查，定最終報價6.裝訂與密封7.遞送標書【3.分析招標文件】

招標書一定打印出來，將要求要點用筆標注出來，重點頁折頁腳，打印裝訂前對照檢查。同時電子版方便查找，可按關(guān)鍵字“偏離、需求”等查找要點。

細讀招標文件，將商務(wù)、技術(shù)要求和評分要點用MindManager單列出來，準備標書時參照。

【4.分工編寫投標文件】

投標文件分為多個獨立文件（封皮、封面、封條、報價部分(開標一覽表、分項報價明細表)、商務(wù)部分、技術(shù)部分、技術(shù)附件、其他（投標授權(quán)書、投標保證金復印件等）。這樣方便檢查、修改和打印。

系統(tǒng)建設(shè)方案等放在技術(shù)附件中，技術(shù)部分對應(yīng)招標文件技術(shù)應(yīng)答章節(jié)要求，引用技術(shù)附件章節(jié)。這樣既保證了建設(shè)方案的完整性和持續(xù)性，又確保了適應(yīng)不同的技術(shù)應(yīng)答文件要求。

商務(wù)文件、技術(shù)文件篇幅較長(超過200頁)，強烈建議提供“標書導讀”，對照評分項，給出響應(yīng)篇章索引，便于專家評分。

圍繞招標項目需求、技術(shù)偏離表組織和編寫投標技術(shù)方案，才能做到提綱接領(lǐng)，響應(yīng)要點。

各分項報價要符合常理，合情合理，能解釋清楚。

如果項目在分公司所在地實施，且客戶很在意本地服務(wù)。標書主要技術(shù)人員一定要添加分公司的技術(shù)人員，電話需留分公司電話。項目負責人的簡歷一定要符合本項目的規(guī)模和資質(zhì)要求。如簡歷表在商務(wù)、技術(shù)方案中都有，需要一一對照，看有無不妥。附了人員簡歷材料的需要檢查，如10年畢業(yè)，缺有5年工作經(jīng)驗等問題。

【5.打印檢查，定最終報價】

幾部分文件裝訂為一冊的話，建議每部分間插半透明彩頁紙一張，標示各部分內(nèi)容，便于專家翻閱檢索。

【6.裝訂與密封】

根據(jù)標書厚度、體積，用牛皮紙等包裝并貼封條后，可放入紙盒保護，加透明膠條密封和作提手，應(yīng)對投標路途情況。最好用硬皮紙做標書封面

【7.遞送標書】

封條、電子文檔光盤、質(zhì)疑應(yīng)答等文件可預(yù)留多份備用。

【特別注意實現(xiàn)】

商務(wù)部分中公司資質(zhì)材料，一定要檢查打印稿中公司組織機構(gòu)代碼等編號清晰，審計報告、驗收報告、合同等需用蓋章簽字的掃描件。

專家組可能提的問題：

1.簡要介紹下系統(tǒng)建設(shè)情況、工期、人員投入？2.服務(wù)器是如何選擇的，是否滿足應(yīng)用需要，如何擴展？3.如何考慮系統(tǒng)運維、用戶培訓、技術(shù)支持？4.項目能否降價？

投標文件制作技巧

一、招標中碰到的幾個問題

1．有的人在截標時間之后才送來文件，其實遲到一分鐘都不允許；2．標書規(guī)定，在投標書上必須有投標人或其授權(quán)的代表簽字，并加蓋單位公章，但有的投標人忘了簽字，造成一個不可挽回的錯誤；

3．制造廠授權(quán)書十分重要，但有的投標人沒有此授權(quán)，或拿了授權(quán)書，但沒有法人代表簽字，也被看成不合格的授權(quán)書；

4．交期明顯與要求不符，使用戶單位不敢要這批設(shè)備；5．主要指標只有一項不合格，也被淘汰出局；

6．投標保證金不足，或開立的銀行級別太低，亦成為廢標理由；

7．在設(shè)備標中，如分幾個包，投標人可投其中一個包或全部的包，但一個包內(nèi)的配制，一定要報齊；

8；中標人的投標應(yīng)當符合下列條件之一

（一）能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準；（二）能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低；但是投標價格低于成本的除外。

由以上可以看出，光報價低，不能成為中標的理由，有的投標人在開標時聽到自己的報價低，以為十拿九穩(wěn)了，這是不對的。二、制作投標文件應(yīng)注意的問題

1．對招標人的特別要求要注意，再決定是否投。如招標人在業(yè)績上要求投標人必須有幾個業(yè)績；如土建標，要求一級以上的施工資質(zhì)；再如，要求投標人資金在多少金額以上。再如，參加國際標的必須獲得有進出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)方可參加，等等。2．應(yīng)認真領(lǐng)會1）前附表各要點2）招標文件各要點

3）投標文件部分，尤其組成和格式

4）保證金應(yīng)注意開立銀行級別，金額夠不夠，幣種，以及時間5）文件遞交方式時間地點，以及密封簽字要求6）幾個造成廢標的條件7）參加開標儀式；8）積極作好澄清工作

3．投標文件應(yīng)嚴格按規(guī)定格式制作，如開標一覽表，投標函，投價表，資格聲明，授權(quán)書等，包括銀行保函格式亦有統(tǒng)一規(guī)定，不能自己隨便寫。

4．技術(shù)規(guī)格的響應(yīng)

投標人應(yīng)認真制作技術(shù)規(guī)格響應(yīng)表，主要指標有一個偏離即會導致廢標。次要指標亦應(yīng)作出響應(yīng)；

認真填寫技術(shù)規(guī)格偏離表，優(yōu)多少，差多少5．價格的選擇

應(yīng)報出有競爭力的價格

6．服務(wù)維修網(wǎng)點與承諾，一定要寫齊，包括備件供應(yīng)與價格，有的報幾年內(nèi)不變。

培訓人員，時間、內(nèi)容、培訓用儀器、地點是免費還是收費應(yīng)分清。7．編制要點

①注意簽字與加蓋公章②正本每頁小簽③報價不能缺項④正本與付本數(shù)量

⑤制造廠授權(quán)應(yīng)正規(guī)，以制造廠的信函出具⑥修改地方要簽字

⑦打印，裝訂成冊，密封

⑧開標一覽表與投標保函單獨封存⑨提前送交投標文件

⑩有效期的計算，若60天，保函有效期則應(yīng)為90天。

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