優(yōu)秀管理者如何開好會(huì)議1

優(yōu)秀管理者如何開好會(huì)？

人都說：共產(chǎn)黨的會(huì)多，國民黨的稅多。暫且先不管國民黨稅多與少，多到什么程度的問題。依我看，會(huì)多并不是什么缺點(diǎn)。共產(chǎn)黨正是依靠種種會(huì)議、層層會(huì)議、時(shí)時(shí)會(huì)議，把黨的政策、精神傳達(dá)到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人心中，傳達(dá)到社會(huì)大眾當(dāng)中，并通過會(huì)議，學(xué)習(xí)、貫徹各種政策和指示，讓中國共產(chǎn)黨保持了幾十年不老的青春活力，也讓新中國一步步走向繁榮和強(qiáng)盛。

中國企業(yè)并不是會(huì)少，而是很多的領(lǐng)導(dǎo)者根本不懂會(huì)議的妙用，不會(huì)開會(huì)，會(huì)是開了不少，但卻沒有發(fā)揮到一點(diǎn)作用，或者說是收效甚微。

那么就有人說了，不就是一個(gè)會(huì)議，有什么不會(huì)開的，還能有什么妙用？也有人會(huì)說，我天天開會(huì)，甚至當(dāng)了幾十年領(lǐng)導(dǎo)，開了幾十年的會(huì)了，還有什么不會(huì)開的？

在這里，我首先問一個(gè)問題：在管理者手中，會(huì)議是什么？對員工來講，會(huì)議又是什么？恐怕能真正理解、全面悟透會(huì)議對管理者妙用、對員工重要性的領(lǐng)導(dǎo)者并不多。我不是狂妄武斷，在筆者接觸的種種風(fēng)格管理者當(dāng)中，不管是年輕一代創(chuàng)業(yè)者，還是資深一代管理者，不管是中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，還是大型企業(yè)中高層管理人員，都對會(huì)議的了解、運(yùn)用不夠深刻和嫻熟。他們要么是依靠一種權(quán)力的強(qiáng)壓實(shí)施管理，要么是仁性的放任自由管理，結(jié)果是企業(yè)管理情況都不樂觀，中國企業(yè)出現(xiàn)問題，陷入經(jīng)營困境，我可以肯定的說，99%的企業(yè)都是在管理上出了問題。

作為一個(gè)管理者，如果不懂管理真諦，不會(huì)運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)者手中的工具，不會(huì)恩威并施，不能充分調(diào)動(dòng)企業(yè)員工積極性，不能充分領(lǐng)導(dǎo)好員工，那么對企業(yè)而言也是一種資源浪費(fèi)，必然會(huì)導(dǎo)致管理失誤，經(jīng)營困難。

在這里，我們就專門來討論一下會(huì)議在管理者手中如何起到不可思議作用，以營銷管理為主。我這里說會(huì)議有不可思議的作用并不是有夸大之嫌，事實(shí)上，如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者用好了會(huì)議，開好了會(huì)議，你的工作局面不僅馬上可以得到巨大的改變，你自己也會(huì)變得很輕松。管理大師斯隆的1%與99%理論可以引申為：在所有的管理工作中，99%都是程序性的工作，而這些工作，除了在總體上給予指導(dǎo)之外，它們并不需要管理人員特別的關(guān)注，只有那些1%的例外情況是需要經(jīng)理們給予特別關(guān)注的。事實(shí)上，一個(gè)好的管理人員只需處理好那1%的例外事務(wù)。至于那些程序性事務(wù)，則放手讓其在固有的軌道上運(yùn)行，使更多的人能夠自主地處理一些事情。那么，我想：那1%需要特別關(guān)注的事務(wù)中，會(huì)議應(yīng)該就是管理者需要特別注意的事務(wù)。一、會(huì)議在管理者手中是什么？1、會(huì)議是管理者手中的一把劍

在一個(gè)優(yōu)秀的管理者手中，會(huì)議應(yīng)該就象一把寶劍，樹榜樣、批落后、嚴(yán)管理、下任務(wù)、繪愿景、表決心等都可以經(jīng)過會(huì)議來傳達(dá)。通過會(huì)議，不僅可以解決很多內(nèi)部問題，還可以解決外部困難；不僅可以激發(fā)士氣穩(wěn)定民心，還可以提升業(yè)績改變現(xiàn)狀。

仔細(xì)回顧中國共產(chǎn)黨創(chuàng)業(yè)史，每一次危機(jī)關(guān)頭，莫不是會(huì)議在起著決定性作用。從遵義會(huì)議開始，肯定毛澤東同志的軍事戰(zhàn)略主張，確立毛澤東在黨和紅軍中的領(lǐng)導(dǎo)地位，這是黨生死攸關(guān)的歷史轉(zhuǎn)折點(diǎn)，中國革命從此打開了新局面。到新中國建設(shè)時(shí)期的十一屆三中全會(huì)，拉開社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)序幕，迎來新中國改革開放三十年輝煌成果。獵頭.每一次歷史關(guān)頭，莫不是會(huì)議在其中起著決定性的作用和意義。2、會(huì)議是管理者手中的一把刀

在一個(gè)優(yōu)秀的管理者手中，會(huì)議也是強(qiáng)化管理的一把大刀。當(dāng)不良之風(fēng)盛行時(shí)，會(huì)議就是砍向毒瘤的大刀；當(dāng)制度得不到執(zhí)行時(shí)，會(huì)議也是確保執(zhí)行的屠龍寶刀；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性受到挑戰(zhàn)時(shí)，會(huì)議也是明確地位的“闖王刀”。

1927年八七會(huì)議，確立“槍桿子里面出政權(quán)”思想，總結(jié)了大革命失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，堅(jiān)決糾正和結(jié)束了陳獨(dú)秀的右傾投降主義錯(cuò)誤，撤銷了他的總書記職務(wù)。以及1929年古田會(huì)議，1937年洛川會(huì)議，每一個(gè)會(huì)議，都莫不是共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)人砍向錯(cuò)誤思想，引領(lǐng)革命紅軍走向成功解放新中國的重要性會(huì)議。3、會(huì)議是管理者手中的營銷利器

一個(gè)優(yōu)秀的管理者，一定懂得如何利用會(huì)議向管理要效益，如何利用會(huì)議向員工要成績，如何利用會(huì)議改善現(xiàn)狀，糾正錯(cuò)誤思想，提升團(tuán)隊(duì)競爭力、培養(yǎng)人才，以不斷的走向成功和輝煌。領(lǐng)導(dǎo)者只有開好了各種會(huì)議，才能穩(wěn)坐中軍帳，決勝于千里之外，才能體現(xiàn)其領(lǐng)導(dǎo)才能，也才能體現(xiàn)“無為而治”的管理境界。

企業(yè)中的兩種普遍情況都是極不正常的，也是存在很大管理問題的現(xiàn)狀：一是老總很忙很忙，低下的員工卻無所事事，所有的成績都是老總一個(gè)人努力出來的，反而顯得員工無能，其實(shí)這種情況下，最無能的并不是員工，而是企業(yè)老總；二是企業(yè)老總很閑很閑，底下的員工更閑，為什么閑，因?yàn)槠髽I(yè)根本就沒有效益，沒有業(yè)務(wù)，這個(gè)時(shí)候，老總是無能的，不稱職的。4、會(huì)議也是管理者手中的喊話器

管理也是一種造勢，會(huì)議在優(yōu)秀管理者手中猶如一個(gè)喊話器，一種興奮劑，在士氣低落的時(shí)候提高士氣，在驕氣上揚(yáng)的時(shí)候回歸冷靜，而領(lǐng)導(dǎo)者則坐觀大勢，隨勢而為，統(tǒng)帥三軍，征戰(zhàn)商場。獵頭公司.一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)，也必須是一個(gè)演講高手，將軍可以三軍前演講，講師

可以在講臺(tái)上演講，一個(gè)普通的領(lǐng)導(dǎo)者要在哪演講呢？答案就是：會(huì)議。會(huì)議就是領(lǐng)導(dǎo)者的演講臺(tái)，一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)一定要是一個(gè)優(yōu)秀的演講者，并在其演講臺(tái)上做好管理工作的演講。二、管理者都要開哪些會(huì)議？

1、會(huì)議的種類：會(huì)議可以分為正式會(huì)議的和非正式會(huì)議。正式會(huì)議包括例會(huì)和專題會(huì)議、緊急會(huì)議，例會(huì)如晨會(huì)、周會(huì)、月度總結(jié)會(huì)議、季度會(huì)議、半年總結(jié)大會(huì)、年終總結(jié)大會(huì)等；專題會(huì)議如針對工作中的問題、重大事件、員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)等都可召開專題會(huì)議；緊急會(huì)議就是針對一些突發(fā)事件、緊急問題召開的緊急主題會(huì)議。專題會(huì)議可以是緊急會(huì)議，緊急會(huì)議一定是專題會(huì)議。

非正式會(huì)議是正式會(huì)議的一個(gè)補(bǔ)充，可以是會(huì)前，也可以是會(huì)后，會(huì)前是對會(huì)議的一個(gè)安排布置，會(huì)后是對會(huì)議決議的一個(gè)補(bǔ)充和促進(jìn)，正式會(huì)議是面向參會(huì)的全部人員，非正式會(huì)議只面向參會(huì)的部份人員或骨干。

2、會(huì)議場合的選擇：一般情況下，會(huì)議地點(diǎn)的選擇以正規(guī)為主，如經(jīng)理辦公室、會(huì)議室等，非正式會(huì)議就可以選擇酒桌、辦公室等地方進(jìn)行。但這種溝通方一定是灌輸式的，集體式的。一、管理者如何開好會(huì)議？

1、會(huì)議的根本目的：開會(huì)不是走形式，也不是完成任務(wù)，會(huì)議的根本目的是要解決問題。如每天的晨會(huì)是要明確當(dāng)天的工作任務(wù)和目標(biāo)，周會(huì)是要總結(jié)一周工作成績和問題，表揚(yáng)大會(huì)就是樹立榜樣、塑造典型、激勵(lì)大家。

2、會(huì)議主題的確定：每一次會(huì)議都必須要有一個(gè)明確的會(huì)議主題，解決某一個(gè)問題，組織學(xué)習(xí)某項(xiàng)知識(shí)或內(nèi)容，探討某個(gè)議題或決策，或者根據(jù)目前出現(xiàn)的問題，有針對性地采取一些措施，通過會(huì)議的形式來解決問題等等，這些都是會(huì)議的主題。總裁獵頭.尤其是針對業(yè)務(wù)開展上的困境，有很多主管往往找不到原因，其實(shí)業(yè)務(wù)開展的不利，除了客觀原因之外，主觀原因大多數(shù)情況還在于業(yè)務(wù)人員自身能力的不強(qiáng)。針對這些問題，同樣可以開展一系列的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)會(huì)議，如：產(chǎn)品介紹、產(chǎn)品優(yōu)點(diǎn)、談判切入點(diǎn)、如何報(bào)價(jià)、如何談價(jià)、如何促成等，每一點(diǎn)都可以作為一個(gè)主題，并形成一個(gè)系列，通過會(huì)議的形式來進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，以提高銷售隊(duì)伍戰(zhàn)斗能力，達(dá)到改善銷售業(yè)績的效果。

3、會(huì)議氣氛的控制：會(huì)議氣氛的控制也相當(dāng)重要，在一個(gè)良好、熱烈的氛圍中召開的會(huì)議，會(huì)充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，激發(fā)大家的主人翁精神，增強(qiáng)責(zé)任心，反之，如果會(huì)議死氣沉沉，成了一言堂，這個(gè)會(huì)議也是起不到應(yīng)有效果的。

4、會(huì)議決議的形成：開會(huì)的目的是要解決問題，那么會(huì)議就要會(huì)而要議，議而要決，但在現(xiàn)實(shí)中，往往都是會(huì)而不議，議而未決。筆者參加過很多領(lǐng)導(dǎo)開的會(huì)議，都是會(huì)是開了，但卻未形成什么決議，開會(huì)到最后，與會(huì)者還是不知道最后的結(jié)論是什么，分工是什么，該怎么辦，結(jié)果是會(huì)開完了，沒辦法，還是要再跑到領(lǐng)導(dǎo)辦公室去問。這樣的會(huì)議是一點(diǎn)成效也沒有的，開了等于沒開，開的多了，會(huì)議的作用價(jià)值就會(huì)越來越小，再開會(huì)員工就會(huì)從心里上不重視，反對開會(huì)，所以，既然要開會(huì)，就一定要形成明確的決議，要么就別開。5、會(huì)議信息的傳達(dá)：如前所述，會(huì)議在某種時(shí)候，實(shí)際充當(dāng)?shù)氖且环N溝通工具，信息傳達(dá)載體，同樣的信息，會(huì)上宣布和會(huì)下傳達(dá)，其效果和意義是完全不一樣的。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該學(xué)會(huì)處處留心，留意公司的每一個(gè)有價(jià)值的信息，好的或壞的，激勵(lì)的或告誡的，都可以，并在會(huì)上向大家傳達(dá)和宣布，保證每次會(huì)議都要有新鮮的東西給大家，這樣就會(huì)大大提高會(huì)議的效果�？偨�(jīng)理獵頭.

6、培養(yǎng)員工的列席：對一些優(yōu)秀員工，你要讓他明白領(lǐng)導(dǎo)對他的重視，你不需要清清楚楚的告訴他，很簡單，你請他列席一次重要會(huì)議，并請他主動(dòng)發(fā)言一次，那么比你親口告訴他，公司是多么重視效果要好的多。這個(gè)時(shí)候，會(huì)議在領(lǐng)導(dǎo)者手中又是另一種工具，一種激勵(lì)員工士氣的工具。

7、尖銳問題的處理：有時(shí)候，有的員工會(huì)借會(huì)議提出一些尖銳的問題，或者是本不屬于此次會(huì)議的問題，故意出難題以為難領(lǐng)導(dǎo)，為了避免難堪，你可以明確告訴他，這個(gè)問題不屬于本次會(huì)議議題，下來再解決。有些問題可以公開討論，那么就大家表態(tài)，有些問題不能公開討論，那么一定不能公開。二、一個(gè)成功會(huì)議的基本流程

1、會(huì)前準(zhǔn)備：不打準(zhǔn)備無準(zhǔn)備之仗，會(huì)議亦如此。無論是大的、小的，正式的、非正式的會(huì)議都一樣，在開會(huì)前，主持會(huì)議人員都應(yīng)該做好充分的準(zhǔn)備，并提前安排通知與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題和準(zhǔn)備事宜。現(xiàn)實(shí)中我們看到的往往都是開會(huì)前才通知，除例會(huì)之外，基本上會(huì)議只有召集人知道會(huì)議的主題和內(nèi)容，與會(huì)者一無所知，什么準(zhǔn)備都沒有，全憑臨場發(fā)揮。這樣的會(huì)議，其質(zhì)量與充分準(zhǔn)備過的會(huì)議是相差甚遠(yuǎn)的，執(zhí)行力、管理效果的流失，也許正是從這些細(xì)節(jié)中一點(diǎn)點(diǎn)漏掉的。

2、會(huì)議控制：一個(gè)成功的會(huì)議，會(huì)議的控制是非常重要的。主持人要讓所有人都發(fā)揮自己的主觀意見，積極表態(tài)，并在氣氛陷入僵局或冷場的時(shí)候適時(shí)調(diào)節(jié)，甚至可以講個(gè)笑話活躍下氣氛，或者唱個(gè)歌激發(fā)一下士氣，這些小插曲都是完全可的，以避免把會(huì)議搞成沒有一點(diǎn)生機(jī)，框框套套式的“老三曲”。同時(shí)，要控制好會(huì)議時(shí)間，會(huì)議進(jìn)程等，這些，都要求會(huì)議主持人始終保持冷靜、清醒的頭腦，討論既要放得開，但也不能偏離主題太遠(yuǎn)，既不能翻陳年舊帳，但也不能因有所顧慮而不敢言語。

3、會(huì)后跟進(jìn)：會(huì)議開完了，形成決議，并不意味著會(huì)議就結(jié)束了。獵頭網(wǎng).會(huì)議形成的決議最終要執(zhí)行下去，落實(shí)到位，會(huì)議的效果才能真正顯現(xiàn)出來。所以管理對會(huì)議形成決議的執(zhí)行情況、執(zhí)行成績，以及存在問題也要及時(shí)進(jìn)行了解，并根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整，會(huì)后的跟進(jìn)才是保證會(huì)議效果的根本和重中之重。

三、會(huì)議大忌

1、會(huì)上吵架：會(huì)上吵架的情況應(yīng)該不算少見，就連國家議會(huì)上，也有因意見相左者而大吵會(huì)場，甚至大打出手者都不絕于耳，企業(yè)會(huì)議上，吵架的情況更是司空見慣了。會(huì)上吵架應(yīng)該是影響最不好的情況了，吵架不僅僅影響的是會(huì)議效果，更嚴(yán)重的是影響了與會(huì)者的情緒，甚至是把矛盾的雙方公之與眾，從私下到公開，你敢保證會(huì)沒有人因此而看笑話？竊竊私語，議論紛紛？甚至一傳十，十傳百，影響的面之廣、之壞是不可估量的。

2、冗長無果：筆者與到過這樣的一位主管，每次開會(huì)，都幾乎是冗長無比，且每次都沒有明確結(jié)果。本來一個(gè)小時(shí)的事情，在他的會(huì)上，說著說著，就說成了別的事情，而且是七口八舌，議論紛紛，他自己也說的不亦樂乎，結(jié)果時(shí)間一分一分的過去了，要下班了，才發(fā)現(xiàn)會(huì)議問題還沒有討論完，只有延長會(huì)議，可這個(gè)時(shí)候，員工不干啊？加班又沒有加班費(fèi)，家里還有一大攤事情，要不就還是有自己的私事，他還在不停的講，下邊卻在不停的看表，焦急萬分，問問題，沒有表態(tài)，他說一個(gè)什么，下面都是OK，無一票否決全票通過，最后的結(jié)果呢？是可想而知的了。所以領(lǐng)導(dǎo)者一定要注意會(huì)議時(shí)間，既要放得開，也要拿得住。

3、老生常談：會(huì)議多了，就要增強(qiáng)會(huì)議的新鮮性，避免老生常談，沒有新鮮。當(dāng)然，如果每次會(huì)議，都是談?wù)撏�一個(gè)問題，那么，這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)肯定也是存在問題的，一個(gè)問題怎么可以多次談?wù)摱�未得到解決呢？同一個(gè)問題，出現(xiàn)一次二次可以原諒，三次四次，甚至不斷說，而不斷重復(fù)發(fā)生，就不正常了。

4、局面混亂：有時(shí)候會(huì)議討論，針鋒相對是難免的，各抒己見是必須的，但一定要注意，不能亂成一團(tuán)糟，不能所有人都同時(shí)說話，這個(gè)時(shí)候，主持人一定要出面協(xié)調(diào)，掌握好大局，對一些影響極壞者，甚至可以請他出去，毫不猶豫，毫不留情，以保證會(huì)議的嚴(yán)肅性。

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近年來，湛江移動(dòng)公司因戰(zhàn)略規(guī)劃和市場運(yùn)營需要增加了一些機(jī)構(gòu)和部門，在提升公司運(yùn)營能力和緩解員工壓力的同時(shí)，隨之帶來的還有密集的會(huì)議日程。臨時(shí)會(huì)議、突發(fā)會(huì)議太多、議事缺乏規(guī)則、會(huì)議層次不清楚、會(huì)前準(zhǔn)備不足、會(huì)后執(zhí)行不力、會(huì)議紀(jì)律淡漠這些早已成為眾多企業(yè)必須面對的普遍現(xiàn)象。面對眾多會(huì)議，想必公司多數(shù)員工也有著同樣的疑惑和無奈，一直苦惱于“會(huì)而不議，議而不決，決而不行，行而無果”，那么到底怎樣才能開好一場高效的會(huì)議呢？

一次高效的會(huì)議，需要有技巧的組織人、有技巧的參會(huì)者，二者缺一不可，否則，就會(huì)一個(gè)巴掌拍不響了。任何工作都需要有嚴(yán)密的流程，會(huì)議的召開也不例外，本文列舉了下表，詳細(xì)回答了開好單一會(huì)議所必需進(jìn)行的五大步驟。

會(huì)議五大步驟：“組織者”和“參會(huì)者”分別擔(dān)當(dāng)職責(zé)與需要掌握的技巧

角色會(huì)議準(zhǔn)備●確定會(huì)議目標(biāo)和希望達(dá)●根據(jù)會(huì)議紀(jì)成的結(jié)果●決定是否召開會(huì)議組織者●準(zhǔn)備背景資料●確定會(huì)議日程●邀請適當(dāng)?shù)某鱿�者●�?zhǔn)備場地、保障會(huì)議順利開始●理解會(huì)議目標(biāo)、主題、討●根據(jù)會(huì)議主題和日程進(jìn)參會(huì)行準(zhǔn)備者●按時(shí)出席會(huì)議聽他人發(fā)言題●積極思考、準(zhǔn)備溝通●鼓勵(lì)他人發(fā)言，積極傾●繼續(xù)思考待議問論日程達(dá)看法●總結(jié)補(bǔ)充及時(shí)反饋●主動(dòng)思考問題、積極表●執(zhí)行會(huì)議決議并●宣布會(huì)議目標(biāo)、主題、討論議程●確定會(huì)議記錄人員●營造積極溝通的氣氛●按照日程進(jìn)行討論要和個(gè)人發(fā)言●防止偏離主題進(jìn)行總結(jié)●積極啟發(fā)、引導(dǎo)，把握●形成決議和討論方向待議開放問題●處理冷場和沖突。●提出行動(dòng)計(jì)劃●追蹤待議問題執(zhí)行并及時(shí)控制●監(jiān)督會(huì)議決議的會(huì)議開始會(huì)議進(jìn)行會(huì)議總結(jié)追蹤執(zhí)行一個(gè)成功的會(huì)議包括會(huì)議目標(biāo)、議程模板、會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)中決策流程，四者缺一不可，否則就難以保證單個(gè)會(huì)議召開的高效。

一、開好單一會(huì)議的“四項(xiàng)基本原則”之一：無目標(biāo)不開會(huì)

開好單一會(huì)議最重要的是什么？是不是來開會(huì)的人都準(zhǔn)備不足，沒有帶腦子和嘴巴來？因此要敦促每個(gè)來開會(huì)的人要做好充分準(zhǔn)備嗎？顯然不是。

是會(huì)議的目標(biāo)不明確！

連會(huì)議的目標(biāo)都不明確，就遑論會(huì)前去準(zhǔn)備了讓參加會(huì)議的人圍繞什么來討論呢？因此，會(huì)議的組織者或者主持人一定要多問問自己為什么開會(huì)。請讀者注意，如果已經(jīng)做好了會(huì)議地圖，即明確了哪些會(huì)要開，哪些會(huì)不開，要開的那些會(huì)議的目的是什么，那么開會(huì)的時(shí)候執(zhí)行就好了，不必再為這次會(huì)議的目的是什么而感到煩躁。

如果不談會(huì)議體系，關(guān)于“會(huì)議目標(biāo)明晰”，還是有一些速效的小技巧的：◆制定會(huì)議通知模板，“會(huì)議目標(biāo)”應(yīng)是必寫內(nèi)容，如不寫就可以不參加。

◆為了提示會(huì)議發(fā)起者不要?jiǎng)虞m發(fā)起一些錢多辦事少的會(huì)議，可以制定一個(gè)制度，即在會(huì)議通知上寫清楚本次會(huì)議的成本。

◆取消不必要的會(huì)議，從而提高會(huì)議的目的性�？蛇x的辦法有：尋找可替代途徑，通過電話、郵件而不是會(huì)議來咨商，會(huì)議合并，偶爾取消一兩次試試，取消不必要的例會(huì)，甚至所有例會(huì)，將議程合并到急需時(shí)才開，所有多少人以上的會(huì)議，都需要上級(jí)批準(zhǔn)

二、開好單一會(huì)議的“思想基本原則”之二：無議程模板不開會(huì)

會(huì)議目標(biāo)確定以后，然后是議程的問題，一般企業(yè)都很重視“會(huì)議的議程”，很多經(jīng)理拿到會(huì)議議程表后，都批評事前的會(huì)議議程不當(dāng)，那么，檢驗(yàn)議程是否得當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)是什么？其唯一的標(biāo)準(zhǔn)是什么？

是根據(jù)目標(biāo)來確定議題，根據(jù)議題的重要性排定來確定先后次序和時(shí)間分布。我們可以看出，單個(gè)會(huì)議要做到緊密圍繞“議程”，而不是“跑題”，“老總訓(xùn)話”或“部門扯皮”，“議而不決”為中心，就一定要般議程做成模板，使之標(biāo)準(zhǔn)化，并堅(jiān)決執(zhí)行，持續(xù)改進(jìn)這個(gè)模板。

議程的標(biāo)準(zhǔn)模板是什么？和一份臨時(shí)起草的、口頭通知的、拍腦袋決定的、會(huì)上開到哪兒算哪兒的會(huì)議議程有什么不同？

◆它是對以往會(huì)議經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的沉淀◆它是對會(huì)議目標(biāo)的樹形分解

◆它是對會(huì)議各個(gè)議題的重要性的取舍和排列◆它是對會(huì)議各段時(shí)間的約束和提醒

◆它把會(huì)前準(zhǔn)備的顆粒度變小、變細(xì)。從而使得真正的會(huì)前準(zhǔn)備成為可能。三、開好單一會(huì)議的“思想基本原則”之三：無會(huì)前充分準(zhǔn)備不開會(huì)

我們說會(huì)議的“共同時(shí)間”是寶貴的資源，最好被利用在人們無法單獨(dú)解決的問題上。因此，個(gè)人為會(huì)議做充分準(zhǔn)備，就可以提高“共同時(shí)間”的利用質(zhì)量。

那么，在會(huì)議前準(zhǔn)備階段，除了參加會(huì)者按照“議程模板”進(jìn)行準(zhǔn)備外，還要預(yù)防哪些容易出現(xiàn)的問題呢？

■決策人不能出席

在非常情況下可以考慮事前明晰一條原則并周知：決策人如果不能出席，則會(huì)議當(dāng)即取消，讓決策人感覺到不能出席是有代價(jià)的，是拖累他人。從而決策人的會(huì)議時(shí)間安排的合理性、確定性。

■會(huì)議可能亢長拖沓，擠壓吃飯和就寢時(shí)間

攻略：設(shè)置一名“休息經(jīng)理”的角色（最好不是行政職務(wù)最高的人，也不是會(huì)議的組織者），有權(quán)利決定會(huì)議進(jìn)入休息時(shí)間。國內(nèi)某民營企業(yè)家曾經(jīng)宣布“站著開會(huì)”，以避免參會(huì)者太舒適，從而達(dá)到縮短會(huì)議時(shí)間的目的。

■會(huì)議規(guī)模不當(dāng)，人員安排不當(dāng)

攻略：由于“溝通管道”會(huì)隨著“與會(huì)人數(shù)”呈幾何級(jí)數(shù)增長，N個(gè)人會(huì)有N×(N-1)單向溝通渠道，所以在決定與會(huì)人員的時(shí)候，要首先說“某某可以不來”而不是“某某也可以來”

■地點(diǎn)選者不當(dāng)

因設(shè)施、場地大小、交通干擾等因素導(dǎo)致達(dá)不成目標(biāo)時(shí)，可以考慮以下攻略：換位思考、模擬出行、場地的會(huì)前調(diào)試至少需要兩次。

當(dāng)然，要做到會(huì)前準(zhǔn)備得當(dāng)，光靠“事前籌劃”是不夠的，還要靠“會(huì)后反饋評價(jià)”。以形成一個(gè)事前事后的閉環(huán)，不斷總結(jié)不斷反思改選。

我們給出一個(gè)會(huì)后反饋評價(jià)的清單◆會(huì)議的目標(biāo)是否清晰？

◆議程與有關(guān)資料是否在開會(huì)前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間收到？◆會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始于準(zhǔn)時(shí)結(jié)束？

◆倘若會(huì)議不是準(zhǔn)時(shí)開始于準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，那么原因是什么？◆會(huì)議是否按議程所制定的次序進(jìn)行？◆會(huì)議的目標(biāo)是否達(dá)成？

◆如有必要分配工作并決定其期限，則這些工作是否能做好？

◆在全部會(huì)議時(shí)間內(nèi)，有百分之多少的時(shí)間沒有被有效利用？為什么？四、開好單一會(huì)議的“思想基本原則”之四：無會(huì)中決策流程不開會(huì)

到了會(huì)中的決策，最容易出的毛病是什么？議而不決，就像有的會(huì)議一樣，都開到華燈初放上了，連扯皮都沒有力氣了，但該決策的事情還有沒有個(gè)說法。

估計(jì)這種議而不決的會(huì)議，還是同一個(gè)主題，還會(huì)再開一次、兩次。

怎么辦？這種會(huì)議的決策角色上，有一個(gè)RAPID決策模板：要想決策快，就要明晰五種決策角色，先后順序是：

R:reference建議者的角色I(xiàn):input參考意見者的角色A:agree批準(zhǔn)者的角色D:decision決策者的角色P:practice執(zhí)行者的角色

值得說明的是，批準(zhǔn)者和決策者有區(qū)別嗎？當(dāng)然有，而且這種區(qū)分即非常重要也非常微妙

◆首先，承擔(dān)批準(zhǔn)者角色的人對建議擁有否決權(quán)，行駛否決權(quán)會(huì)引發(fā)與建議者之間的爭論，促使對方修改建議.

◆如果爭執(zhí)不下，他們就會(huì)把這個(gè)問題交給手握決策權(quán)的人

◆最后，擁有決策權(quán)的人是正式的決策者，打破決策過程的僵局并讓組織投入行動(dòng)。

一個(gè)有效和高效的會(huì)議，需要會(huì)議負(fù)責(zé)人和與會(huì)者共同的努力。從會(huì)議前期的準(zhǔn)備到會(huì)議的召開再到會(huì)議決議的落實(shí)，我們都需要采取有效的措施來加以保障。

為了避免這種惡性循環(huán)：會(huì)議目標(biāo)不明確會(huì)議議程就不清楚會(huì)前準(zhǔn)備就不充分會(huì)中決策就議而不決會(huì)議就讓人覺得亢長而枯燥參會(huì)者就逃會(huì)和遲到，讓我們記住可以高效開會(huì)的四項(xiàng)基本原則。

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