總結(jié)表彰會(huì)住宿安排

總結(jié)表彰會(huì)住宿安排

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序號(hào)192021222324252627282930313233343536

姓名苑榮海劉同湖徐光杰張?jiān)�波單位濱州水務(wù)集團(tuán)濱州水務(wù)集團(tuán)濱州濱海環(huán)保公司煙臺(tái)水務(wù)投資有限公司房間備注劉春華山東水務(wù)恒業(yè)供水有限公司宋維閣山東水務(wù)恒業(yè)供水有限公司王吉征山東水務(wù)蓬萊華建水業(yè)公司總結(jié)表彰會(huì)住宿安排

序號(hào)1234567

姓名王君兵蘇特孟令文于成勇曲鵬濤王國(guó)齡孔祥杰單位日照日照煙臺(tái)蓬萊濱州環(huán)�；菝裾椿�房間備注

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場(chǎng)地網(wǎng)教您如何安排大型會(huì)議住宿

大型會(huì)議住宿的安排方式(一)安排方式：這里有幾種方法來(lái)處理會(huì)議的團(tuán)體住宿，最簡(jiǎn)單的方法是由與會(huì)者自己安排住宿

，但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來(lái)說(shuō)最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會(huì)產(chǎn)生下列問(wèn)

題:

1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會(huì)迫使與會(huì)者住在距離會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)的地方。

2．與會(huì)者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格，因?yàn)閭�(gè)人無(wú)法有講價(jià)的能力。

3．會(huì)場(chǎng)租金可能較高(如會(huì)場(chǎng)也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來(lái)考慮場(chǎng)租可否講價(jià)。

因?yàn)闀?huì)議公司經(jīng)常與酒店合作，酒店都有協(xié)議價(jià)給到會(huì)議公司，所以客房和會(huì)場(chǎng)預(yù)訂最好選擇會(huì)務(wù)公

司合作，在上海場(chǎng)地網(wǎng)就是您理想選擇之一。(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

1．告訴飯店所有與會(huì)者住宿經(jīng)由團(tuán)體(主辦單位)訂房卡或申請(qǐng)表為憑。2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。3．經(jīng)由專業(yè)會(huì)議服務(wù)公司代為處理。4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。(三)預(yù)定會(huì)議住宿的方式：會(huì)議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會(huì)造成住

宿方面的問(wèn)題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對(duì)會(huì)議住宿的方式分別作說(shuō)明。訂房卡：如果會(huì)議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會(huì)議中心索取訂房卡，是免費(fèi)的

。主辦單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡再由與會(huì)者直接向飯店訂房。這份訂房卡或申請(qǐng)表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請(qǐng)飯店核對(duì)房?jī)r(jià)、訂金

等事項(xiàng)是否有誤，通常飯店會(huì)希望注明如果訂金沒(méi)有收到前無(wú)法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或

服務(wù)費(fèi)。

另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵(lì)與會(huì)者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店

在簽訂合約前同意的。

住宿單：住宿單通常使用在小型會(huì)議，由主辦單位支付房間費(fèi)。將一份表格寄給你邀請(qǐng)的人，要

求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：

1．注明房間服務(wù)費(fèi)和稅金由個(gè)人或是邀請(qǐng)單位支付。

2．注明雜費(fèi)由誰(shuí)負(fù)責(zé)(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等)。3．房間只保留到抵達(dá)日的下午6時(shí)，還是由邀請(qǐng)單位全權(quán)負(fù)責(zé)。4．要求飯店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請(qǐng)單位核對(duì)后再分別寄給他們。一旦房數(shù)被確定后，住宿局／觀光局會(huì)提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單

位與飯店業(yè)務(wù)代表談房?jī)r(jià)。如果可能，最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房?jī)r(jià)的講價(jià)，同時(shí)提出一些

與會(huì)者可能會(huì)問(wèn)的問(wèn)題，請(qǐng)飯店人員答復(fù)，同時(shí)也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺(tái)服務(wù)情形。特別預(yù)訂：有些會(huì)議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例

如：總計(jì)預(yù)訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其余360間為與會(huì)代表，使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┯浾?/p>

和參展商都要特別小心接待。

詳細(xì)與飯店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：1．特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房?jī)r(jià)。2．預(yù)訂的作業(yè)程序。

3．什么時(shí)限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對(duì)參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，

對(duì)于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間：在一般與會(huì)者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房

間。

一般來(lái)說(shuō)工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他

(她)在會(huì)議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費(fèi)房間，由誰(shuí)支付房間

費(fèi)和附帶費(fèi)用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房?jī)r(jià)通常會(huì)提供較優(yōu)惠價(jià)格，來(lái)降低主辦單位的成

本。

最好注明他們的身分，因?yàn)轱埖杲?jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、

小禮物等)，你可能也希望將確認(rèn)函直接給你，由你核對(duì)無(wú)誤后再寄給貴賓或工作人員。

(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會(huì)議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)

有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問(wèn)。

雖然有些住宿表格對(duì)某一特定團(tuán)體要求一些額外資料，一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容：1．主辦單位名稱。2．會(huì)議名稱。3．會(huì)議日期。4．會(huì)議地點(diǎn)。5．收件截止日期。6．確認(rèn)函回信地址。7．各飯店的房?jī)r(jià)。8．稅金明細(xì)。

9．飯店的地理位置圖。

來(lái)自：場(chǎng)地網(wǎng)

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