綜合文秘工作制度
市政府辦公室綜合文秘工作制度
一、管理范圍
1、市政府通知、公告、通告等大字頭、小字頭公文、政府辦公室公文;政務(wù)通報、政務(wù)督查、政府信息、報省報滄信息、政務(wù)參閱等政府辦公室文件。
2、匯報、總結(jié)、年鑒、志體等文字材料。3、各位市長委派秘書起草的其他文字材料。
4、國務(wù)院、省政府、滄州市政府下發(fā)的各類文件(統(tǒng)稱三級文件);明傳電報及來信。
二、運行程序
(一)起草。1、綜合科室負(fù)責(zé)市政府及辦公室綜合性公文、材料的起草;各專業(yè)科室負(fù)責(zé)市政府及辦公室專業(yè)性公文、材料的起草;綜合性較強(qiáng)的重要公文、材料的起草,一般采取“集體研究,指定個人或幾人執(zhí)筆”的方法進(jìn)行,即首先組織有關(guān)人員集體討論,經(jīng)過認(rèn)真研究,擬出詳細(xì)提綱或要點,再指定專人起草;年鑒、志體等材料,按年度由市志辦負(fù)責(zé)編寫;政務(wù)參閱主要由政策研究室起草,或由市長、主任委派相關(guān)文秘人員起草和由文秘人員自主起草;政府信息由信息科或辦公室文秘人員起草;政務(wù)督查由督查室起草;專業(yè)性較強(qiáng)的公文可由有關(guān)部門代擬稿后,由相應(yīng)文秘人員進(jìn)行把關(guān)修改。2、文稿起草要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī),做到材料真實、觀點明確、條理清楚、層次分明、文字精煉、標(biāo)點準(zhǔn)確、遣詞造句準(zhǔn)確、規(guī)范。3、由部門代擬的文稿,要由代擬部門負(fù)責(zé)人簽字;幾個部門聯(lián)合起草的文稿,要組織會簽。4、起草時限根據(jù)公文、材料緊急程度決定,一般要在一至五日內(nèi)起草完畢;綜合性重要材料、規(guī)范性文件根據(jù)情況,適當(dāng)延長時間;年鑒、志體等按規(guī)定期限完成起草或修編任務(wù)。
(二)審核。1、初審。市政府及辦公室公文、材料由起草人所在科室負(fù)責(zé)人初審;由部門代擬或要求批轉(zhuǎn)的文稿,先由相應(yīng)科室負(fù)責(zé)人在內(nèi)容、文字上進(jìn)行初審,初審的任務(wù)是:是否需要行文,文稿觀點、政策、法規(guī)依據(jù)是否準(zhǔn)確,精煉語言、壓縮較長的文字,糾正違反邏輯的陳述,校正文字、標(biāo)點,工作措施是否可行,作深入的修改補(bǔ)充。2、復(fù)審。初審后的文稿由辦公室分管文秘工作的副主任復(fù)核,復(fù)審重點是:進(jìn)一步確定應(yīng)否發(fā)文,確定文種使用,檢查格式是否規(guī)范,附件材料是否齊全。復(fù)審后由辦公室主任確定最后審批的領(lǐng)導(dǎo)。規(guī)范性的文件由法制辦會審。3、審定。政府公文,一般由分管副市長審定;辦公室公文,由主管副主任審定,重要事項送辦公室主任審定。其他綜合性強(qiáng)的重要材料由市長審定;其他專業(yè)性材料由主管副市長、辦公室主任或主管副主任審定。政府及辦公室公文必須附有發(fā)稿箋,并按規(guī)定填寫有關(guān)內(nèi)容。
(三)定稿簽發(fā)。政府大字頭、會議紀(jì)要、公告、通告等由市長定稿簽發(fā);政府小字頭文件由市長或常務(wù)副市長定稿簽發(fā);辦公室文件由主管市長或辦公室主任定稿簽發(fā)。簽發(fā)包括意見、姓名和時間。除規(guī)范性文件外,審核、定稿、簽發(fā)均要在一到二日內(nèi)辦理完畢。
(四)校印。1、打印的公文、材料由起草人進(jìn)行校對,多人起草的明確1-2人校對。綜合科負(fù)責(zé)綜合性政府公文、材料的校對;專業(yè)性政府公文、材料在經(jīng)主管副主任把關(guān)以后,退交專業(yè)科室校對。校對時發(fā)現(xiàn)需修改的地方,需經(jīng)主管副主任批準(zhǔn)。2、校對后的文字差錯率為零,標(biāo)點符號差錯率不超過萬分之三。3、打字室接到政府公文、材料打印任務(wù)后,一般要在三日內(nèi)完成,急件在限定時間內(nèi)完成。4、印制文件要版面干凈、美觀,字跡清楚,裝訂整齊。5、裝訂好的文件,加蓋公章后應(yīng)立即交市政府辦公室機(jī)要科。
三、文件處理
1、文件由市政府辦公室機(jī)要科統(tǒng)一收發(fā)、保管和銷毀。2、文件、電報、信件收到后,機(jī)要科負(fù)責(zé)簽收、分類登記。對需辦理的文件掛簽后及時報送辦公室主任,并按主任批辦意見報呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3、市長批辦件由政府督察室負(fù)責(zé)交有關(guān)部門,并負(fù)責(zé)催辦;各副市長批辦件由各秘書負(fù)責(zé)交有關(guān)部門,并負(fù)責(zé)催辦。要做到緊急文件跟蹤催辦,重要文件重點催辦,一般文件定期催辦。
4、傳閱文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù),隨時掌握文件去向,避免漏傳、誤傳和延傳。傳遞秘密文件,按有關(guān)保密規(guī)定辦理。
5、文件由機(jī)要科按照發(fā)文范圍分發(fā)。發(fā)文要迅速、及時,一般要在當(dāng)日內(nèi)辦理完畢,特殊情況要在次日上午分發(fā)完畢。
6、每件文件留存三份,由機(jī)要科連同底稿一并存檔。辦理完畢的文件,機(jī)要科要按規(guī)定及時整理、歸檔,以便于保管、查找和使用。
四、激勵與約束
基本原則是“誰主辦、誰負(fù)責(zé),負(fù)責(zé)到底”。
1、主管副主任對所分管工作的文字材料從修改、把關(guān)、閱簽到成文全程負(fù)責(zé),享有成績、承擔(dān)責(zé)任。
2、文秘人員在接到辦文任務(wù)時就成為該次任務(wù)的責(zé)任人,對公文起草、送審、報簽、校印、裝訂等各個環(huán)節(jié)全程負(fù)責(zé),承擔(dān)責(zé)任,享有成績。
3、對有印制版記的公文,責(zé)任人以校對人為準(zhǔn);對調(diào)查研究、政務(wù)督查、政府信息等采取署名制的文件,責(zé)任人以署名人為準(zhǔn);對政務(wù)通報等其他不署名或無印制版記的公文、材料,責(zé)任人以指定起草人為準(zhǔn)。
4、屬兩人或兩人以上共同起草完成的公文、材料,由所有起草人共同承擔(dān)責(zé)任,共同享有成績。
5、綜合科室在起草公文、材料時,需專業(yè)科室提供第一手材料的,專業(yè)科室應(yīng)及時提供,材料提供者對其所提供材料負(fù)責(zé)。
五、未盡事宜按《黃驊市行政機(jī)關(guān)公文處理實施細(xì)則》執(zhí)行。
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文秘工作制度
一、運行程序
(一)起草。1.綜合室負(fù)責(zé)縣紀(jì)委監(jiān)察局綜合性公文、材料的起草;各專業(yè)科室負(fù)責(zé)本科室專業(yè)性公文、材料的起草;2.文稿起草要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)。3.由部門代擬的文稿,要由代擬部門負(fù)責(zé)人簽字,幾個部門聯(lián)合起草的文稿,要組織會簽。
(二)審核、簽發(fā)。1.初審。縣紀(jì)委監(jiān)察局及其他科室的公文、材料由起草人所在科室負(fù)責(zé)人初審;2.復(fù)審、審定、定稿。初審后的文稿由分管副書記(局長)復(fù)核、審定,交由書記簽發(fā)。
(三)校印。1.印制的公文、材料由起草人進(jìn)行校對,多人起草的明確1-2人校對。綜合室負(fù)責(zé)綜合性、專業(yè)性公文、材料的校對;2.印制文件要版面干凈、美觀,字跡清楚,裝訂整齊。
二、文件處理
1.文件由綜合辦公室統(tǒng)一收發(fā)、保管和銷毀。
2.文件、電報、信件收到后,綜合室負(fù)責(zé)簽收、分類登記。對需辦理的文件掛簽后及時報送呈報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3.傳閱文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù),隨時掌握文件去向,避免漏傳、誤傳和延傳。傳遞秘密文件,按有關(guān)保密規(guī)定辦理。
三、激勵與約束
基本原則是“誰主辦、誰負(fù)責(zé),負(fù)責(zé)到底”。
1.分管副書記(局長)對所分管工作的文字材料從修改、把關(guān)、閱簽到成文全程負(fù)責(zé),享有成績、承擔(dān)責(zé)任。2.文秘人員在接到辦文任務(wù)時就成為該次任務(wù)的責(zé)任人,對公文起草、送審、報簽、校印、裝訂等各個環(huán)節(jié)全程負(fù)責(zé),承擔(dān)責(zé)任,享有成績。
3.屬兩人或兩人以上共同起草完成的公文、材料,由所有起草人共同承擔(dān)責(zé)任,共同享有成績。
4、綜合室在起草公文、材料時,需專業(yè)科室提供第一手材料的,專業(yè)科室應(yīng)及時提供,材料提供者對其所提供材料負(fù)責(zé)。
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