如何開(kāi)好會(huì)議

可以肯定，沒(méi)有多少人喜歡開(kāi)會(huì)；甚至“開(kāi)會(huì)”已成為相聲大師馬三立段子里的笑料……但不容否認(rèn)，全球所有組織，包括企業(yè)，依然需要通過(guò)頻繁開(kāi)會(huì)來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)溝通。然而，即便你作好了心理準(zhǔn)備，但在了解開(kāi)會(huì)究竟占用了我們多少時(shí)間后，你仍會(huì)感到吃驚。

研究群體協(xié)作的專家邁克爾.多伊爾和大衛(wèi).斯特勞斯曾合寫(xiě)過(guò)一本《開(kāi)會(huì)的革命》。按照書(shū)中所言：如果你是一個(gè)普通職員，你一生中用以開(kāi)會(huì)的時(shí)間，保守估計(jì)也有9000小時(shí)（即連軸轉(zhuǎn)逾一年）以上；如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有大約35％的時(shí)間用于開(kāi)會(huì)；如果是高層管理者，更可能超過(guò)50％.從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，大多數(shù)組織“直接”花在開(kāi)會(huì)上的費(fèi)用，占行政預(yù)算的7％到15％，還不包括以會(huì)議為名義的其他開(kāi)銷(xiāo)。

面對(duì)花費(fèi)了如此多精力和財(cái)力，而且在看得見(jiàn)的未來(lái)還離不開(kāi)的“會(huì)議”，我們?cè)诒г归_(kāi)得太多而效率太低之后，最終有意義的行動(dòng)，唯有用心琢磨如何才能開(kāi)好會(huì)。尤其在這個(gè)經(jīng)濟(jì)寒冬，相信不管是冬眠還是冬泳的公司，只要還活著，都會(huì)召開(kāi)比平時(shí)更多的會(huì)，以期望找到繼續(xù)活下去的辦法。

我們每天都在操演的會(huì)議，為什么始終開(kāi)不好？怎樣才能開(kāi)好會(huì)？如果會(huì)議目標(biāo)不清晰，如果會(huì)前準(zhǔn)備不充分，那……其實(shí)這不就是我們身邊的常態(tài)嗎！會(huì)，怎么就那么長(zhǎng)？

聽(tīng)說(shuō)過(guò)熬夜，可聽(tīng)說(shuō)過(guò)“熬會(huì)”嗎？

在“文山會(huì)�！敝�后，這可是表達(dá)對(duì)開(kāi)會(huì)反感與無(wú)奈的最新名詞。其實(shí)“會(huì)”本身并無(wú)過(guò)錯(cuò)。大到國(guó)際政界，小到一個(gè)企業(yè)，許多問(wèn)題不開(kāi)會(huì)還真沒(méi)法解決�？删褪沁@么重要的會(huì)，卻甚至成為最容易讓人偏頭痛的“頭等大事”。究其原因，最大訴狀即在于冗長(zhǎng)。而且特別奇特的是，越是冗長(zhǎng)的會(huì)議越是難以有效果，開(kāi)了等于沒(méi)開(kāi)。那么會(huì)議，怎么就那么長(zhǎng)呢？只會(huì)不議，議而不決

好不容易熬到部門(mén)大領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束了整整一小時(shí)的發(fā)言，五個(gè)項(xiàng)目組組長(zhǎng)各自用長(zhǎng)達(dá)幾十頁(yè)的PPT匯報(bào)了各自小組的工作盡管對(duì)于其中的多數(shù)小組，你并不了解，也不明白他們說(shuō)了些什么，但這又使會(huì)議增加了兩小時(shí)。

真正的討論階段開(kāi)始了該如何最大限度地把成本降下來(lái)。無(wú)數(shù)人從昏昏欲睡中醒來(lái)，卻又陷入到交頭接耳中。五十多號(hào)人，你一句我一句，你見(jiàn)縫插針才搶到10分鐘，把你準(zhǔn)備了一個(gè)通宵的成果仔細(xì)匯報(bào)了一番。但是此時(shí)已華燈初上，會(huì)議在喧囂中宣布結(jié)束下次再議。

點(diǎn)評(píng)：這是許許多多企業(yè)開(kāi)會(huì)時(shí)常有的景象。或者只“會(huì)”不“議”，把會(huì)議變成純粹的報(bào)告會(huì)；或者議而不決，只設(shè)定會(huì)議主題，卻沒(méi)設(shè)定目標(biāo)。白白地浪費(fèi)了會(huì)議的財(cái)務(wù)成本和參與者的精力、時(shí)間，卻完全沒(méi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議的效益。而在報(bào)告和單純的議論中，時(shí)間消逝，會(huì)議就這樣無(wú)限度地被拉長(zhǎng)了。站在不對(duì)等的平臺(tái)上

平時(shí)整個(gè)部門(mén)都在各忙各的，部門(mén)會(huì)議只是分配任務(wù)的代名詞。誰(shuí)料到，同事小王突然遭遇難題，部門(mén)會(huì)上經(jīng)理要求大家必須獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。但問(wèn)題是，沒(méi)人知道小王所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目具體是做什么，進(jìn)展如何，無(wú)從說(shuō)起。于是，小王花費(fèi)了一小時(shí)來(lái)詳細(xì)介紹情況。但盡管如此，大家出的“謀”劃的“策”依然有許多并不適合他。最后，會(huì)議變成更熟悉情況的部門(mén)主任和小王兩個(gè)人的相互討論，而可憐的大家淪為“陪會(huì)”者，生生熬了兩個(gè)小時(shí)，因?yàn)椴粩嘧呱�，到最終也沒(méi)明白究竟問(wèn)題是什么。點(diǎn)評(píng)：開(kāi)會(huì)的一個(gè)重要目的當(dāng)然是交流，解決問(wèn)題。但一旦交流者處于不對(duì)等的平臺(tái)上，就會(huì)因?yàn)槭紫纫�相互了解而大大延長(zhǎng)了會(huì)議的時(shí)間。而且，這種不對(duì)等情況下的交流，效率也必然大打折扣。各色問(wèn)題一鍋燴

今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召開(kāi)家庭“會(huì)議”，本來(lái)想討論一下晚餐怎么安排。結(jié)果卻從過(guò)生日討論到今年該去哪里度假，從度假想到可愛(ài)的兒子，進(jìn)而討論到今天誰(shuí)到學(xué)校接孩子的議題。

談話結(jié)束的時(shí)候，似乎什么成果也沒(méi)有，你們依然沒(méi)決定晚上該去哪里晚餐，今年該到哪里度假，甚至晚上誰(shuí)去接孩子也沒(méi)定。

點(diǎn)評(píng)：其實(shí)企業(yè)里的會(huì)議也常常如此。戰(zhàn)略問(wèn)題和戰(zhàn)術(shù)問(wèn)題常�；鞛橐徽�，領(lǐng)導(dǎo)冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會(huì)兒是極其具體的遲到要罰款多少，一會(huì)兒是公司面對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)該如何轉(zhuǎn)型。問(wèn)題是，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。因而不可能每個(gè)人都同時(shí)跟隨主題推進(jìn)。來(lái)回扯皮之間，時(shí)間大段大段地消耗過(guò)去，而且往往難以形成有效的決議。一個(gè)個(gè)冗長(zhǎng)而低效的會(huì)議，就這樣誕生了。而且還在不斷誕生著，比如此刻。如何召開(kāi)一個(gè)有結(jié)論、有效率、不招煩的會(huì)議？開(kāi)好會(huì)議有訣竅！

許多經(jīng)理人都常常感嘆，為什么自己總有開(kāi)不完的會(huì)？會(huì)議不僅多，而且總是那么長(zhǎng)。本打算開(kāi)一個(gè)小時(shí)的，最后兩個(gè)小時(shí)也解決不了問(wèn)題。如何做才能擺脫這種狀況？會(huì)前要做哪些準(zhǔn)備？

對(duì)部門(mén)主管來(lái)說(shuō)，即使是小型的會(huì)議，也不能疏忽會(huì)前準(zhǔn)備工作，這直接影響著會(huì)議的效果。

首先，設(shè)計(jì)好會(huì)議議程和議題。作為部門(mén)主管，通常都會(huì)在會(huì)前設(shè)計(jì)好要討論的議題。比如：總結(jié)上周工作、匯報(bào)下周工作，溝通重要項(xiàng)目的實(shí)施情況、提出新項(xiàng)目或課題等。但是許多主管卻常常忽視一件事，就是議題雖然設(shè)計(jì)好了，但是需要達(dá)成的目標(biāo)、需要決定的要點(diǎn)、采取什么樣的溝通形式（比如：頭腦風(fēng)暴），卻沒(méi)有提前考慮好。

于是，會(huì)議就變成了無(wú)休止的溝通和討論，頭緒越來(lái)越多，根本無(wú)法達(dá)成任何結(jié)果。因此，主管在會(huì)前要做的是加法，盡可能將議題細(xì)化：討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實(shí)施方案、完成時(shí)間等都要有明確的設(shè)定；而在會(huì)中，則要做減法，要把議題清晰地引向你設(shè)計(jì)的方案中。

其次，會(huì)前幾天要公布議題。主管不但要自己明晰議題，更要讓大家知道。許多部門(mén)會(huì)議，員工在會(huì)前對(duì)要討論什么都一無(wú)所知。沒(méi)有準(zhǔn)備之戰(zhàn)，又如何打得勝呢？主管要盡可能在會(huì)前兩三天，哪怕是前一天通知大家會(huì)上要討論的內(nèi)容，可以讓大家做一個(gè)較充分的預(yù)習(xí)和準(zhǔn)備，必能使效率倍增。

再次，確定參加者。有的主管會(huì)說(shuō)，部門(mén)總共就這十幾個(gè)、幾十個(gè)人，所有內(nèi)容都大家一塊討論唄，也能多些參考意見(jiàn)。但事實(shí)上，讓許多與議題無(wú)關(guān)的人參會(huì)，只會(huì)讓會(huì)議效率變得更低。比如：非相關(guān)人在不明情況下發(fā)言，其意見(jiàn)的參考價(jià)值會(huì)大大減弱，甚至?xí)�誤導(dǎo)相關(guān)人的看法，同時(shí)會(huì)議時(shí)間也必然增長(zhǎng)。事實(shí)上，對(duì)于那些非相關(guān)人，不如干脆不要浪費(fèi)他們的時(shí)間�；蛘�，對(duì)于有必要讓更多人了解的決議，可以由主管進(jìn)行會(huì)后通報(bào)，或者用簡(jiǎn)報(bào)的形式去通報(bào)亦可。

會(huì)中為什么愛(ài)“跑題”？

為什么設(shè)計(jì)好的議程，在進(jìn)程中總會(huì)出現(xiàn)“跑題”現(xiàn)象？

首先，明確會(huì)議討論方向。在會(huì)議中，常會(huì)出現(xiàn)討論層面不清晰的狀況。比如：有的人在討論戰(zhàn)略層面，而有的人已經(jīng)在討論戰(zhàn)術(shù)層面的問(wèn)題了。最讓人遺憾的，有時(shí)會(huì)議看似開(kāi)得很熱鬧，可一總結(jié)才發(fā)現(xiàn)，連最基礎(chǔ)的戰(zhàn)略問(wèn)題其實(shí)都沒(méi)有確定下來(lái)，其他不都是徒勞嗎？因此，會(huì)議到底是要討論戰(zhàn)略層面，還是戰(zhàn)術(shù)層面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。

其次，抓住會(huì)議核心人物。在任何團(tuán)體和活動(dòng)中，都會(huì)有核心人物，而他并不一定是位高權(quán)重者，但他一定是最具有影響力和說(shuō)服力的人。因此，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時(shí)引導(dǎo)和糾正他們的討論方向，就能使會(huì)議效果事半功倍。

同時(shí)，會(huì)議主持人一定明確自己的立場(chǎng)，不可把自己當(dāng)成個(gè)局外人：讓他們?nèi)ビ懻摪桑�自己只是組織者和教練的角色而已。但也不能相反。主管一定要明確：開(kāi)會(huì)的目的是為了汲取更多人的智慧和意見(jiàn)，而不是主管個(gè)人的演講會(huì)。要知道，如果你太多地發(fā)表意見(jiàn)，很容易限制和誤導(dǎo)大家的思維。

再次，不要讓氣氛淹沒(méi)實(shí)質(zhì)。有時(shí)，主管為了營(yíng)造一種溝通的氣氛，偶爾會(huì)拋磚引玉，但是有時(shí)磚難免會(huì)拋得“遠(yuǎn)”了一點(diǎn)兒。或者是有人在發(fā)言中，說(shuō)了句笑話，接下來(lái)的發(fā)言者，可能一不自覺(jué)就引申到了其他內(nèi)容上。其實(shí)，“跑題”很多時(shí)候都是不由自主發(fā)生的。

因此，主管此時(shí)就要及時(shí)“喊�！�，如果一個(gè)話題，被四個(gè)人說(shuō)跑了題，那么離題就已經(jīng)十萬(wàn)八千里了，這完全是一個(gè)級(jí)數(shù)效應(yīng)。會(huì)后難道還有事嗎？

首先，別忘總結(jié)。在一個(gè)部門(mén)會(huì)議中，通常會(huì)對(duì)幾個(gè)議題進(jìn)行討論。有很多會(huì)議都是虎頭蛇尾，只要所有議題都討論過(guò)，會(huì)議也就隨之結(jié)束了。這看似節(jié)省了時(shí)間，而實(shí)際上卻不可取。主管在會(huì)議結(jié)束前，一定要適當(dāng)?shù)乜偨Y(jié)要點(diǎn)，再次明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、工作要點(diǎn)、完成時(shí)間等，要將會(huì)議上達(dá)成的一致成果加以總結(jié)。這不僅能讓員工再次明確自己的責(zé)任，還具有很強(qiáng)的提醒功能。

其次，要做好會(huì)議紀(jì)要。也許主管會(huì)說(shuō)，每個(gè)參會(huì)者都做了記錄，還用多此一舉嗎？事實(shí)上，會(huì)議紀(jì)要是一個(gè)很重要的部門(mén)資料，尤其對(duì)于達(dá)成了明確目標(biāo)、責(zé)任人、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間等內(nèi)容的成果，都是對(duì)項(xiàng)目、個(gè)人、成果進(jìn)行考核的依據(jù)。

再次，會(huì)議結(jié)果不要有模糊字眼。在許多會(huì)議結(jié)束后，都常常沒(méi)有確切的結(jié)果，比如：“基本上同意”、“大致通過(guò)”這樣的話，要盡可能減少甚至拒絕。因?yàn)檫@樣的話根本沒(méi)有意義。因此，會(huì)議一定是要有明確結(jié)果。哪怕沒(méi)有明確結(jié)果，也要給出達(dá)成結(jié)果的時(shí)間。三星會(huì)議的三原則

韓國(guó)三星集團(tuán)曾經(jīng)出過(guò)一本書(shū)《開(kāi)會(huì)就要學(xué)三星》。為什么三星會(huì)將開(kāi)會(huì)這樣的“小事”出一本書(shū)？是因?yàn)�，三星認(rèn)為會(huì)議文化的差異，將直接影響一個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。在三星會(huì)議中，有三個(gè)最基本的原則不可不知。

第一個(gè)原則：周三不開(kāi)會(huì)。對(duì)于許多公司而言，開(kāi)會(huì)一般是不會(huì)考慮哪天不宜開(kāi)會(huì)的。而在三星，則確定了周三不開(kāi)會(huì)。因?yàn)檫@一天，無(wú)論是員工的工作狀態(tài)還是業(yè)務(wù)，都是處于最高潮的時(shí)候，一定要抓住這個(gè)良好的狀態(tài)服務(wù)于工作。

第二個(gè)原則：會(huì)議時(shí)長(zhǎng)1小時(shí)，最多不超過(guò)1.5小時(shí)。召開(kāi)會(huì)議時(shí)，三星還會(huì)將一個(gè)定量為一小時(shí)的沙漏，放置在會(huì)議室中，為嚴(yán)格遵守時(shí)間施加了無(wú)形的壓力。而三星這么做，也是有充分科學(xué)依據(jù)的，專家稱：一個(gè)成年人集中精力的時(shí)間，不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。同時(shí)，為了避免閑談或因無(wú)關(guān)的事浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間，三星還采用了可使效率提高兩倍的站立式會(huì)議形式。因?yàn)�，�?jù)說(shuō)人的大腦活動(dòng)最活躍的時(shí)間是在站立的狀態(tài)下，并且是確定好了結(jié)束時(shí)間的時(shí)候。

第三個(gè)原則，將會(huì)議內(nèi)容整理成一張紙。有時(shí)只要一說(shuō)會(huì)議結(jié)束了，至于談了什么、結(jié)果是什么、必須實(shí)施的內(nèi)容就記不清楚了。因此，三星規(guī)定：會(huì)議內(nèi)容要由專人整理好，發(fā)給參會(huì)者和相關(guān)人員，同時(shí)，這份記錄一定要是簡(jiǎn)潔的一張紙。管理能管理好員工，但你能管理好會(huì)議嗎？也許，這本來(lái)就是一回事。會(huì)議也需要管理當(dāng)好主持人

多數(shù)時(shí)候，部門(mén)會(huì)議的主持人就是部門(mén)主管本人。但是，主管們，你是否真正知道，主持人的責(zé)任有多重大？

溝通漏斗可以告訴你：如果一個(gè)人心里想的是100％，那嘴上說(shuō)的就是80％，別人聽(tīng)到的則只有60％，別人聽(tīng)懂的變成40％，而別人行動(dòng)，最后只有20％。

溝通的效率是如此之少……而即便這20％是否能保證，還系于主持人。主持人能否引導(dǎo)大家真的說(shuō)出80％，又能讓其他人真的聽(tīng)懂40％？主持人究竟需要怎樣的管理會(huì)議技巧？

其實(shí)很簡(jiǎn)單，那就是“聽(tīng)”和“說(shuō)”。你會(huì)“聽(tīng)”嗎？

每個(gè)人都會(huì)聽(tīng)，但對(duì)主持人來(lái)說(shuō)，要做的是真正“中立”地聽(tīng)。把自己的思想、期待、成見(jiàn)和愿望暫時(shí)全部拋棄，全神貫注地來(lái)理解講話者的內(nèi)容，和他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過(guò)程。這可是一種管理技巧。要知道這看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上你未必能做得到。

傾聽(tīng)本身就是一種互動(dòng)。來(lái)點(diǎn)兒眼神的碰撞，點(diǎn)頭，簡(jiǎn)短的“不錯(cuò)”、“是的”等小反饋，或者把身子稍微前傾，如此可以增強(qiáng)對(duì)方的被尊重感，激發(fā)他的發(fā)言熱情。最關(guān)鍵的則是重復(fù)和總結(jié)。重復(fù)和總結(jié)既是對(duì)發(fā)言者最有效的反饋，也有助于幫助大家準(zhǔn)確理解發(fā)言者的意思，提高溝通效果。

傾聽(tīng)還是一個(gè)排除“雜質(zhì)”的過(guò)程。比如：有些發(fā)言者天生就是個(gè)“跑偏的人”。他可能在講與主題無(wú)關(guān)的故事，很久才進(jìn)入主題，或者講得太模糊。還有些人則喜歡攻擊別人，總是給予消極的意見(jiàn)。主持人真正去全神貫注地聽(tīng)，就會(huì)迅速發(fā)現(xiàn)這些偏離點(diǎn)，馬上采取對(duì)策，比如：給予一些非語(yǔ)言性的暗示，低頭看看手表，或者提議“能給點(diǎn)具體的建議嗎”。

非常常見(jiàn)的情況還有上邊開(kāi)大會(huì)，下邊開(kāi)小會(huì)。一旦出現(xiàn)這種情況，最有效的辦法是主持人“不說(shuō)”，示意發(fā)言者也“不說(shuō)”，想想看什么效果？會(huì)場(chǎng)突然安靜下來(lái)，開(kāi)小會(huì)的人自然就不開(kāi)了�！罢f(shuō)”的技巧

除了聽(tīng)，當(dāng)然還要說(shuō)。

一個(gè)很重要的說(shuō)話技巧是探詢。員工發(fā)言常常是不假思索的，或者過(guò)于激動(dòng)或者表達(dá)能力欠佳，往往使其他人不知所云。這時(shí)候主持人要了解他的真實(shí)意見(jiàn)，例如：“那結(jié)果怎么樣呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”不過(guò)，探詢之后并未結(jié)束。在發(fā)言者回答之后，主持人還需要繼續(xù)呼應(yīng)確認(rèn)，比如：“我明白你的意思了”，“我認(rèn)為問(wèn)題是……”如此，一個(gè)完整的溝通過(guò)程才算完成。

會(huì)議中，總難免有反對(duì)意見(jiàn)。對(duì)反對(duì)意見(jiàn)，主持人尤其要確保自己和大家都明白。這時(shí)候可以采用“測(cè)試”的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如：“剛才某某的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說(shuō)：“你剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，對(duì)嗎？”在測(cè)試之后，再把大家的意見(jiàn)集中，例如：“剛才大家討論得非常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三……”使與會(huì)者一目了然。

在會(huì)議中，把大家的意見(jiàn)集中是主持人的一項(xiàng)重要功能。這也是需要很高技巧的。在會(huì)議進(jìn)行到一個(gè)小階段時(shí)，主持人需要將大家表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低到高，并引導(dǎo)大家達(dá)成一致；下一個(gè)階段也如此，再引導(dǎo)大家進(jìn)一步達(dá)成一致，如此遞進(jìn)，最終達(dá)成整個(gè)會(huì)議的一致。在這個(gè)過(guò)程中，也有幾句常用的說(shuō)法可以借鑒，例如：“現(xiàn)在第一個(gè)問(wèn)題討論完了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問(wèn)題你怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊�，你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”

最后需要強(qiáng)調(diào)的是，一旦發(fā)現(xiàn)會(huì)議中有人在打瞌睡，就要考慮會(huì)議是不是進(jìn)行得太長(zhǎng)了？這時(shí)候可以休息五分鐘，或者把會(huì)議議程加快。

還有一個(gè)來(lái)自西方企業(yè)的觀點(diǎn)：主管不能主導(dǎo)會(huì)議。主管只是會(huì)議的參加者之一，但他仍然擁有其他權(quán)力和職責(zé)，包括做最后的決策。此點(diǎn)也供主管們參考。呵呵,會(huì)議通知流程一定要做完美!!通知入住人員帶身份證是重中之重!最好把房間號(hào)提前分好!

擴(kuò)展閱讀：向三星學(xué)會(huì)如何開(kāi)好會(huì)議

向三星學(xué)會(huì)如何開(kāi)好會(huì)議

德魯克在《卓有成效的管理者》里說(shuō)，凡是會(huì)議過(guò)多，一定是管理出了問(wèn)題，會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平。

三星在90年度的崛起，李健熙首先發(fā)起公司的“會(huì)議文化”改良！

三星的巨大成功離不開(kāi)強(qiáng)有力的中控平臺(tái)，就是高效的“會(huì)議文化”體系，以下是三星公司如何高效開(kāi)會(huì)的，與大家分享：

一、凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備

在三星，永遠(yuǎn)不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，會(huì)議最大的成本是時(shí)間成本，會(huì)議沒(méi)有結(jié)果就是對(duì)公司的犯罪，沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。所以，在三星重大的會(huì)議由事先檢查制度，沒(méi)有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。在會(huì)議前，必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開(kāi)始思考。

二、凡是會(huì)議，必有主題

在三星，開(kāi)會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，在會(huì)議準(zhǔn)備的PPT前3頁(yè)P(yáng)PT，必須顯示會(huì)議主題。沒(méi)有主題和流程的會(huì)議，就好比讓大家來(lái)喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。會(huì)議的主題，要事先通知與會(huì)人員。

三、凡是會(huì)議，必有紀(jì)律

在三星，開(kāi)會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任），在會(huì)議前先宣布會(huì)議紀(jì)律，對(duì)于遲到要處罰，對(duì)于會(huì)議上不安流程進(jìn)行要提醒，對(duì)于發(fā)言帶情緒要提醒，對(duì)于開(kāi)小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰，對(duì)于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。

四、凡是會(huì)議，會(huì)前必有議程要在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程，會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前書(shū)面發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。

五、凡是會(huì)議，必有結(jié)果

開(kāi)會(huì)的目的就是解決問(wèn)題，會(huì)議如果沒(méi)有達(dá)成結(jié)果，將是對(duì)大家時(shí)間的浪費(fèi)，所以，每個(gè)人都要積極的參與到會(huì)議議程中來(lái)，會(huì)議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長(zhǎng)的發(fā)言，會(huì)議時(shí)間最好控制在1.5-2H以內(nèi)，太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)超過(guò)人的疲勞限度。會(huì)議主持人要設(shè)置時(shí)間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會(huì)議的決議要形成記錄，并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來(lái)確認(rèn)。沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。

六、凡是開(kāi)會(huì)，必有訓(xùn)練

三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時(shí)間成本的投資，讓員工快速成長(zhǎng)。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯(cuò)，提示技能，本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。

三星，有專門(mén)針對(duì)如何開(kāi)會(huì)的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”，而中國(guó)許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開(kāi)會(huì)，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對(duì)待分歧，如何會(huì)場(chǎng)匯報(bào)等的。這些必要的訓(xùn)練，會(huì)讓公司的會(huì)議變得高效。

開(kāi)會(huì)難免有意見(jiàn)不一或者爭(zhēng)論，如果處理不好，就會(huì)影響開(kāi)會(huì)的效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會(huì)化險(xiǎn)為夷，例如要盡量做到在會(huì)上公開(kāi)稱贊、私下批評(píng)，在會(huì)中要做到就事論事，對(duì)事不對(duì)人，爭(zhēng)論時(shí)也要尊重別人，不可惡意批評(píng)別人，對(duì)他人的意見(jiàn)如贊同不要忘了公開(kāi)表示你的稱贊，對(duì)意見(jiàn)不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級(jí)人員參加時(shí)更要注意，千萬(wàn)不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主集中模式，開(kāi)放心胸，容納意見(jiàn)，要開(kāi)放自己的心胸去傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說(shuō)明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。

七、凡是開(kāi)會(huì)，必須守時(shí)

設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

八、凡是開(kāi)會(huì)，必有記錄

一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級(jí)管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病，由于會(huì)議沒(méi)有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有意義，直接影響其不想主持開(kāi)會(huì)或者參與開(kāi)會(huì)。

九、凡是散會(huì)，必有事后追蹤

記住“散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)稽核檢查：要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒(méi)有這樣的意識(shí)和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。

十、最后請(qǐng)記住三個(gè)簡(jiǎn)單卻很有意義的公式：①開(kāi)會(huì)+不落實(shí)=零②布置工作+不檢查=零

③抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。

（成功，不在于你贏過(guò)多少人，而在于你與多少人分享利益，幫過(guò)多少人。你與之分享的人越多，幫過(guò)的人愈多，服務(wù)的地方愈廣，那你成功的機(jī)會(huì)就愈大。傳遞正能量，也有您的功勞�。╉n國(guó)三星集團(tuán)巨大成功，在很大程度上得益于其獨(dú)特、高效的會(huì)議文化改革。

俗話說(shuō)：“他山之石，可以攻玉”。我們現(xiàn)在借鑒三星公司的做法，來(lái)談一談“會(huì)議”在一個(gè)公司中所產(chǎn)生的重要作用。

為什么會(huì)議在一個(gè)公司中如此重要？而且書(shū)中也提到：

如果想以最快速度了解一個(gè)公司，就請(qǐng)參加公司會(huì)議吧！

為什么？

因?yàn)?/p>

在召開(kāi)會(huì)議的方式和水平中，融入了該公司的一切。因?yàn)�，�?huì)議就是企業(yè)文化的主宰，是強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)武器。

但是

不管是經(jīng)營(yíng)良好的公司還是經(jīng)營(yíng)不善的公司，其召開(kāi)的會(huì)議都很多。會(huì)議文化的差異造就了經(jīng)營(yíng)良好的公司和經(jīng)營(yíng)不善的公司

為什么會(huì)議文化如此重要？

那么，讓我們看一看韓國(guó)三星公司是怎么做的吧。

1993年，三星總裁李健熙通過(guò)歷時(shí)4個(gè)月的洛杉磯-法蘭克-尾崎-東京-倫敦的長(zhǎng)征式的會(huì)議，將1800多名高級(jí)職員召集到海外，進(jìn)行了500多個(gè)小時(shí)的漫長(zhǎng)討論，確立了名為“三星新經(jīng)營(yíng)”的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。自那時(shí)起，三星的會(huì)議朝著一旦開(kāi)始，就不是徒費(fèi)時(shí)間，而是向目標(biāo)指向性會(huì)議轉(zhuǎn)變。

為什么三星會(huì)有如此的轉(zhuǎn)變？

原來(lái)，三星是這樣召開(kāi)會(huì)議的

一、三星不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備的會(huì)議：按照5W1H的原則來(lái)準(zhǔn)備會(huì)議

即使是細(xì)小的事情也毫無(wú)遺漏地進(jìn)行準(zhǔn)備，這不僅給召集并主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者帶來(lái)召開(kāi)會(huì)議的自信感，而且提高了會(huì)議參加者的滿足感和滿意度，從而輕而易舉地達(dá)成團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)。

何謂5W1H原則？

Why：尋求為什么必須召開(kāi)這個(gè)會(huì)議、是否有除會(huì)議之外的能夠進(jìn)行解決的方法的答案。What：對(duì)議題是否符合會(huì)議目的進(jìn)行檢查。Where：對(duì)是否有能夠容納所有人的場(chǎng)所進(jìn)行確認(rèn)。When：對(duì)會(huì)議時(shí)間如何、是否很好地遵循時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)。Who：讓適合議題的人出席會(huì)議。

How：對(duì)如何得出符合議題的結(jié)論進(jìn)行討論。

二、三星會(huì)議的思想與行動(dòng)指南3.3.7原則

所謂“3.3.7原則”是指3種思考（3WaysofThinking）和3個(gè)原則（3Principles）以及7條規(guī)定（7Rules）。

1、3種思考

1.思考一下會(huì)議的必要性2.思考如何最大限度地減少會(huì)議

3.思考是否有能夠與其他會(huì)議合并或委托的方法2、3個(gè)原則

第一個(gè)原則，確定不召開(kāi)會(huì)議的工作日。

第二個(gè)原則，將會(huì)議時(shí)間定為一個(gè)小時(shí)，最多不超過(guò)一個(gè)半小時(shí)。第三個(gè)原則，將會(huì)議記錄整理成一張紙。3、7條規(guī)定1.嚴(yán)格遵守時(shí)間2.寫(xiě)明投入會(huì)議的經(jīng)費(fèi)3.使會(huì)議規(guī)模盡可能小4.明確會(huì)議目的5.事先分發(fā)會(huì)議資料

6.要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見(jiàn)7.會(huì)議記錄中僅記錄決定了的事項(xiàng)

三、三星會(huì)議必須聯(lián)系工作WWW原則

WWW原則：將會(huì)議內(nèi)容（Word）通過(guò)窗口（Window）迅速準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)者并反映到實(shí)際工作（Work）中，這可以稱為三星的3元會(huì)議文化。

在召開(kāi)會(huì)議時(shí)遵循3.3.7原則，會(huì)議中所討論的內(nèi)容則通過(guò)w.w.w（Word，Window，Work）反映到工作中。

這一基本原則在三星的所有子公司中實(shí)施了將近20年�，F(xiàn)在這些凝聚成了三星的會(huì)議文化。

四、三星會(huì)議求同存異

不要失去會(huì)議方向，邊整理邊召開(kāi)會(huì)議確定能夠產(chǎn)生結(jié)論的主題使會(huì)議氣氛活躍引導(dǎo)進(jìn)行建設(shè)性爭(zhēng)論；以對(duì)等立場(chǎng)召開(kāi)會(huì)議；不要有含糊不清的表達(dá)；在會(huì)議中沉默就是怠工。

五、三星會(huì)議因工作不同而多樣化

將效率提高2倍的站立式會(huì)議

改變沉悶氣氛、加強(qiáng)感性交流的蒸汽浴會(huì)議給大腦以刺激的康體會(huì)議旨在實(shí)現(xiàn)本地化的英語(yǔ)會(huì)議在有產(chǎn)品的地方召開(kāi)會(huì)議早起型會(huì)議、早間會(huì)議連聲音都記錄的記錄會(huì)議

我們每天召開(kāi)大大小小的會(huì)議，但是如果召開(kāi)無(wú)效率的會(huì)議，則該公司是在交流上產(chǎn)生了問(wèn)題，會(huì)不斷喪失活力。

如果以肯定的態(tài)度對(duì)待會(huì)議，將其作為相互理解的場(chǎng)所和做新決定的熔爐去解決問(wèn)題，該公司就會(huì)擁有光明的未來(lái)。

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