汽車4S店配件管理1
汽車4S店配件管理(一)
201*-2-1311:10:10
增加銷售或降低營運成本都可以擴大盈利
增加銷售或降低營運成本都可以擴大盈利,而增加盈利的最好方法之一,就必須有一個的良好的庫存結(jié)構(gòu)。(開源和節(jié)流)
一、庫存分析
庫存是指響應(yīng)客戶需求,緩沖供需波動,降低成本,最終提高客戶滿意度為目的建立的存儲體系。按照經(jīng)濟用途可以分為:商品庫存和輔助材料庫存,根據(jù)存在的作用又可以分為:周期性庫存、在途庫存、安全庫存或緩沖庫存、投機庫存、季節(jié)性庫存、地域性庫存與冷背庫存。
1、為什么要建立庫存
l庫存是解決時空矛盾所必須的。既然存在時間和空間的差異,就必須有庫存
l所謂零庫存是指“庫存沉淀為零”,即:備件在采購、陪送、銷售等一個或多個經(jīng)營環(huán)節(jié)中,不以倉庫存儲的形式存在,而均是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。完全的零庫存是不存在的,也不現(xiàn)實的(豐田創(chuàng)造的“TPS”管理)。
l配件庫存的作用:維持服務(wù)與銷售的穩(wěn)定,應(yīng)付市場的變化和用戶的需求
2、庫存分析
庫存分析與控制是計劃人員的重要工作,探索與總結(jié)庫存分析與控制方法是提高計劃業(yè)務(wù)水平的重要途徑。通過庫存分析,將物料按不同的類別進行分析與控制,依據(jù)供需形勢的準確判斷,充分發(fā)掘它們不同的特點,進行計劃細分,采取恰當?shù)牟呗,實現(xiàn)公司經(jīng)營的目標,解決降低庫存投資(提高庫存周轉(zhuǎn)等)與為提高生產(chǎn)效率等對庫存的需要的沖突。
l庫存結(jié)構(gòu)分析方法
對一個存儲系統(tǒng)來說,庫存結(jié)構(gòu)影響物流周轉(zhuǎn)速度,所以它也是衡量庫存質(zhì)量的一種標準。根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)率的相關(guān)概念和公司實際的維修特點,可以得到合理庫存比例關(guān)系。進而利用這個比例關(guān)系,得出實際庫存中不良庫存的部分。
庫存周轉(zhuǎn)率=12個月的出庫總成本/平均庫存
平均庫存=(月初庫存+月末庫存)/2
通過控制庫存結(jié)構(gòu),減少不同環(huán)節(jié)的庫存浪費,就能提高庫存周轉(zhuǎn)率,在較低的庫存水平下達到同樣的客戶需求滿足率。
l不良庫存分析方法
關(guān)注庫存中不合理部分,包括其所占整個庫存的比例以及產(chǎn)生的原因分析,通過實際庫存和理想庫存的結(jié)構(gòu)對比,將不良的庫存從整個庫存中提取出來。具體產(chǎn)生的原因有:
(1)市場預(yù)測偏差
市場預(yù)測偏差會造成的額外庫存資金。
l為了滿足發(fā)貨,需要預(yù)備一定的庫存,還必須有一定的在途庫存和訂貨。
l庫存周轉(zhuǎn)率必須達到合理指標(3-8)
l部分精品及配件實際的市場需求量比預(yù)計的要小,造成部分配件精品積壓,如銷售部中精品,資金占用較大
(2)配置切換
進行配置切換,基于切換的安全性考慮,各配件都有不同程度的重疊,對庫存的影響較大。如安全氣囊由內(nèi)飾不同的演化等等。
(3)結(jié)構(gòu)性偏差
為了應(yīng)付個別車輛的維修沖擊,對一些用量少的配件需做一定量的庫存,一般來說這些配件的周轉(zhuǎn)速度要遠遠低于其他備件,造成庫存增大。這也是這6個月不動產(chǎn)中主要原因。
(4)訂貨管理
由于有些車輛當時出現(xiàn)某種問題,應(yīng)前臺要求訂貨。而當我們定回來后,客戶又不換了,或者維修技師故障判斷不準確,可能該故障現(xiàn)象消除或者這本身就是一個錯誤的信息。造成的庫存積壓等。
(5)庫存控制缺乏合作性與協(xié)調(diào)性
企業(yè)內(nèi)部各獨立的單元,其使命和目標是不同的,往往是以滿足自己最大獲利為使命和目標的,例如,前臺往往是根據(jù)自己的能力制定的,一味的追求產(chǎn)值效益,有時為了獲取緊俏商品,甚至夸大訂貨量,導(dǎo)致供應(yīng)鏈的需求放大。企業(yè)這種“畫地為牢、各自為政”的意識普遍存在,由于不信任、競爭和敵對的態(tài)度導(dǎo)致的組織障礙,更是影響到庫存控制的成效。
(6)儲備計劃
除了上述問題的影響之外,還有配件編碼錯誤,造成訂回來的配件不適用;配件選擇錯誤,造成訂回來的配件不適用。重新訂貨,造成庫存增加而且是不可用的庫存等因素,這就不可避免會產(chǎn)生不良物料。如死庫存、低周轉(zhuǎn)配件:
?死庫存就是沒有用途、要報廢的物料。死料定義為:庫存項目在當前計劃期內(nèi)需求為零,并且在公司范圍內(nèi)沒有最終用途的物料。
?低周轉(zhuǎn)配件就是周轉(zhuǎn)頻次低于正常配件的那部分庫存。定義為:庫存大于6個月需求的配件或周轉(zhuǎn)率小于1次/年的配件。目前由于開業(yè)到現(xiàn)在未滿一個月,只能將清單中配件列為此類。
公司的計劃模式是用可執(zhí)行的發(fā)貨計劃來驅(qū)動整個供應(yīng)鏈(廠家公司備件部維修車間等部門)計劃的,這樣預(yù)測與實際需求就會存在差異,再加上版本切換等因素,產(chǎn)生死庫存、低周轉(zhuǎn)配件是不可避免的。但必須對其進行控制及處理。
二、庫存管理
配件庫存管理不僅是對傳統(tǒng)的配件進、出、存的業(yè)務(wù)管理,更是以支持售后服務(wù),提供優(yōu)質(zhì)客戶服務(wù)為目的地存儲、收發(fā)、計劃與控制。
庫存投資成本必須同所期望的客戶服務(wù)水平或缺貨成本相平衡。
l一年以上銷量為零的配件:死庫存,應(yīng)報廢或者折價處理。
l半年以上銷量為零的配件:積壓件,應(yīng)通過兄弟單位之間資源共享或者向總部申請折價調(diào)劑解決。
l三月以上銷量為零的備件:滯銷件,一方面通過調(diào)整訂貨和服務(wù)營銷手段來減少庫存,另外通過網(wǎng)點之間的調(diào)劑。
三、庫存控制
對出入庫數(shù)據(jù)、需求數(shù)據(jù)進行計劃分析,通過查詢庫存的來源(采購入庫時間/由誰下達計劃、轉(zhuǎn)庫、庫存調(diào)整)、推算庫存形成時間、再查詢物料的歷史用途、曾經(jīng)的替代關(guān)系、相關(guān)的版本切換信息、計劃百分比維護記錄等進行計劃考古,對死庫存與低周轉(zhuǎn)配件的產(chǎn)生原因進行分析。同時將其中的典型問題寫成案例,把失敗的教訓(xùn)寫下來,使其他計劃人員及后來者少走彎路、少犯同類的錯誤。
發(fā)現(xiàn)了死庫存與低周轉(zhuǎn)配件,不僅要對現(xiàn)有的庫存進行處理。還需要審視其他環(huán)節(jié)的庫存情況(配件、維護庫存;逆向物流庫存--待處理品相關(guān)庫存、故障品庫存等),盡可能將損失降到最低。同時需要對其進行監(jiān)控,通過其他渠道進行處理。
四、庫存控制方法的應(yīng)用
在一個市場變化快、產(chǎn)品更新快、競爭激烈的環(huán)境中,形成特色的庫存管理模式:在合理的庫存范圍內(nèi),快速滿足客戶需求,支持公司持續(xù)、快速發(fā)展。建立合理的庫存控制方法,提高了庫存管理效率,有利于降低庫存。庫存控制方法主要有:
1、ABCD分類的應(yīng)用
計劃ABC和倉儲ABC兩種庫存ABC分類方法,計劃所用的是配件計劃期內(nèi)需求總金額進行分類控制的,而倉儲所用的是配件單價進行分類控制的。計劃ABC控制主要是控制訂貨點,通過設(shè)置固定供應(yīng)天數(shù)來實現(xiàn);倉儲ABC控制主要是采用不同的盤點頻率、不同的管理方法(如貴重物品管理辦法等)來確保庫存數(shù)據(jù)準確率與存貨安全。
2、備件流速分類法
根據(jù)配件月均需求確定配件的流速分類,月均需求以前6個月的備件消耗為基礎(chǔ),并進行加權(quán)平均計算。
3、安全庫存控制法
安全庫存是預(yù)防急單和產(chǎn)能不足而設(shè)置的庫存量。它能夠緩解急單對半成品生產(chǎn)的沖擊、均衡生產(chǎn)能力。目前,我們公司主要對配件、輔料等實施安全庫存,配件的安全庫存一般設(shè)置為月用量的1/4到1/2。象倉庫配件如果要滿足車間維修,前提是我們的備貨要充分,可是,總不能把倉庫堆的滿滿的吧,資金和場地不允許,這時就要通過向廠家制作訂單來控制我們的庫存,以達到最大的滿足率。當我們的訂單發(fā)出后,如果發(fā)生缺件,立即以電子檔記錄下來。如果某一個或某一些備件長期不能滿足需求,那就有必要調(diào)整某一個或某一些配件的安全庫存了。
4、關(guān)鍵配件儲備
關(guān)鍵配件儲備是為了避免或減少供貨市場的波動對配件供應(yīng)的影響,它包含的配件范圍是未來供貨市場的波動,預(yù)計會影響我司配件的正常供應(yīng)的采購,如廠家缺貨等。
5、供應(yīng)鏈管理
一般來說,庫存是由庫存擁有者管理的。由于無法確切知道用戶需求與供應(yīng)的匹配狀態(tài),因此需要庫存來應(yīng)付不穩(wěn)定的內(nèi)部需求以及供應(yīng)鏈的不確定需求。供應(yīng)鏈中的各個企業(yè)根據(jù)各自的需要獨立運作,導(dǎo)致重復(fù)建立庫存,無法達到供應(yīng)鏈全局的最低成本。
當然,盡管在上述幾方面都具備的條件下,凡事都會有出乎我們意料的,對這部分意料之外的配件需求,就可以通過火急訂單、緊急訂單、網(wǎng)點調(diào)配、拆借等方法來解決。
擴展閱讀:汽車4S店配件出庫管理規(guī)定[1]
汽車4S店配件出庫管理規(guī)定
1.目的
規(guī)范配件出庫管理行為,明確配件出庫管理制度,使配件出庫過程:憑據(jù)有效、計量準確、名實相符、記錄清晰、便于追溯。2.范圍
本規(guī)定適用**集團所有售后服務(wù)經(jīng)營單位備件庫的配件出庫管理。3.職責(zé)
3.1備件倉管員負責(zé)本單位倉庫的物資存放規(guī)劃、日常存儲、入庫、出庫管理,
對庫存配件出庫負具體管理責(zé)任;
3.2備件主管負責(zé)本單位備件管理,對備件倉庫管理進行把關(guān)、督促,對庫存
配件出庫管理負直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;
3.3售后服務(wù)經(jīng)理負責(zé)督促相關(guān)責(zé)任人認真執(zhí)行本規(guī)定,協(xié)調(diào)本單位各部門之
間有關(guān)備件方面的工作關(guān)系,對本單位的備件管理負總責(zé)。4.零件報價
4.1備件部應(yīng)主動了解廠家備件供應(yīng)情況,動態(tài)掌握配件銷售價格變化情況,
及時更新配件價格表。
4.2常用配件價格應(yīng)在接待區(qū)域醒目位置予以公布。
4.3備件部報價人員必須對所報出的價格負責(zé);受理前臺接待人員、車間維修
人員及客戶詢價時,必須嚴格按統(tǒng)一規(guī)定的價格表報價,不得隨意報價。4.4配件報價單只作為報價工具,不得作為出庫依據(jù)。5.備件出庫
5.1備件領(lǐng)料分為客戶付費維修領(lǐng)料、廠家索賠維修領(lǐng)料、保險理賠維修領(lǐng)料
等三種情況。配件出倉前必須確認領(lǐng)料單證的有效性:
5.1.1客戶付費維修領(lǐng)料時,備件出庫應(yīng)按S/A簽字確認的內(nèi)容打印配件出倉
單;
5.1.2廠家索賠維修領(lǐng)料時,備件出庫應(yīng)按索賠員簽字確認的內(nèi)容打印配件出
倉單;使用廠家無償提供的用于招回維修的配件時,應(yīng)在該配件專項進銷存帳目中辦理出庫,不得與倉庫帳混淆。
5.1.3保險理賠維修領(lǐng)料時,單臺維修車輛配件總需求小于等于1000元的,由編制日期:201*-7-25頒布日期:201*-8-
前臺主管確認,超出1000元的由售后服務(wù)經(jīng)理確認。備件出庫應(yīng)按上述責(zé)任人簽字確認的內(nèi)容打印出倉單。
5.2在備件對外銷售時,配件銷售員打印《配件銷售單》,顧客憑《配件銷售單》
到前臺結(jié)算付款。備件出庫應(yīng)按經(jīng)結(jié)算員確認收到款項的《配件銷售單》打印出倉單進行發(fā)料。
5.2.1打印出倉單前,必須認真核對,確認相關(guān)倉位碼、配件編碼、名稱、適
用車型等信息與需求配件完全一致,杜絕出庫配件名實不符;
5.2.2對于應(yīng)該交舊領(lǐng)新的配件,倉庫管理員在確認舊件已回收后,根據(jù)出倉
單上的內(nèi)容進行發(fā)貨;
5.2.3發(fā)貨時必須先通過系統(tǒng)打印出倉單,再由發(fā)貨人和領(lǐng)料人共同驗貨、清
點,確認名實相符、數(shù)量正確、質(zhì)量合格后在出倉單上簽字確認。不允許先發(fā)出配件,事后補辦領(lǐng)料手續(xù)。
5.3出庫物資必須準確計量。包裝量大于單次使用需求量的材料,應(yīng)按實際需
求量拆零出庫,并做到拆零計量準確、成本核算到單臺維修車輛;不得按包裝量整批出庫。
5.4倉庫管理員發(fā)貨時,應(yīng)根據(jù)入庫日期按照先進先出原則進行操作;5.5配件出倉后因誤領(lǐng)、誤發(fā)等原因需要退回倉庫的,經(jīng)驗收確認沒有損壞的,
可辦理領(lǐng)用退庫,并應(yīng)及時錄入系統(tǒng),打印退庫單,由領(lǐng)料退庫人、收貨簽字確認后,單證交結(jié)算員做結(jié)算相關(guān)處理。
5.6倉管員每收發(fā)一項配件都必須及時準確錄入**售后服務(wù)系統(tǒng),及時在進銷
存卡上準確記錄收發(fā)時間和數(shù)量;進銷存卡必須對應(yīng)倉位、配件名稱、配件編碼,不可亂放亂記。6.備件借用及調(diào)撥業(yè)務(wù)
6.1本單位維修車間因外出救援或判斷疑難故障而借用零件時,借件人應(yīng)填寫
《零件借用申請表》,經(jīng)服務(wù)經(jīng)理簽字確認后方可借用,并確保當日、整潔、完好地歸還。
6.2倉管員應(yīng)主動跟進,及時收回借出的配件,備件主管必須在每天下班前,
檢查所借出的配件是否收回。
6.3借件當天配件丟失的,由借件人全額賠償;借件次日以后發(fā)現(xiàn)丟失的由備編制日期:201*-7-25頒布日期:201*-8-
件主管和倉管員共同全額賠償。
6.4集團公司內(nèi)部各不同品牌經(jīng)營單位之間調(diào)撥備件時,需要填寫《零件內(nèi)部
調(diào)撥申請單》,經(jīng)售后服務(wù)部審批后,以該備件的銷售價(最終用戶價)的九折進行調(diào)撥;集團內(nèi)同品牌經(jīng)營單位間調(diào)撥配件,由雙方直接聯(lián)系,不必通過售后服務(wù)部審批。
6.5倉庫處理集團內(nèi)部調(diào)撥備件,必須錄入**售后服務(wù)系統(tǒng),調(diào)出單位按出庫
錄入,調(diào)入單位按入庫錄入。必須在辦理調(diào)撥出庫的一周內(nèi)將出庫單上交給財務(wù)會計,由會計與對方單位核對無誤后辦理開發(fā)票手續(xù)。6.6集團外同品牌特約網(wǎng)點之間借用備件時,必須經(jīng)過服務(wù)經(jīng)理審批。6.7借出配件,倉庫根據(jù)售后服務(wù)部批示處理集團外備件借用時,必須填寫《網(wǎng)
點間零件借用表》,經(jīng)借用單位加蓋法人公章后生效。《網(wǎng)點間零件借用表》必須妥善保管,備件主管必須定期檢查,跟進,直至完好歸還。6.8借入配件,倉庫必須及時以借用入庫方式錄入**系統(tǒng),歸還該零件時以借
用退庫方式在**系統(tǒng)中作出庫處理,打印的退庫必須單應(yīng)于當日上繳本單位財務(wù),并確保與借用入庫時上繳的借件憑證對應(yīng)。
6.9借入、借出配件,必須嚴格履行報批手續(xù),規(guī)范裝訂、妥善保管憑證,設(shè)
置備查帳及時有效跟進督促歸還,否則,由此造成的損失,由備件主管、倉管員共同全額賠償。7.獎懲規(guī)定
7.1對于備件出庫過程中,違反本規(guī)定的行為,將給予嚴肅處理;
7.2倉庫工作人員,不認真確認領(lǐng)料憑證的有效性,盲目發(fā)出配件,導(dǎo)致?lián)p失
的,由有關(guān)責(zé)任人進貨價全額賠償損失;
7.3所有配件銷售單、配件出庫單必須由經(jīng)辦人員簽名,凡抽查發(fā)現(xiàn)未簽名單
證,對相關(guān)經(jīng)辦人應(yīng)給予每份50元罰款,由此導(dǎo)致?lián)p失的,由責(zé)任人按進貨價全額賠償;
7.4違反借用配件規(guī)定,導(dǎo)致配件出庫漏結(jié)、盤虧的,由責(zé)任人全額賠償;借
用零件歸還時發(fā)現(xiàn)損壞、嚴重污損的由借用人按銷售價賠償80%,事后發(fā)現(xiàn)的由備件部按銷售價賠償80%。
7.5發(fā)貨經(jīng)辦人未經(jīng)認真核對實物和單證,導(dǎo)致錯發(fā)配件的,每次罰款50元;編制日期:201*-7-25頒布日期:201*-8-
領(lǐng)料雙方未確認名實相符且導(dǎo)致?lián)p失的,按配件進貨價由雙方各賠償50%。7.6配件出庫不及時錄入系統(tǒng)、不及時登記進銷存卡,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以100元罰
款。
7.7堅持原則,拒絕、制止、舉報違規(guī)行為的,視情形給予獎勵100-500元。8.附件:
《零件借用申請表》《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》《網(wǎng)點間零件借用表》
編制日期:201*-7-25頒布日期:201*-8-
附件1:《零件借用申請表》
零件借用申請表
年月日
施工單號車主車型車牌號聯(lián)系電話用件地點零件借用原因:序號1234零件編碼零件名稱單位數(shù)量成本價備注車間主管意見:日期:售后服務(wù)經(jīng)理審批:日期:借出時間借出狀態(tài)歸還時間歸還狀態(tài)倉管員:借件人:倉管員:借件人:倉管員:借件人:倉管員:借件人:填寫說明:
1.本表用于車間向備件倉庫借用零件的審批和記錄;
2.當車輛維修過程中出現(xiàn)確因技術(shù)手段不足,經(jīng)車間主管確認必須通過借用零件作故障
判斷時,或外出救援必須攜帶相關(guān)配件現(xiàn)場排除故障時,使用本表申請借用配件;3.本表由借件人填寫,必須如實填寫施工單號、維修車輛車牌號、零件名稱、零件借用
原因、用件地點(在車間內(nèi)使用或外出救援使用)等信息,倉管員確認配件名稱和編碼的正確性,經(jīng)車間主管簽署意見后,報售后服務(wù)經(jīng)理審批;
4.借出零件、歸還零件時,借件人和倉庫工作人員必須當面確認零件完好狀態(tài)和時間,
并在本表最下端對應(yīng)欄目中填寫、簽名;
5.本表由倉管員保管,本表如有丟失,由倉管員承擔(dān)全部責(zé)任。
編制日期:201*-7-25頒布日期:201*-8-
附件2:《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》
零件內(nèi)部調(diào)撥申請單
編號:年月第次
調(diào)入單位:施工單號:車主:序號12345678零件編碼零件主管日期備件主管:日期:售后服務(wù)部審批:簽名:日期:
填寫說明:
1.《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》是各經(jīng)營單位在集團公司內(nèi)部調(diào)撥零件時填寫的備件內(nèi)部調(diào)撥
審批單據(jù)。
2.《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》必須寫清楚調(diào)入單位和調(diào)出單位名稱。同時寫清楚需要該備件
的維修車輛的工單號、車牌號碼、車型、車架號碼。3.《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》必須有本單位財務(wù)主管簽名。
4.調(diào)出單位意見由調(diào)出方備件主管查詢庫存情況后填寫是否同意調(diào)撥并簽字確認;5.所有簽名必須由相應(yīng)負責(zé)人親筆手寫簽名,否則一律拒絕受理。
調(diào)出單位:車型:車牌:零件資料零件名稱數(shù)量單位調(diào)撥單價服務(wù)經(jīng)理日期金額車架號:聯(lián)系電話:合計金額:申請人日期調(diào)出單位意見:編制日期:201*-7-25頒布日期:201*-8-
附件3:《網(wǎng)點間零件借用表》
網(wǎng)點間零件借用表
年月日
借用單位全稱序號1234零件編碼地址聯(lián)系人零件名稱單位數(shù)量電話手機銷售價預(yù)計歸還時間本單位確認向借到以上零件,在預(yù)計歸還時間內(nèi)保證完好歸還所借零件。逾期未歸還,我單位愿按所列銷售價支付費用,承擔(dān)違約責(zé)任。本《網(wǎng)點間零件借用表》可作為有效借據(jù),具有法律效力。代表人:(單位蓋章)日期:售后服務(wù)經(jīng)理意見:簽名:日期:售后服務(wù)部審批:簽名:日期:借出時間借出狀態(tài)歸還時間歸還狀態(tài)倉管員:借件人:
填寫說明:1.2.3.4.5.
倉管員:借件人:倉管員:借件人:倉管員:借件人:集團外同品牌特約網(wǎng)點向本單位借用備件時填寫此表,并由借件單位領(lǐng)導(dǎo)簽名,加蓋該單位法人公章(網(wǎng)點業(yè)務(wù)類圖章無效)。
本表經(jīng)借件單位憑填列清晰,加蓋公章后交售后服務(wù)經(jīng)理簽署意見,報售后服務(wù)部。本表“借用單位全稱”欄應(yīng)填寫借件單位的注冊名稱;“本單位確認向借到以上零件”中橫線上應(yīng)填寫本單位注冊名稱;(填寫網(wǎng)點簡稱或代碼等無效)
借出零件、歸還零件時,借件人和倉庫工作人員必須當面確認零件完好狀態(tài)和時間,并在本表最下端對應(yīng)欄目中填寫、簽名;
本表由倉管員保管,本表如有丟失,由倉管員承擔(dān)全部責(zé)任。
編制日期:201*-7-25頒布日期:201*-8-
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