備品備件計(jì)劃管理規(guī)定
備品備件計(jì)劃管理規(guī)定
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)備品備件的計(jì)劃管理,做到合理儲(chǔ)備,及時(shí)供應(yīng),特制定本規(guī)定。
第二條車間單位及時(shí)向設(shè)備處提報(bào)備品備件計(jì)劃。訂貨時(shí)間長(zhǎng)、制作工藝復(fù)雜、制作難度大、并對(duì)主要設(shè)備運(yùn)行具有較大影響的A類、B類備品備件,提前3個(gè)月報(bào)計(jì)劃。容易制作和訂購(gòu)的C類備品備件,主要包括易損件、小規(guī)格的工藝件等,提前2個(gè)月報(bào)計(jì)劃。計(jì)劃每周一次,星期一17:00前報(bào)設(shè)備處。
第三條備品備件計(jì)劃必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章,一式兩份,否則設(shè)備處不予接受。
第四條凡不安規(guī)定時(shí)間提報(bào)計(jì)劃,導(dǎo)致備品備件供應(yīng)不及時(shí)而影響使用的,由相關(guān)車間、單位自行承擔(dān)責(zé)任,且每多提報(bào)一次計(jì)劃在當(dāng)月經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中扣相關(guān)單位1分;反之,由設(shè)備處負(fù)責(zé),并對(duì)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。
第五條計(jì)劃準(zhǔn)確率不得低于95%,每降1%在設(shè)備管理單項(xiàng)考核中扣1分,低于90%者設(shè)備管理單項(xiàng)獎(jiǎng)不得分,并在當(dāng)月經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中扣1分。而且將因計(jì)劃準(zhǔn)確率低造成新的庫(kù)存積壓的備品備件費(fèi)用按季度全部攤?cè)胂嚓P(guān)單位成本。
第六條凡車間自行采購(gòu)、安排的備品備件,設(shè)備處一律不辦理入庫(kù)結(jié)算手續(xù),并對(duì)責(zé)任車間進(jìn)行責(zé)任制考核。
第七條設(shè)立全廠備品備件質(zhì)量驗(yàn)收和信息反饋網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng):(一)各車間設(shè)備主任和技術(shù)主任作為網(wǎng)員全面負(fù)責(zé)本單位的備品備件的質(zhì)量驗(yàn)收和信息反饋工作,并建立本單位質(zhì)量驗(yàn)收和信息反饋考核制度,責(zé)任到人。
(二)建立備品備件質(zhì)量驗(yàn)收臺(tái)帳和質(zhì)量異議信息反饋臺(tái)帳。臺(tái)帳不健全、不完善者在經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中扣1-3分。
(三)備品備件質(zhì)量異議信息反饋?zhàn)龅郊皶r(shí)、準(zhǔn)確,并以書面形式傳遞,發(fā)現(xiàn)一起處理一起,形成閉環(huán)管理,并將索賠款或物及時(shí)轉(zhuǎn)入使用單位。杜絕無(wú)頭帳,否則將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。
第八條備品備件的出入庫(kù)管理嚴(yán)格按以下要求執(zhí)行:
(一)對(duì)于從設(shè)備處倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用和從機(jī)修車間直接領(lǐng)用的備品備件,不開領(lǐng)料單不發(fā)貨。
(二)對(duì)于外協(xié)單位直接送貨至各車間現(xiàn)場(chǎng)的備品備件,設(shè)備處計(jì)劃員做好統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,使用車間對(duì)送貨廠家只開取收到條,不開領(lǐng)料單,領(lǐng)料單必須于收到貨物的當(dāng)月25日前補(bǔ)開給設(shè)備處庫(kù)管員。
(三)設(shè)備處于每月25日進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,每缺一份領(lǐng)料單,在當(dāng)月經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中扣責(zé)任單位1分。
(四)機(jī)修車間每月25日前到設(shè)備處辦理入庫(kù)手續(xù),凡領(lǐng)用單位已開取領(lǐng)料單而當(dāng)月沒有辦理入庫(kù)手續(xù)的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),每份領(lǐng)料單在當(dāng)月經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中扣機(jī)修車間1分。
(五)凡每月25日后領(lǐng)用的貨物及開取的領(lǐng)料單,轉(zhuǎn)入下月。第九條本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。第十條本規(guī)定解釋權(quán)歸設(shè)備處。
附件:1、特殊鋼廠備件驗(yàn)收臺(tái)帳
2、備件質(zhì)量異議信息反饋表。
附件1
特殊鋼廠備品備件驗(yàn)收臺(tái)帳
主機(jī):
年月日
數(shù)量(公斤)交貨時(shí)間驗(yàn)收方式驗(yàn)收人及結(jié)果日期序備件規(guī)格及材質(zhì)號(hào)名稱圖號(hào)附件2
備品備件質(zhì)量異議信息反饋表
名稱圖號(hào)規(guī)格存在的質(zhì)量問(wèn)題原因分析車間要求處理意見設(shè)備處處理結(jié)果及有關(guān)情況說(shuō)明注:1、由于車間操作和使用不合理,維護(hù)不及時(shí)而影響備件質(zhì)量的,由車間負(fù)責(zé)。
2、信息要及時(shí)、準(zhǔn)確、杜絕推卸責(zé)任。
制造廠家領(lǐng)用日期實(shí)際使用時(shí)間反饋時(shí)間
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編號(hào):M/0138-05-03-3-01修訂狀態(tài):0發(fā)布日期:201*.9.4備品備件計(jì)劃、采購(gòu)管理規(guī)定
批準(zhǔn):王新霞審人力資源部:核編寫部門:張桂林編寫:?jiǎn)虖⿵?qiáng)編號(hào):M/0138-05-03-3-01修訂狀態(tài):1/0青島啤酒榆林有限責(zé)任公司發(fā)布日期:201*.09.4管理標(biāo)準(zhǔn)編號(hào):管理標(biāo)準(zhǔn)/榆林公司/采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)/生產(chǎn)部/三級(jí)文件/1名稱:備品備件采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)管理規(guī)定1目的
1.1目的
規(guī)范采購(gòu)流程,科學(xué)合理地采購(gòu)備件,優(yōu)化庫(kù)存?zhèn)浼䞍?chǔ)存結(jié)構(gòu),提高備件的有效利用率,降低資金占用率,特制定本制度。1.2管理原則:
若各部門有違反管理原則事項(xiàng)需提請(qǐng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批,總經(jīng)理批準(zhǔn),否則將追究重大授權(quán)違規(guī)責(zé)任。2適應(yīng)范圍
本制度適用于公司所有備品備件的采購(gòu)。3采購(gòu)申報(bào)流程
3.1備品備件采購(gòu)申報(bào)流程
3.1.1使用部門每月20日前根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要及設(shè)備情況,編制“備品備件采購(gòu)計(jì)劃”注明備件名稱、規(guī)格、數(shù)量、編碼等信息,并注明用途(技術(shù)改造、大修理、日常維修),先由各部門二級(jí)庫(kù)庫(kù)管員核對(duì)是否庫(kù)存已有(庫(kù)管員簽字確認(rèn)),再由部門設(shè)備主任審核是否超庫(kù)存限額(簽字確認(rèn)),經(jīng)部門第一責(zé)任人簽字審批后報(bào)工程部審核。
3.1.2工程部接到各車間所報(bào)采購(gòu)計(jì)劃后和庫(kù)管員對(duì)計(jì)劃進(jìn)行審核,確認(rèn)備件型號(hào),檢查ERP編碼的規(guī)范與否。對(duì)于不必要采購(gòu)和重復(fù)申報(bào)的及時(shí)和報(bào)計(jì)劃車間溝通,從全局出發(fā),確保不影響生產(chǎn)且不造成積壓。
3.1.3上報(bào)的備件計(jì)劃中必須明確備件名稱、型號(hào)(必要時(shí)提供廠家信息),并查出ERP系統(tǒng)中相應(yīng)的ERP編碼。表述不明確的,在備注欄里注明使用出處。因車間上報(bào)計(jì)劃型號(hào)不詳盡或不明確導(dǎo)致采購(gòu)回來(lái)的備件不能使用,后果由報(bào)計(jì)劃車間承擔(dān)。
3.1.4工程部在每月25日前對(duì)各部門“備品備件采購(gòu)計(jì)劃表”進(jìn)行審核無(wú)誤后,匯總編制“公司月度備品備件采購(gòu)計(jì)劃”,報(bào)生產(chǎn)部綜合庫(kù)庫(kù)管員確認(rèn)是否已有庫(kù)存,主管倉(cāng)儲(chǔ)部長(zhǎng)審批。最后由主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理簽字后將備件計(jì)劃紙質(zhì)版及電子版一并交與生產(chǎn)部。
3.1.5生產(chǎn)部采購(gòu)員進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)完畢后打印由生產(chǎn)部部長(zhǎng)、工程部、財(cái)務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)、總會(huì)計(jì)師、副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽字審批后及時(shí)下訂單進(jìn)行采購(gòu),所有程序在每月15日前審批完畢。編號(hào):M/0138-05-03-3-01修訂狀態(tài):0發(fā)布日期:201*.9.4備品備件計(jì)劃、采購(gòu)管理規(guī)定
3.1.6原則上不產(chǎn)生緊急計(jì)劃,確因設(shè)備意外故障,需緊急采購(gòu)的,可報(bào)緊急計(jì)劃(按備件計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)模板)。同時(shí)寫一份緊急計(jì)劃申請(qǐng)交分管領(lǐng)導(dǎo)及副總、總經(jīng)理簽字后交工程部備案生產(chǎn)部執(zhí)行緊急采購(gòu)。3.2采購(gòu)申報(bào)流程圖如下:
各使用部門制定“備品備件采購(gòu)計(jì)劃”部門二級(jí)庫(kù)庫(kù)管員審核是否已有庫(kù)存部門設(shè)備主任審核是否超庫(kù)存限額部門第一責(zé)任人簽字批準(zhǔn)
總會(huì)計(jì)師審批財(cái)務(wù)部審核主管領(lǐng)導(dǎo)審批生產(chǎn)部綜合庫(kù)庫(kù)管員確認(rèn)是否已有庫(kù)存,主管倉(cāng)儲(chǔ)的部長(zhǎng)審批工程部部部長(zhǎng)審批工程部匯總編制“公司月度備品備件采購(gòu)計(jì)劃”總經(jīng)理審批工程部將計(jì)劃交與生產(chǎn)部實(shí)進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)生產(chǎn)部部長(zhǎng)審批財(cái)務(wù)部審核生產(chǎn)部執(zhí)行采購(gòu)總經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批總會(huì)計(jì)師審批主管領(lǐng)導(dǎo)審批
4采購(gòu)
4.1各部門任何備件不得自行采購(gòu),如發(fā)生自行采購(gòu)的,自行處理。月度計(jì)劃不得補(bǔ)報(bào)。4.2每年年初與各備件供貨商簽訂備品備件采購(gòu)合同,對(duì)雙方行為進(jìn)行規(guī)范,以防范風(fēng)險(xiǎn)。4.3采購(gòu)計(jì)劃確定之后,根據(jù)計(jì)劃選擇相應(yīng)的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)。
4.3.1為確保供應(yīng)渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,對(duì)于生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所必需的商品,應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購(gòu)。同類型產(chǎn)品供應(yīng)商的家數(shù)愈多,選擇最適當(dāng)供應(yīng)商的機(jī)會(huì)就愈大。
4.3.2從經(jīng)營(yíng)情況、供應(yīng)能力、技術(shù)能力、品質(zhì)能力等方面評(píng)定,每年進(jìn)行從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)格、逾期率、是否配合等方面綜合打分、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核、確定最合適的供應(yīng)商。4.3.3凡未通過(guò)招標(biāo)確定供應(yīng)商價(jià)格的物品的采購(gòu),每次采購(gòu)金額在201*元以上的,必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格,臨時(shí)性應(yīng)急購(gòu)買的物品除外。對(duì)于單價(jià)大于10000元的備件,必須簽訂備件采購(gòu)合同。編號(hào):M/0138-05-03-3-01修訂狀態(tài):0發(fā)布日期:201*.9.4備品備件計(jì)劃、采購(gòu)管理規(guī)定
5交貨驗(yàn)收及財(cái)務(wù)
5.1采購(gòu)的備品備到廠后,生產(chǎn)部負(fù)責(zé)通知件并要求各部門設(shè)備工程師、綜合庫(kù)庫(kù)管員、財(cái)務(wù)部參與監(jiān)督,20分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收、核對(duì)備件型號(hào)、檢查質(zhì)量與本部門申報(bào)計(jì)劃是否相符,驗(yàn)收合格后簽字確認(rèn),(20分鐘內(nèi)不到場(chǎng)的部門處罰負(fù)責(zé)人50元/次,若備件管理人員不在可委派部門其他相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn))方可入庫(kù),入庫(kù)并建立備品備件質(zhì)量跟蹤表(5000元以上備件),領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)跟蹤反饋使用情況,在年終供應(yīng)商評(píng)價(jià)表中體現(xiàn)。驗(yàn)收合格的辦理入庫(kù)手續(xù)。不合格的做退返廠家處理。
5.2貨到后及時(shí)溝通供貨商開具發(fā)票,票到后及時(shí)到財(cái)務(wù)部報(bào)賬。
5.3按月根據(jù)財(cái)務(wù)掛賬額及可付額度做付款計(jì)劃,計(jì)劃獲批后及時(shí)填寫付款申請(qǐng)單進(jìn)行報(bào)批付款。6庫(kù)房
6.1貨到后及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù),嚴(yán)格執(zhí)行先入庫(kù)后出庫(kù)的流程進(jìn)行辦理,對(duì)于系統(tǒng)有訂單,且貨到庫(kù)房的,不得以任何非質(zhì)量原因的理由拒絕辦理入庫(kù)手續(xù),當(dāng)天內(nèi)未及時(shí)入庫(kù)的備件每次考核備件庫(kù)管員50元。
6.2督促采購(gòu)員對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)未下訂單的及時(shí)下訂單,以備完成入庫(kù)手續(xù)。6.3嚴(yán)格按照出庫(kù)類別(月度維修、大修和技改)分發(fā)至各帳戶別名中。
6.4貨到入庫(kù)后如需出庫(kù),應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù),沒有出庫(kù)單綜合庫(kù)有權(quán)拒絕將實(shí)物出庫(kù)。對(duì)于暫時(shí)未下訂單需緊急出庫(kù)的可先行出庫(kù)(給庫(kù)房開具證明后),待下了訂單后及時(shí)補(bǔ)辦出庫(kù),以平衡賬物。
6.5如需領(lǐng)用其他部門所報(bào)計(jì)劃庫(kù)存有的備件,需與相應(yīng)部門溝通,征得對(duì)方同意后方可出庫(kù)。并及時(shí)在本部門下月計(jì)劃中報(bào)相應(yīng)備件。
6.6綜合庫(kù)負(fù)責(zé)備件領(lǐng)用的監(jiān)督管理,對(duì)于質(zhì)保期較短的備件,嚴(yán)格控制采購(gòu)量,避免庫(kù)存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而使備件喪失價(jià)值。相同備件采用先進(jìn)先出的原則,先采購(gòu)的備件出庫(kù)完畢方可允許各車間出庫(kù)后采購(gòu)的備件。7、備件庫(kù)存額度規(guī)定
7.1鑒于榆林市地域相對(duì)偏遠(yuǎn),交通網(wǎng)還欠發(fā)達(dá)。根據(jù)各車間固定資產(chǎn)額度以及設(shè)備運(yùn)行狀況,為保證生產(chǎn)的連續(xù)運(yùn)行,規(guī)定綜合庫(kù)備件庫(kù)存總額不得超于45萬(wàn)元。
7.2各部門須有經(jīng)營(yíng)意識(shí),根據(jù)各自備件庫(kù)存額報(bào)月度計(jì)劃,備件計(jì)劃需考慮周全,做到前瞻性。避免造成公司流動(dòng)資金在備件庫(kù)沉積。
7.3工程部作為公司設(shè)備管理部門,每季度對(duì)備品備件庫(kù)存量進(jìn)行審核,分析費(fèi)用并進(jìn)行考核。若庫(kù)存?zhèn)浼M(fèi)用超標(biāo),將按超標(biāo)額度的10%對(duì)車間進(jìn)行考核。
7.4經(jīng)查實(shí)存在庫(kù)存?zhèn)浼^(guò)10個(gè)月沒有使用的,說(shuō)明該備件計(jì)劃失誤,按備件價(jià)值的30%對(duì)車間進(jìn)行考核。編號(hào):M/0138-05-03-3-01修訂狀態(tài):0發(fā)布日期:201*.9.4備品備件計(jì)劃、采購(gòu)管理規(guī)定
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