外貿(mào)單證員崗位職責(zé)(原創(chuàng))

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崗位說明書

我負(fù)責(zé)以下的工作：

1.負(fù)責(zé)去外管局和海關(guān)申領(lǐng)核銷單、報關(guān)單、報關(guān)委托書的工作2.負(fù)責(zé)根據(jù)客戶的要求，負(fù)責(zé)聯(lián)系貨代租船訂艙并確認(rèn)價格的工作。3.負(fù)責(zé)集裝箱的安排，通知業(yè)務(wù)員準(zhǔn)確裝柜時間，跟蹤集裝箱情況的工作

4.負(fù)責(zé)商檢，包括準(zhǔn)備資料報檢，送報到商檢局，安排檢驗老師檢驗，以及后續(xù)的領(lǐng)證的一切相關(guān)事宜。

5.負(fù)責(zé)一切報關(guān)事宜，包括出貨前寄核銷單，制作報關(guān)單據(jù)上報海關(guān)，并與貨代核對報關(guān)預(yù)錄單和提單信息。

6.負(fù)責(zé)所有的運(yùn)費(fèi)發(fā)票付款的工作。

7.負(fù)責(zé)制作客人的一切清關(guān)要求的資料（如普通產(chǎn)地證，歐盟證，亞太證，中巴證商事認(rèn)證，BV認(rèn)證等相關(guān)工作）8.負(fù)責(zé)CNFCIF的保險的工作

9.負(fù)責(zé)信用證和承兌交單的制單，交單的一切工作10.負(fù)責(zé)催促貨代退核銷單的工作

11.負(fù)責(zé)根據(jù)貨代退回的核銷單，電子口岸網(wǎng)上企業(yè)交單，報審系統(tǒng)網(wǎng)上申報，負(fù)責(zé)到外管局核銷的工作。

12.負(fù)責(zé)退稅單據(jù)的制作，包括場站收據(jù)，提單復(fù)印件，出口貨物明細(xì)表等的制作，并將上述單證交給財務(wù)部門進(jìn)行退稅的工作2/2

13.負(fù)責(zé)根據(jù)財務(wù)的要求開立六聯(lián)發(fā)票的工作。

14.負(fù)責(zé)收匯的相關(guān)工作(包括與銀行確認(rèn)是否為預(yù)付款，以及預(yù)付款外匯管理服務(wù)平臺的申請工作)

15.負(fù)責(zé)和財務(wù)對賬的出口核銷情況表的工作

16.負(fù)責(zé)外貿(mào)部寄國外快遞的價格確認(rèn)并登記寄件的工作。17.負(fù)責(zé)外國客人來華的邀請函簽證工作。18.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作。

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單證員崗位職責(zé)

1.預(yù)核簽章

A.縫紉機(jī)出口報關(guān)時必須要提供正本的機(jī)電商會的預(yù)核簽章，在辦理預(yù)核簽章的時候要提醒業(yè)務(wù)員可能一起辦理，節(jié)約郵寄費(fèi)用。

B.注意預(yù)核簽章的時間性，合理安排時間，在確保影響出貨的前提下盡快申請預(yù)核。從北京將正本的預(yù)檢簽章寄回公司須3天，準(zhǔn)備報關(guān)資料時一定要注意時間性。

2.選擇貨代

選擇貨代要考慮貨代的運(yùn)價和服務(wù)，要綜合各方面的因素決定。對于運(yùn)價、船期、服務(wù)、資信等情況要綜合考慮。3.定艙

（1）、訂艙時間

一般在貨物備好前7天傳定艙單給貨代進(jìn)行定艙（節(jié)假日則需更早些定艙，因為那是艙位較緊張，制定貨代要提前14天定艙，因為要跟目的港確認(rèn)后，方會定船期。

（2）、分票報關(guān)

A若在寧波定報關(guān)，訂艙時要將一票貨分幾票報關(guān)告知貨代，以便貨代定艙出單（無論分幾票，訂艙單只要一份），有關(guān)數(shù)據(jù)最晚要在截關(guān)前2天確定，否則將會影響報關(guān)。

B在上海進(jìn)行報關(guān)，訂倉時一票貨分幾票就要提供幾份報關(guān)定艙單，所有報關(guān)資料都須正本。

C若貨物有所變動，須提前2、3天通知貨代。D權(quán)衡是否走整柜

若貨物不滿一個貨柜但走散貨又比較多時，走散貨還是走整柜衡量的標(biāo)準(zhǔn)是大于16個立方走整柜，小于16個立方走散貨。4、確定裝柜時間、準(zhǔn)備報關(guān)資料

一般安排貨柜在截關(guān)前兩天來工廠裝柜，這樣可有足夠的時間整理報關(guān)資料，但因工廠生產(chǎn)的繁忙等情況，裝柜很多情況下安排在截關(guān)前一天，這樣就得在當(dāng)天整理好準(zhǔn)備的報關(guān)資料給貨代，以便第二天可順利進(jìn)行報關(guān)。

5、通知倉庫貨柜到達(dá)時間

要在貨柜來廠前一天先告知倉庫、生產(chǎn)部等貨柜到達(dá)的大概時間。貨柜來的當(dāng)天要對貨柜進(jìn)行跟蹤，盡早告知倉庫其準(zhǔn)確的到達(dá)時間，以便倉庫安排裝柜，還要在出貨前告知倉庫如何開出庫單。

6、檢查是否需要嘜頭

散貨必須有嘜頭、走整柜的貨物只有在客戶提出要嘜頭的情況下才需要嘜頭。7、通知業(yè)務(wù)員將本次裝貨柜的機(jī)器號碼記錄下來

8、退倉

若貨柜訂好后，貨物未能按時備好，則須在截關(guān)前兩天告知貨代進(jìn)行退倉，若未及時通知，貨柜提出后則須支付提箱費(fèi)還箱費(fèi)，若貨柜到達(dá)工廠則需支付放空費(fèi)，散貨也一樣要提前兩三天進(jìn)行退倉，否則會產(chǎn)生虧箱費(fèi)。9、上網(wǎng)備案核銷單

核銷單要提前在網(wǎng)上備案才可以10、報關(guān)

若在寧波報關(guān)，報關(guān)資料中正本的核銷單、報關(guān)委托書、預(yù)簽章最晚要在截關(guān)前一天寄到貨代處，而發(fā)票、報關(guān)單與裝箱單則可用傳真件；

若在上海報關(guān)，所有的報關(guān)資料全部要用正本，而且最晚要在結(jié)關(guān)前兩天寄到貨代處。報關(guān)注意事項：

A無論在哪里報關(guān)，報關(guān)時的件數(shù)一定要準(zhǔn)確，體積一定要合理，重量也要很注意。20尺貨柜，提單上的重量不可超過26噸（有些不可超20噸）。

B若涉及到做進(jìn)料加工，則務(wù)必和貨代溝通好手冊所須報的項號，報關(guān)資料一般須在截關(guān)前一兩天提供給貨代。

C報關(guān)時務(wù)必與貨代將報關(guān)時的品名確認(rèn)清楚，若時報工業(yè)縫紉機(jī)配件（一般我們電機(jī)報此名）、機(jī)架臺板、工業(yè)縫紉機(jī)零件時一定要提醒貨代報關(guān)單上顯示的重量務(wù)必時將單個的凈重乘以箱數(shù)，否則將不得不進(jìn)行改單。11、確認(rèn)提單

A、截關(guān)前要將提單確認(rèn)好（個別船公司須在截關(guān)前一兩天確認(rèn)好）。做信用的提單務(wù)必要按信用證上的確認(rèn)，做D/A,D/P,T/T的，若客人設(shè)特殊要求別可按常規(guī)確認(rèn)。B、若發(fā)現(xiàn)確認(rèn)好后的提單有問題則須立即向貨代提出更改，若他們提單已簽或已截則會產(chǎn)生100員的改單費(fèi)，若他們已將提單的信息發(fā)到目的港（一般會在7天發(fā)走，航程短的則在2天左右內(nèi)發(fā)走），則會有40或80美元的改倉單費(fèi)與100人民幣的改提單費(fèi)。12、保險

若價格條件是CIF，無論是何種付款方式，都要在船開前投保。制作保單時，若付款條件是信用證，保單按照信用證要求做；若是其它付款方式，可按常規(guī)做。13、制單

A、若是信用證，則其它單據(jù)根據(jù)信用證要求做，個別客人若對單據(jù)有特殊要求，則要根據(jù)客人要求制作，（比如去哥倫比亞、敘利亞等需要提供機(jī)器編號，去埃及等C/O等領(lǐng)事管認(rèn)證，去澳大利亞須提供無木質(zhì)包裝申明，去土耳其須提供CE證明，英文土耳其文說明書等）。B、發(fā)票、裝箱單若沒特殊要求則可按常規(guī)制作（業(yè)務(wù)員制作）

特殊單據(jù)：去印度、越南、土耳其等國家客人要提供C/O，去歐盟國家別需要FORMA，C/O,(FORMA若做信用證則須按信用證確認(rèn)，若是其它的若客人沒特殊要求則可按常規(guī)制作）若客人沒要求，C/O或FORMA則無須辦理。（去印度、越南的C/O一般需加蓋商會章）。14、交單和寄單遠(yuǎn)洋出口（如歐、美、非等地）的單據(jù)要求在拿到提單后3日內(nèi)將單據(jù)完成，鄰近國家出口，由于船的航行時間很短，要求在拿到提單的當(dāng)日將單據(jù)處理完畢。若太慢則會讓客人在目的港產(chǎn)生滯箱費(fèi)等費(fèi)用。15、制作統(tǒng)一發(fā)票

每月底27號左右要根據(jù)報關(guān)資料制作繕打統(tǒng)一發(fā)票，注意事項：

(1)若是以工貿(mào)公司（股份/機(jī)車公司）出口的，價格條件是CIF或CNF時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運(yùn)費(fèi)預(yù)保費(fèi)的金額一定要和實際發(fā)票金額相一致（保額從人民幣換算橙美元的匯率要是每月的基準(zhǔn)值）；(2)若是以商貿(mào)公司（萬事通）出口的，價格條件是CIF或CNF價格條款時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運(yùn)費(fèi)與保險須與報關(guān)單上金額相一致；

(3)統(tǒng)一發(fā)票上還要將倉庫開出的出庫單一一對應(yīng)上去；

(4)若是以工貿(mào)公司（股份/機(jī)車公司）出口的，則不用將海運(yùn)費(fèi)、內(nèi)陸費(fèi)等發(fā)票對應(yīng)上去；若是以商貿(mào)公司（萬事通）出口的，則不用將海運(yùn)費(fèi)、內(nèi)陸費(fèi)等發(fā)票對應(yīng)上去。(5)統(tǒng)一發(fā)票整理好后，記賬聯(lián)要在月底前給財務(wù)記賬，核銷聯(lián)與結(jié)匯聯(lián)先留著，等報關(guān)單退下后在處理。

16、整理出貨明細(xì)

每月月底須將出貨明細(xì)整理出，要將報關(guān)時的萬事通的中文品名，單位，數(shù)量準(zhǔn)確的提供給財務(wù)，以便財務(wù)可根據(jù)此催或開具增值隨發(fā)票以便退稅17、處理結(jié)匯水單

銀行若有款到帳，財務(wù)會將收款底單給我們，我們要確認(rèn)此款是哪個客人的，對應(yīng)哪個發(fā)票號的。將收款底單復(fù)印留底，正本交給財務(wù)。18、制作銷售報表每月月底或月初3前，要根據(jù)收款情況與出貨明細(xì)計到期貨款與制作銷售報表，并將此兩份東西速交給領(lǐng)導(dǎo)查閱，也須給個業(yè)務(wù)員參考催款（銀行的正式收款底單須還給財務(wù)做賬，我們須復(fù)印留底連同報銷專用聯(lián)等東西一起交給核銷員）

19、記賬與對賬

根據(jù)出貨明細(xì)與每月的收貨情況建立手工臺帳，并將此賬務(wù)跟樓下財務(wù)進(jìn)行校對。20、催討核銷單

每月月底30日前要將前兩個月出口的核銷單催付回（賬務(wù)必須在出口后3個月內(nèi)將報關(guān)單進(jìn)行申報、否則會造成整票貨的退稅損失，所以催討工作是很重要的），若海運(yùn)費(fèi)、內(nèi)陸費(fèi)未付，貨代一般是不會將校銷單退回，所以要將海運(yùn)費(fèi)、內(nèi)陸費(fèi)提前整理出給領(lǐng)導(dǎo)簽字，個別貨代是非得等款到帳后，才將銷款單退回，所以催討檢銷聯(lián)理在一起交給財務(wù)，要將核銷單的進(jìn)料加工專用聯(lián)（若是進(jìn)料加工報關(guān)出口的）與核銷專用聯(lián)與統(tǒng)一發(fā)票中的結(jié)匯聯(lián)理在一起交給核銷人員。

21、進(jìn)口報關(guān)（1）清關(guān)

我們公司進(jìn)口的貨物一般都是對應(yīng)進(jìn)料加工手冊的，清關(guān)時若單據(jù)通過銀行做D/P、D/A或L/C，清關(guān)是須提供下列單據(jù)：

A、已承對或已付款的證明（銀行會提供上面須蓋銀行章與我們公司章有固定格式的）。B、發(fā)票、裝箱單、提單（發(fā)票上要有價格條款與成交方式，提單北美須蓋公章背書）。C、進(jìn)出口合同。D、正式手冊。E、報關(guān)委托書。

F、若貨物是從日本等歐盟國家進(jìn)口還須提供正本的無木質(zhì)包裝申請，若是木頭包裝的則須提供熏蒸證明。

G、若貨物須商檢的則須提供正本的報檢委托書。若單據(jù)是T/T或電放的，則上面的A中的單據(jù)不用提供，但是電放提單要提供正本保函（一般有一定的格式），并在電放提單正面加蓋公章。（2）運(yùn)回貨物

（3）貨物清好后，根據(jù)貨物多少，采用下列方式運(yùn)回公司

A、整柜則安排集裝箱直接送到工廠

B、散貨則最好讓自己熟悉的托運(yùn)站去提貨，并安排運(yùn)回工廠，若讓貨代安排的話費(fèi)用會很高

C、若貨物少而急，可安排快遞。（3）備案與退單

（4）進(jìn)口報關(guān)單的進(jìn)料加工專用聯(lián)（復(fù)印附）要在當(dāng)月催過來連同手冊上面的進(jìn)口料付登記表一同給財務(wù)，以便財務(wù)去國稅備案。正本的進(jìn)口報關(guān)單的進(jìn)料加工專用聯(lián)與付匯證明聯(lián)退下后則交給手冊辦理員。22、監(jiān)管《進(jìn)料加工手冊》

使用進(jìn)料加工手冊要非常小心，手冊超報的話要補(bǔ)稅，手冊報不完的話，經(jīng)過兩次延期后將不可在進(jìn)行延期（每年延期為半年），所以手冊要盡量安排在延期前報完，若報不完則要提前和手冊辦理者溝通，請其去辦理延期，若兩次延期后仍報發(fā)現(xiàn)在規(guī)定時間內(nèi)報不完則要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

手冊中的出口成品登記表要時常關(guān)注，因為有些貨代將不完全按照我們的指示的項號報，所以每次報手冊是都要和貨代強(qiáng)調(diào)報的項號，萬一不一致則要及時更改我們的記錄，要杜絕超報現(xiàn)象的發(fā)生。每月月底還要將此月個手冊總共出口的數(shù)量統(tǒng)計給財務(wù)及樓下成品倉庫與零件倉庫，個手冊的出口情況也要及時的更新復(fù)檢，避免發(fā)生差錯，另手冊在料件沒有全部定完的情況下是不以按照手冊上所寫的數(shù)量報，而要按實際定多少，只可報多少（進(jìn)料加工是海關(guān)嚴(yán)格管制的規(guī)范之列，所以非常仔細(xì)與重視）。23、突發(fā)事件的處理

貨物進(jìn)出口時因為涉及到的環(huán)節(jié)較多，在各個環(huán)節(jié)也時常會有突然沒預(yù)料的事情發(fā)生，所以處理突發(fā)事件也是平時工作中的一個重點。

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