銷售部文員工作規(guī)范(參考)

廣州市吉亞隆鞋業(yè)有限公司管理資料崗位工作規(guī)范之一：業(yè)務(wù)接待文員崗位工作規(guī)范

廣州市吉亞隆鞋業(yè)有限公司

員工崗位工作規(guī)范

崗位：業(yè)務(wù)文員部門：銷售部直接上級(jí)：銷售部經(jīng)理

此崗位設(shè)編文員壹名。具體的職務(wù)能力要求是：具有中�；蛑袑Ｒ陨衔幕�程度，36#腳，能熟練操作電腦，工作責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心認(rèn)真，具有文員工作的基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。其崗位工作的具體項(xiàng)目及內(nèi)容列述如下：一、辦公室工作1．考勤

（1）嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤制度，監(jiān)督每個(gè)員工做好上下班考勤、加班及請假登記，以及加班申請條、請假條的管理。

（2）員工因事外出必須要求其說明外出事由，經(jīng)審定事由合理者方可放行，并要求其出門前登記。（3）安排星期天值班人員。

（4）每月末把員工全月考勤情況報(bào)部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)簽字后，于次月初的兩個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)公司人事。

2．衛(wèi)生組織安排本部門員工每日的衛(wèi)生清潔工作，保持辦公環(huán)境美觀整潔。3．辦公用品管理

（1）做好辦公用品日常的領(lǐng)用登記、入庫登記工作。

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（2）每月月底必須對(duì)辦公用品的庫存進(jìn)行實(shí)盤，依實(shí)盤結(jié)果拿出下月預(yù)算報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，向公司申領(lǐng)。對(duì)一些專用需自購的用品必須辦理申購手續(xù)后，才可購買。4．員工用餐安排

（1）安排部門員工中午用餐。

（2）對(duì)每天用餐情況及時(shí)登記，對(duì)當(dāng)月用餐費(fèi)用在次月2號(hào)以前與統(tǒng)計(jì)核對(duì)無誤后報(bào)批。

5．負(fù)責(zé)外聯(lián)公關(guān)負(fù)責(zé)與外部(如物業(yè)管理處、純凈水公司、IP公司等)的聯(lián)系及相關(guān)信息咨詢（如機(jī)票、火車票、酒店等）。二、日常業(yè)務(wù)工作

1．日常開單及交貨期登記傳真

（1）協(xié)助統(tǒng)計(jì)做好日常開單工作，注意按制單的流程步驟操作：①要根據(jù)客戶要求的款號(hào)、顏色面料、配碼、印嘜、數(shù)量制單，訂單上應(yīng)注明單價(jià)、總數(shù)量、總金額、單號(hào)、日期、客戶地區(qū)、名稱等，缺一不可。開好的訂單必須核對(duì)無誤后方可簽名；②所有訂單必須經(jīng)統(tǒng)計(jì)復(fù)核確認(rèn)才可傳真回廠。

（2）收到工廠傳真過來的交貨期后，先交給統(tǒng)計(jì)核對(duì)貨期是否可以接受，經(jīng)統(tǒng)計(jì)確認(rèn)后把交貨期登記在訂單上，及時(shí)傳真給客戶。2．傳真件

（1）所有的傳真件（如“物料配送”、“更改通知”等）必須要注明接收人和傳真時(shí)間（在右上角注明），并分類裝訂、保存。

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“更改通知”單必須經(jīng)統(tǒng)計(jì)確認(rèn)后才可以傳真到工廠或客戶。（2）銷售明細(xì)單必須在第一時(shí)間傳真給客戶，具體步驟如下：①先將貨運(yùn)單的托運(yùn)單號(hào)注明在銷售明細(xì)單上。②核對(duì)銷售明細(xì)單上的數(shù)量、日期是否與貨運(yùn)單一致。③核對(duì)銷售明細(xì)單上的款號(hào)、顏色面料、印嘜、數(shù)量、單價(jià)、總金額是否與訂貨單一致。

④經(jīng)核對(duì)無誤后在訂貨單上注明發(fā)貨日期、數(shù)量（用紅色水筆登記，已發(fā)完貨的款式在該款數(shù)量旁打勾）。

⑤發(fā)現(xiàn)實(shí)際出貨期與交貨期有出入時(shí)，馬上通知統(tǒng)計(jì)跟進(jìn)。⑥經(jīng)核對(duì)無誤后必須在銷售明細(xì)單左下角簽名認(rèn)可，并把紅單聯(lián)和貨運(yùn)單留本部門，黃單聯(lián)交給財(cái)務(wù)部作帳；

⑦將銷售明細(xì)單（紅單聯(lián)）傳真給客戶，蓋注“已傳”字樣印章并標(biāo)明傳真時(shí)間，然后把銷售明細(xì)單交與統(tǒng)計(jì)。⑧將貨運(yùn)單分客戶裝訂、保存。

（3）對(duì)客戶要求的物料要及時(shí)填寫物料配送單，單上必須詳細(xì)注明客戶名稱、物料名稱、數(shù)量、單價(jià)、發(fā)送方式、日期、制表人等。物料配送單必須經(jīng)統(tǒng)計(jì)確認(rèn)后方可傳真回廠，并跟進(jìn)物料發(fā)出情況。

3．負(fù)責(zé)收貨、發(fā)貨通知及跟進(jìn)

（1）接到貨運(yùn)部收貨通知電話后，在“收貨通知”單上詳細(xì)填寫發(fā)貨地址、收貨地址、收貨人等，及時(shí)傳真回廠，并跟進(jìn)工廠是否有收到貨。

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（2）當(dāng)客戶收貨地址或收貨人等有變動(dòng)時(shí)，在“客戶發(fā)貨方式通知”單上填寫清楚，及時(shí)通知工廠司機(jī)及發(fā)行文員修改客戶檔案資料。

4．協(xié)助其他同事電腦制表制單

5．負(fù)責(zé)各種函件、通知、文件等文稿打印

6．部門資料、文檔的管理，對(duì)部門所有文件資料必須分類存檔，該備份的一定要定期備份，以便查閱和備案。三、日常接待

1．做好接聽電話、傳話、收發(fā)傳真、郵寄信件、EMS等工作。2．對(duì)來訪客戶要提供熱情周到的服務(wù)，沒有預(yù)約的來訪客戶，要詢問有關(guān)的同事，然后做出適當(dāng)?shù)奶幚怼?．建立并維護(hù)所有客戶檔案

（１）建立一份完整的客戶檔案，包括客戶的基本資料、貨運(yùn)資料、銀行結(jié)算資料及稅務(wù)資料等。

（２）客戶檔案資料有更改時(shí)，要及時(shí)地通知公司所有的有關(guān)人員。四、訂貨會(huì)1．訂貨會(huì)前期

（１）參與訂貨會(huì)前期的籌備工作，積極配合訂貨會(huì)的工作安排，完成分派給自己的工作任務(wù)。

（２）認(rèn)真學(xué)習(xí)設(shè)計(jì)開發(fā)部及銷售部準(zhǔn)備好的新一季貨品培訓(xùn)資料，積極參加公司組織的訂貨會(huì)產(chǎn)品培訓(xùn)。

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（３）對(duì)擬向客戶推廣之所有鞋板認(rèn)真仔細(xì)地了解消化。（４）對(duì)擬向客戶推廣之鞋板，認(rèn)真仔細(xì)地試穿，發(fā)現(xiàn)問題要馬上反映，開發(fā)部修改過的鞋板要再試穿，直至問題解決為止。（５）協(xié)助形象監(jiān)理布展廳。

（６）通知客戶參加訂貨會(huì)及跟進(jìn)客戶到會(huì)的日期。

（７）準(zhǔn)備好訂貨會(huì)期間所用的水杯、襪子等物料，并協(xié)助統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)備訂貨會(huì)期間所用的表單。2．訂貨會(huì)期間

（１）訂貨會(huì)期間向客戶介紹產(chǎn)品，并根據(jù)鞋的風(fēng)格搭配服裝，向客戶走秀展示鞋子。

（２）協(xié)助統(tǒng)計(jì)參與接訂單工作。（３）合理安排好客戶的茶水和用餐。三、訂貨會(huì)結(jié)束后

1．協(xié)助統(tǒng)計(jì)整理客戶訂貨時(shí)的特殊要求，并記入備忘錄。2．及時(shí)將訂貨單傳真回廠，收到交貨期后，把交貨期登記在訂貨單上，然后傳真給客戶，傳真步驟見“二、日常的業(yè)務(wù)工作之2傳真單”。

3．將訂單分客戶、地區(qū)裝訂保存（包括原始訂單）。五、維修鞋

1．收到客戶的“退鞋明細(xì)”后，將“退鞋明細(xì)”傳真回廠，并將發(fā)出日期、款號(hào)、顏色面料、數(shù)量、客戶要求的處理方式、維修要求或退貨原因等錄入電腦。

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2．與工廠確認(rèn)客戶退鞋是否已收到，并跟進(jìn)退鞋的交期，盡量縮短維修時(shí)間。若在正常時(shí)間內(nèi)工廠未收到退貨，根據(jù)貨運(yùn)單查詢原因，直到收到貨為止。

3．收到工廠傳真的“成品退貨檢查表”后，對(duì)照之前已錄入電腦資料，把收到日期、碼數(shù)、工廠處理方法、交貨期補(bǔ)充完整，并檢查實(shí)際收到貨品與客戶之前的傳真是否一致，若不一致，與客戶重新核對(duì)，再通知工廠。

4．當(dāng)工廠處理方法與客戶要求有出入時(shí)，要及時(shí)與客戶溝通，并回復(fù)工廠，根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商處理。

5．根據(jù)維修鞋的交貨期對(duì)工廠予以跟進(jìn)，盡可能把維修時(shí)間控制在三至五天內(nèi)。

6．收到維修鞋出貨明細(xì)單時(shí)：

（1）先將貨運(yùn)單的托運(yùn)單號(hào)注明在維修鞋出貨明細(xì)單上；（2）核對(duì)維修鞋出貨明細(xì)單上的數(shù)量、日期是否與錄入電腦資料一致；

（3）核對(duì)無誤后在維修鞋出貨明細(xì)單左下角簽名，白單聯(lián)和貨運(yùn)單由本部門保存，紅單聯(lián)返還工廠；

（4）將維修鞋出貨明細(xì)單（白單聯(lián)）傳真給客戶，蓋注“已傳”字樣印章并注明傳真時(shí)間。

（5）把維修鞋出貨明細(xì)單分客戶裝訂、保存。六、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的其它工作。

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員工崗位工作規(guī)范

崗位：電腦文員部門：銷售部直接上級(jí)：銷售部經(jīng)理

電腦文員

招聘計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)本科畢業(yè)生（軟件專業(yè)本科生），引進(jìn)企業(yè)后安排為期三個(gè)月～半年的公司、工廠培訓(xùn)，大致內(nèi)容如下：

（一）業(yè)務(wù)流程實(shí)習(xí)

1、

全面了解企業(yè)“開發(fā)”→“生產(chǎn)”→“銷售”各環(huán)節(jié)詳細(xì)

的實(shí)際運(yùn)作流程。2、

全面搜集企業(yè)“開發(fā)”→“生產(chǎn)”→“銷售”各環(huán)節(jié)實(shí)際

運(yùn)作所用的所有表單。3、4、

吃透每份表單的內(nèi)容及各聯(lián)的功用。繪制企業(yè)業(yè)務(wù)流程圖。

（二）操作技能強(qiáng)化

1、2、3、4、

辦工軟件強(qiáng)化

和網(wǎng)站操作有關(guān)的專業(yè)知識(shí)強(qiáng)化網(wǎng)頁設(shè)計(jì)與更新知識(shí)強(qiáng)化電腦日常維護(hù)與管理

（三）電腦文員崗位工作規(guī)范基本項(xiàng)目

1、2、

公司電腦的日常維護(hù)與管理公司銷售信息統(tǒng)計(jì)、整理、分析3、公司網(wǎng)站的建設(shè)、網(wǎng)頁的設(shè)計(jì)與更新、網(wǎng)上信息發(fā)布、網(wǎng)

路信息的搜集整理分析4、5、6、

公司電腦管理系統(tǒng)建設(shè)之監(jiān)理公司電腦應(yīng)用培訓(xùn)及指導(dǎo)

客戶電腦應(yīng)用輔導(dǎo)及電腦管理系統(tǒng)的推廣普及

（四）公司銷售網(wǎng)絡(luò)了解與分析

1、2、

公司目前銷售網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域分布情況公司主要客戶下屬銷售網(wǎng)絡(luò)的分布情況

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