全國國際商務(wù)單證員工作特點

全國國際商務(wù)單證員工作特點

來源：91UP快學(xué)堂時間：201*-7-3019:15:00

【快學(xué)堂】

外貿(mào)單證員的工作貫穿于進出口合同履行的全過程。單證員以外貿(mào)單證處理為核心，是外貿(mào)企業(yè)必備的基礎(chǔ)性人才。其工作具有量大面廣、時間性強、工作要求高的特點，應(yīng)具備專業(yè)知識、專業(yè)技能和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度等基本條件。單證員的素質(zhì)直接影響外貿(mào)企業(yè)整體的工作質(zhì)量，因此應(yīng)了解商品知識、加強協(xié)調(diào)能力、增強服務(wù)意識、培養(yǎng)團隊精神，以不斷提高自身素養(yǎng)，全面提升綜合素質(zhì)。

外貿(mào)單證員（DocumentationSpecialistofForeignTrade），是指在對外貿(mào)易結(jié)算業(yè)務(wù)中，買賣雙方憑借在進出口業(yè)務(wù)中應(yīng)用的各種單據(jù)、證書來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢、結(jié)匯等工作的人員。外貿(mào)單證員是外貿(mào)企業(yè)開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)人才，主要工作有審證、制單、審單、交單和歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動，它貫穿于進出口合同履行的全過程。一、外貿(mào)單證員的工作特點（一）量大面廣

在我國的外貿(mào)企業(yè)中，外貿(mào)單證部門的人員配備十分有限，一名單證員往往要負責(zé)跟進多名外貿(mào)業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)單證，在每天有限的時間內(nèi)同時處理多筆進度各不相同的業(yè)務(wù)單據(jù)，工作量非常大。在處理每票單據(jù)的過程中，單證員需要完成與業(yè)務(wù)員、跟單員、財務(wù)以及客戶、貨代、報關(guān)行、銀行、辦證機構(gòu)各方面的溝通協(xié)調(diào)工作，由此可見涉及面之廣。（二）時間性強

單證員在每個業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)都有時間上的嚴(yán)格要求。以出口信用證作為結(jié)算方式為例，單證員需要及時催證、審證，若發(fā)現(xiàn)信用證與合同不符，要在最短的時間內(nèi)退回開證行要求改證；因信用證對最遲交貨期有具體要求，一定要提前租船訂艙，把握好截關(guān)、開船時間，確保按時送貨并及時制作報關(guān)資料安排報關(guān)，同時還需考慮到進行必要商檢的時間；貨物裝船后，應(yīng)盡快核對好提單，并發(fā)裝船通知給進口商；若信用證有要求辦理一般原產(chǎn)地證書或普惠制原產(chǎn)地證書，都可以在裝船日之前網(wǎng)上辦理，若普惠制原產(chǎn)地證在提單簽發(fā)日期的7天后辦理，則需辦理后發(fā)證，手續(xù)相對麻煩；保險單的簽發(fā)日期既不能早于報關(guān)單日期，又不能晚于提單簽發(fā)日期；所有單據(jù)正本齊全、反復(fù)審查無誤后要在信用證規(guī)定的交單期內(nèi)盡早向銀行提交單證，如果銀行審單出現(xiàn)不符點，還能有溝通修改的補救機會。只有把握好時間這條主線，才能分清輕重緩急，高效地完成單證工作。（三）工作要求高

高水平的外貿(mào)單證不僅能保證貨物按時按質(zhì)按量運出，又能確保及時收匯，所以對制單人員的要求很高。外貿(mào)單證員不僅需要扎實的國際貿(mào)易理論知識和專業(yè)外語知識、嫻熟的計算機操作能力，更需要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力、高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，能夠不斷地提高、完善制單技巧，具備獨立處理變化多端單證的能力。

二、外貿(mào)單證員的作用和崗位及人員現(xiàn)狀

（一）外貿(mào)單證員的作用外貿(mào)最大的特點就是單證交易。

制作一套合格的單證，是外貿(mào)實務(wù)中很關(guān)鍵的工作。在國際貿(mào)易實施過程中，合同、定單、報關(guān)、報檢、運輸、倉儲、銀行、保險等各個環(huán)節(jié)，無一不是通過各種單據(jù)憑證來完成。單證如此重要，以至于外貿(mào)行業(yè)中專門派生出一個職位叫“單證員”。以往一些中小外貿(mào)企業(yè)為了節(jié)省成本，把單證工作交給業(yè)務(wù)員或者財務(wù)部制作，經(jīng)常會因制單人員缺乏專業(yè)單證知識造成單據(jù)不符，直接影響外貿(mào)企業(yè)及時安全收匯。越來越多的外貿(mào)企業(yè)意識到單證環(huán)節(jié)設(shè)崗定人的重要性。單證員的出現(xiàn)是外貿(mào)行業(yè)中分工趨向細化的具體表現(xiàn)，它劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的權(quán)責(zé)界限，使復(fù)雜的外貿(mào)流程變得簡單化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）外貿(mào)單證員的崗位及人員現(xiàn)狀由于受美國經(jīng)濟衰退和持續(xù)蔓延的次貸危機，以及人民幣升值、出口退稅率下調(diào)等國內(nèi)外多重因素影響，201*年中國對外貿(mào)易出現(xiàn)了下滑趨勢，部分外貿(mào)企業(yè)出現(xiàn)工廠減員、減產(chǎn)等現(xiàn)象。

但在這次全球性的經(jīng)濟危機中，中國經(jīng)濟的表現(xiàn)好于一般國家，201*年貿(mào)易額下降了17%，好于業(yè)內(nèi)專家預(yù)測的201*年世界貿(mào)易額下降幅度超過30%的水平。中國在201*年成為全球第一大出口國，占全球出口份額的比重超過9%。因此外貿(mào)人才的需求量將進一步增大，其中以單證員尤其突出。據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計，廣東省國際商務(wù)單證人員需求量達20余萬人，浙江省的國際商務(wù)單證人才缺口達15萬人，上海市201*年國際商務(wù)單證員人才缺口將超過15萬人，江蘇省單證員需求達17萬�？梢妴巫C員崗位的人才短缺問題相當(dāng)突出。單證員操作技能的高低直接關(guān)系到外貿(mào)業(yè)務(wù)結(jié)匯的時效和成敗，從業(yè)要求較高。而現(xiàn)有的從業(yè)人員中，通過在實際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業(yè)傳統(tǒng)的“師徒傳幫帶”方式下進入角色的，缺乏對單證知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，企業(yè)又很少提供培訓(xùn)機會，所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據(jù)制作水平低下，造成不必要的經(jīng)濟損失。近年來，國際商務(wù)單證員資格認(rèn)證證書開始受到越來越多用人單位的認(rèn)可和求職者的青睞，但經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、持有該專業(yè)證書的現(xiàn)有從業(yè)人員卻不到10%。外貿(mào)單證員隊伍的整體素質(zhì)亟待提高。

三、外貿(mào)單證員應(yīng)該具備的基本條件

隨著我國擁有出口自主權(quán)的企業(yè)大幅增長，外貿(mào)單證員的需求量增大。但一些企業(yè)在招不到專業(yè)單證員的情況下，錄用一些非專業(yè)人員倉促上崗，增加了企業(yè)的風(fēng)險系數(shù)。外貿(mào)單證崗位應(yīng)該具備以下基本條件：(一)專業(yè)知識知道要怎么做

單證員必須掌握系統(tǒng)的外貿(mào)知識、單證知識、外語知識，善于學(xué)習(xí)更新知識。在扎實的外貿(mào)專業(yè)知識基礎(chǔ)上，還應(yīng)清楚企業(yè)的運作流程，了解產(chǎn)品知識、生產(chǎn)工藝流程，以及掌握貨代市場行情和一些貿(mào)易國別或地區(qū)的政策、單證習(xí)慣等相關(guān)知識。專業(yè)知識豐富，涉及面廣泛是成為一名優(yōu)秀單證員的前提。（二）專業(yè)技能知道該怎么做

單證員要求有較強的實踐操作能力，單證質(zhì)量的高低是衡量單證員業(yè)務(wù)能力的直接體現(xiàn)。在實際的外貿(mào)單證操作中，單證員需要有良好的溝通技巧，綜合掌握英語、電腦及溝通工具的運用技巧，不斷鉆研業(yè)務(wù)、提高單證繕制技巧，降低單證出錯率。（三）工作態(tài)度知道該怎么做好

單證工作特別需要耐心細致，責(zé)任心強。許多單證員都有過因單證制作錯誤“花錢買教訓(xùn)”的經(jīng)歷，制單過程中最忌粗心大意，急于求成。在面對錯誤或困難的時候，需要調(diào)整心態(tài)，直視并勇于承擔(dān)錯誤，積極的解決問題。如果沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，就會重復(fù)犯錯。要善于時間管理、勤于記錄備案、重視協(xié)調(diào)溝通，能夠在工作中不斷思考、總結(jié)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，這些都是高素質(zhì)外貿(mào)單證員的必備條件

四、外貿(mào)單證員素質(zhì)的培養(yǎng)（一）了解商品知識

作為單證員，不可能像跟單員、采購員那樣全面了解產(chǎn)品、配件及生產(chǎn)工藝。但是如果單證員忽視了對產(chǎn)品知識的了解，不熟悉企業(yè)進出口商品的種類、規(guī)格、材質(zhì)\\包裝等方面的知識，就無法做到嚴(yán)格區(qū)分商品的不同項目，導(dǎo)致HS編碼找得不夠準(zhǔn)確，直接影響通關(guān)速度。因此，外貿(mào)單證員除了有國際貿(mào)易專業(yè)知識外，還應(yīng)該具備相應(yīng)的商品知識。在日常工作中，可以到工廠生產(chǎn)線了解生產(chǎn)過程，通過樣品剖析等方式，向相關(guān)人員學(xué)習(xí)、充分了解產(chǎn)品相關(guān)知識。（二）加強協(xié)調(diào)能力

由于單證員的工作涉及面很廣，能否有效的溝通和協(xié)調(diào)，對于單證工作的順利開展有著直接影響。對內(nèi)來說，單證員必須與業(yè)務(wù)員、工廠跟單員、財務(wù)、客戶關(guān)系融洽，從容應(yīng)對、及時化解和消除工作中的各種矛盾。有經(jīng)驗的單證員會發(fā)現(xiàn)，九月下旬到十一長假后部分航線租船訂艙十分緊俏，常會出現(xiàn)訂不到艙位的情況。單證員一方面要掌握多家船公司的航線船期、運費信息，做到提早訂艙、確保艙位；另一方面要盡早提醒業(yè)務(wù)員和客戶在不影響買賣雙方交貨時間的基礎(chǔ)上盡量避開高峰期，事先做好提早或推后裝船的準(zhǔn)備，以備萬一。善于溝通協(xié)調(diào)，才能與業(yè)務(wù)員、客戶、工廠等相關(guān)人員達成共識。對外來說，單證員需要與貨代、商檢辦證機構(gòu)、保險公司、銀行等有關(guān)部門緊密協(xié)作。經(jīng)常與貨代及船公司人員溝通，可以掌握最新的船期、運費信息，在比較中可找出價格優(yōu)勢大的合作伙伴。按信用證要求制單時，有機會與銀行審單人員打交道，可以在業(yè)務(wù)往來中多進行交流，銀行審單人員是單證員最好的老師。

（三）增強服務(wù)意識

單證員幾乎每天都要忙著和貨代、船公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，平時要善于積累一定的業(yè)務(wù)資源。當(dāng)業(yè)務(wù)員、客戶需要運費信息時，能夠及時、準(zhǔn)確地報出運費、船期，最好能多提供幾個供客戶選擇，讓客戶滿意。貨物裝船后，要及時發(fā)裝船通知給客戶，但是通常此時給出的是預(yù)計到港時間，需要跟蹤、不斷的更新，將貨物的最新運輸信息反映給客戶，在貨物到港前幾天再提醒客戶一次。通過從每一個微小的細節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)。（四）培養(yǎng)團隊精神

外貿(mào)企業(yè)都希望打造一支思想素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強、能打硬仗的外貿(mào)專業(yè)隊伍。單證工作不是拘謹(jǐn)封閉的，除完成自己本職工作外，應(yīng)該與相關(guān)職能部門多交流，對它們的組織結(jié)構(gòu)、職能有一個基本的認(rèn)識，這樣做起工作來就會多從全局來考慮，認(rèn)識到單證工作對其他部門和整個公司的重要性。一旦單證環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，影響全局。在工作中，要培養(yǎng)自己逐步做到統(tǒng)觀全局，學(xué)會與人合作，善于調(diào)動別人的積極性和創(chuàng)造性，充分依靠集體的力量確保每個業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤、高效運作�？傊�，即使是擁有多年制單經(jīng)驗的老單證員，也不能保證所有單證制作無誤。一方面，單證人員需要養(yǎng)成自我糾錯的習(xí)慣，對自己做的每個單據(jù)嚴(yán)格把關(guān)。另一方，單證部同事可以互相審核對方的單證，通過交叉復(fù)審，降低企業(yè)風(fēng)險。企業(yè)也要對員工進行定期培訓(xùn)，穩(wěn)步提高單證員的制單結(jié)匯水平。

擴展閱讀：201*年全國國際商務(wù)單證員考試大綱

201*年全國國際商務(wù)單證專業(yè)培訓(xùn)考試大綱

第一章國際商務(wù)單證概述

一、基本要求

了解并掌握國際貿(mào)易單證的作用與分類;國際貿(mào)易單證工作環(huán)節(jié)、制單基本要求、制單的依據(jù)和對單證員的要求;國際貿(mào)易單證標(biāo)準(zhǔn)化進程、國際貿(mào)易單證主要標(biāo)準(zhǔn)、國際貿(mào)易單證樣式和國際貿(mào)易單證常用代碼。

二、考試內(nèi)容

1.國際貿(mào)易單證的分類。2.國際貿(mào)易單證工作環(huán)節(jié)。3.制單基本要求。4.制單的依據(jù)。

5.國際貿(mào)易單證常用代碼。

第二章國際貿(mào)易術(shù)語

一、基本要求

了解并掌握國際貿(mào)易術(shù)語的含義與作用;有關(guān)貿(mào)易術(shù)語的三個國際慣例;選用貿(mào)易術(shù)語應(yīng)考慮的因素;《INCOTERMS201*》中11個貿(mào)易術(shù)語的基本含義。

二、考試內(nèi)容

1.貿(mào)易術(shù)語含義和作用。

2.《INCOTERMS201*》中11個貿(mào)易術(shù)語的基本含義。3.FOB、CFR和CIF變形的含義。

4.FOB、CFR和CIF與FCA、CPT和CIP的異同。5.選用貿(mào)易術(shù)語應(yīng)考慮的因素。

第三章國際貨物買賣合同

一、基本要求

了解并掌握磋商和訂立國際貨物買賣合同的一般步驟;國際貨物買賣合同的基本內(nèi)容;出口合同和進口合同履行的一般程序。

二、考試內(nèi)容

1.磋商和訂立國際貨物買賣合同的一般步驟。2.國際貨物買賣合同的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。

3.出口合同履行程序及合同履行各個環(huán)節(jié)涉及的各種單證。4.進口合同履行程序及合同履行各個環(huán)節(jié)涉及的各種單證。

第四章國際貿(mào)易付款方式一、基本要求

了解并掌握國際結(jié)算票據(jù)的基本類型;匯票的種類、流轉(zhuǎn)與繕制。能夠?qū)�匯票、支票與本票進行比較;了解并掌握付款方式的選擇;銀行保函和備用信用證;國際保理;福費廷;.了解信用融資的概念與基本內(nèi)容。

二、考試內(nèi)容

1.常見的國際付款方式。2.匯付與托收。

3.跟單信用證，信用證的種類、信用證的審核與修改。

第五章商務(wù)單證種類和作用一、基本要求

了解出口商務(wù)方面主要的單據(jù)的種類和作用及制作要點，初步掌握制單技巧。

二、考試內(nèi)容

掌握商務(wù)單證的制作和審核，包括商業(yè)發(fā)票、包裝單據(jù)、形式發(fā)票、領(lǐng)事發(fā)票、海關(guān)發(fā)票、廠商發(fā)票、裝運通知、出口商證明(寄單、寄樣證明、貨物補充說明)、船公司證明和客戶檢驗證書等的制作。

第六章國際貨物運輸與保險單證

一、基本要求

了解并掌握運輸單據(jù)的分類和作用;掌握常見運輸?shù)膬?nèi)容、填制和使用;保險單的種類、繕制和注意事項;投保單、進出口貨物保險條款、險別的分類和主要內(nèi)容。

二、考試內(nèi)容

1.常見運輸單據(jù)填制。2.海運提單內(nèi)容和種類。

3.投保單、保險單的填制和審核。4.保險險別。

第七章官方出口單證

一、基本要求

了解并掌握進出口許可證的基本程序、內(nèi)容和繕制;原產(chǎn)地證書內(nèi)容、種類、申領(lǐng)手續(xù)及填制要求;出入境檢驗檢疫內(nèi)容，檢驗檢疫證書的種類和繕制要求;報檢手續(xù)及報檢單填制要求;報關(guān)手續(xù)及報關(guān)單填制要求;出口核銷退稅的基本程序及核銷內(nèi)容和填制要求。

二、考試內(nèi)容

1.許可證申領(lǐng)手續(xù)及填制。

2.常見產(chǎn)地證書種類及填制要求。

3.出入境貨物報檢手續(xù)和報檢單的填制。4.檢驗檢疫證書種類及內(nèi)容。

5.進出口貨物報關(guān)一般規(guī)定及報關(guān)單填制。6.出口收匯核銷單和退稅的基本流程。

第八章進口單證一、基本要求

了解進口商審核單據(jù)以及憑單付款和辦理提貨手續(xù)時的管理措施需要的一些單據(jù)，以及在進口合同履行的過程中的單證管理。

二、考試內(nèi)容

要求掌握和了解進口貿(mào)易的有關(guān)計算方式、申請開立信用證的手續(xù)，掌握信用證申請書的填制及主要單據(jù)的審核要點，掌握進口業(yè)務(wù)中的主要單證的繕制和修改(進口許可證、進口檢驗證書、進口貨物報關(guān)單)。

第九章國際商務(wù)單證業(yè)務(wù)中的計算一、基本要求

了解掌握傭金與折扣;銀行匯兌與銀行費用;外幣互換的計算;銀行利息與貼現(xiàn)費用;議付與結(jié)售匯的基本概念與內(nèi)容;航空運費的計算;鐵路運費的計算。

二、考試內(nèi)容

1.傭金的計算;折扣的計算;常見的傭金條款。2.運費的計算;班輪運費的計算。

3.保費的計算;投保金額的確定;保險費的計算;與保險有關(guān)的價格換算。

第十章國際商務(wù)單證操作實務(wù)一、基本要求

了解單證制作依據(jù)、步驟、工作方法、單證信息錄入、審單的工作方法、審單的常見問

題、交單后銀行的工作流程。

二、考試內(nèi)容

1.制單的依據(jù)。2.制單的基本方法。3.制單的要求。

4.審單的工作方法和重點項目。5.信用證交單的注意點。6.托收項下交單的注意點

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