秘書處制度

管理系青年志愿者協(xié)會(huì)

部門建設(shè)制度細(xì)則

秘書處制度

二○一○年十二月三十一日總則

秘書處是管理系青年志愿者協(xié)會(huì)主席團(tuán)直屬部門。為了讓大家更好了解秘書處的工作、監(jiān)督秘書處，特制定本制度。

秘書處主要職責(zé)：負(fù)責(zé)管理系青年志愿者協(xié)會(huì)的日常事務(wù)、協(xié)調(diào)組織內(nèi)部門之間的開展各項(xiàng)志愿者活動(dòng)、歸納整理組織內(nèi)部檔案資料、下達(dá)主席團(tuán)的各項(xiàng)任務(wù)，并對(duì)主席團(tuán)的各種建議與措施實(shí)行監(jiān)督與幫助。

第一部分秘書處各成員工作職責(zé)

一、秘書長(zhǎng)

1、作為管理系青年志愿者協(xié)會(huì)的一員，參與協(xié)會(huì)的日常管理工作，協(xié)助主席團(tuán)對(duì)各部門的工作做好協(xié)調(diào)工作。

2、負(fù)責(zé)秘書處的對(duì)外工作，協(xié)調(diào)好管理系青年志愿者協(xié)會(huì)與校青年志愿者協(xié)會(huì)以及其他院系青年志愿者協(xié)會(huì)的合作關(guān)系，對(duì)秘書處的工作進(jìn)行全面監(jiān)督，做好上情下達(dá)的工作，及時(shí)做好每次活動(dòng)的登記。

3、根據(jù)主席團(tuán)的要求與現(xiàn)階段的工作重點(diǎn)下達(dá)各部門的相關(guān)工作，并制定工作計(jì)劃，與副秘書長(zhǎng)進(jìn)行溝通與交流工作。

4、負(fù)責(zé)秘書處的工作審核、落實(shí)和工作總結(jié)。

5、負(fù)責(zé)我系青年志愿者協(xié)會(huì)每周的會(huì)議記錄以及各部門會(huì)議記錄的整理工作。

二、副秘書長(zhǎng)

1、直接對(duì)管理系青年志愿者協(xié)會(huì)主席團(tuán)負(fù)責(zé)，接受秘書長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)。在處理決策性問題上及時(shí)與秘書長(zhǎng)進(jìn)行溝通與交流。

2、全面負(fù)責(zé)秘書處的內(nèi)部工作，協(xié)調(diào)干事之間的關(guān)系，在部門會(huì)議時(shí)間向秘書長(zhǎng)反映干事的表現(xiàn)與工作情況。

3、負(fù)責(zé)秘書處各項(xiàng)工作的分配、調(diào)控，協(xié)調(diào)秘書處成員與其他部門成員之間的關(guān)系，并對(duì)部員的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估考核。

4、主管組織人事工作，負(fù)責(zé)組織成員檔案的整理以及活動(dòng)資料的整理。

三、干事

1、積極完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)，在活動(dòng)策劃時(shí)發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)。

2、團(tuán)結(jié)協(xié)作，注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。3、對(duì)工作保持極高的熱情。

4、做好每次組織例會(huì)、部門例會(huì)的會(huì)議記錄工作，登記會(huì)議出勤情況、活動(dòng)出勤情況，匯總會(huì)議借宿后的意見以及討論結(jié)果。

5、負(fù)責(zé)與各部門的聯(lián)系工作，與每周六中午之前將本周的工作總結(jié)、工作計(jì)劃、會(huì)議記錄發(fā)至秘書長(zhǎng)郵箱。

6、負(fù)責(zé)各項(xiàng)活動(dòng)的后勤工作，如：資料收集、維持秩序等。

第二部分規(guī)章制度

一、日常工作

1、秘書處成員要嚴(yán)于律己，嚴(yán)格遵守管理系青年志愿者協(xié)會(huì)的管理制度，建立秘書處良好的形象和聲譽(yù)。如發(fā)現(xiàn)內(nèi)部成員有嚴(yán)重?fù)p害秘書處形象的，當(dāng)給予辭退。2、秘書處成員不得以權(quán)謀私，不得以秘書處或管理系青年志愿者協(xié)會(huì)的名義有越權(quán)行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予批評(píng)、警告、辭退的處分。

3、秘書處成員在執(zhí)行任務(wù)中，出現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)追究負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人的責(zé)任，如因出現(xiàn)一次重大錯(cuò)誤或三次小錯(cuò)誤，給予辭退。

4、秘書處成員如察覺自己無(wú)法勝任秘書處工作，可以向秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)提出辭職，并上交辭職報(bào)告，經(jīng)主席團(tuán)根據(jù)實(shí)際情況討論后，當(dāng)工作移交完整后方可離開。

二、會(huì)議工作

1、管理系青年志愿者協(xié)會(huì)全體例會(huì)每周二中午在3109辦公室舉行（如有特殊情況時(shí)間地點(diǎn)可變），干事應(yīng)提前對(duì)各部門做好通知工作，例會(huì)前專設(shè)一名干事登記本次例會(huì)的出勤情況，并由專人進(jìn)行會(huì)議記錄。

2、內(nèi)部成員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律制度，不得討論與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題，保證討論議題順利進(jìn)行。

3、干事應(yīng)認(rèn)真完成會(huì)議記錄工作，對(duì)于有異議的地方可以會(huì)后進(jìn)行討論解決。

4、如遇特殊情況應(yīng)事先向秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)請(qǐng)假并說(shuō)明事由，無(wú)故不到、遲到早退達(dá)三次者，予以辭退。

三、通訊工作

每次例會(huì)前由秘書處干事向到會(huì)的成員發(fā)送短信通知，具體格式如下：“我是秘書處的XXX，請(qǐng)你與X月X日X時(shí)X分到XXX室開關(guān)于XXXX的會(huì)議，務(wù)必到場(chǎng)，收到請(qǐng)回復(fù)，謝謝�！�

四、培訓(xùn)工作

1、每次納新結(jié)束后，我系分團(tuán)委組織學(xué)習(xí)干部培訓(xùn)班，對(duì)新干事進(jìn)行技能培訓(xùn)，包括對(duì)各部門工作的認(rèn)識(shí)以及相關(guān)的注意事項(xiàng)。

2、每次培訓(xùn)課程結(jié)束后，培訓(xùn)成員需上交心得體會(huì)，由秘書處統(tǒng)一進(jìn)行整理保管。

第三部分獎(jiǎng)懲條例

為了提高部門成員在工作上的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)部門內(nèi)部管理建設(shè)和每學(xué)期將對(duì)部門干事工作成績(jī)進(jìn)行評(píng)定。

對(duì)于成績(jī)優(yōu)異者，將在我校的各項(xiàng)評(píng)選活動(dòng)中給予積分的獎(jiǎng)勵(lì)，在每年上半年“五四表彰”活動(dòng)中獲得“優(yōu)秀青年志愿者”稱號(hào)，在年末的團(tuán)學(xué)總結(jié)會(huì)中獲得“優(yōu)秀青年志愿者協(xié)會(huì)干事”稱號(hào)。

對(duì)于表現(xiàn)不佳者，如違反規(guī)定嚴(yán)重者，給予辭退；違反規(guī)定較輕者，達(dá)三次后給予辭退。

管理系青年志愿者協(xié)會(huì)秘書處

二○一○年十二月三十一日

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秘書處規(guī)章制度

一、部門性質(zhì)

秘書處是讀委會(huì)的重要組成部分，是組織的中樞部門，是與其他部門聯(lián)系的橋梁，直接對(duì)主任委員團(tuán)負(fù)責(zé)。秘書處以“團(tuán)聚力量，共同進(jìn)步”的理念，認(rèn)真、踏實(shí)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度協(xié)調(diào)各項(xiàng)活動(dòng)的展開，服務(wù)于社團(tuán)，致力于打造高效管理、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的先進(jìn)團(tuán)體。為讓大家進(jìn)一步了解秘書處的運(yùn)行模式，共同監(jiān)督改進(jìn)，現(xiàn)制定本規(guī)章制度。

二、工作范圍

1．負(fù)責(zé)讀者委員會(huì)成員檔案的整理。每學(xué)期及時(shí)整理成員檔案，并為新成員建立檔案。

2．協(xié)助主任委員搞好讀者委員會(huì)建設(shè)，主持、負(fù)責(zé)讀者委員會(huì)各項(xiàng)日常事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門有效的開展各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)傳達(dá)各項(xiàng)文件及通知。

3．負(fù)責(zé)日常各類活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)開支結(jié)算工作，管理物品的借用及發(fā)放。4．負(fù)責(zé)社團(tuán)各項(xiàng)會(huì)議的記錄整理；負(fù)責(zé)活動(dòng)資料的整理存檔，年終時(shí)把各項(xiàng)活動(dòng)總結(jié)整理成冊(cè)。

5．根據(jù)讀者工作委員會(huì)章程、管理?xiàng)l例及考核條例，向顧問委員會(huì)提出讀者委員會(huì)學(xué)生干部的任免草案。三、部門制度1．管理制度

①秘書處設(shè)秘書長(zhǎng)一名，協(xié)助主任委員完成日常工作，管理社團(tuán)日常工作。②秘書處設(shè)副秘書長(zhǎng)一名，配合秘書長(zhǎng)完成各項(xiàng)日常事務(wù)，負(fù)責(zé)秘書處職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作，協(xié)助主任委員及各部部長(zhǎng)處理日常事務(wù)。

③秘書長(zhǎng)之間良好溝通，關(guān)注部?jī)?nèi)成員的發(fā)展，決定部門發(fā)展方向，評(píng)定部員考核成績(jī)

④秘書處有部員若干秘書處內(nèi)成員相互團(tuán)結(jié)合作，有條不紊地開展工作，對(duì)本部工作提出建議和意見，并監(jiān)督本部各項(xiàng)工作的開展。

2．活動(dòng)制度

①所有部門舉辦活動(dòng)必須有完整的策劃，經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)或建議，改進(jìn)后活動(dòng)方可實(shí)施。

②活動(dòng)結(jié)束后主辦部應(yīng)立即總結(jié)活動(dòng)，并于兩天內(nèi)上傳至秘書處及備份各部文件夾。

3．值班制度

①值班人員必須遵守值班制度做好當(dāng)日值班記錄，完成當(dāng)日值班任務(wù)。②值班人員必須做好當(dāng)日辦公室衛(wèi)生，并檢查辦公設(shè)施物品有無(wú)損壞，如有損壞及時(shí)上報(bào)。4．例會(huì)制度

①根據(jù)工作需要，秘書長(zhǎng)每周定期召開一次例會(huì)。所有成員必須提前5至10分鐘到場(chǎng)。

②例會(huì)不得無(wú)故缺勤、遲到或者早退。如有事不能參加例會(huì)的成員必須向秘書長(zhǎng)請(qǐng)假，對(duì)于三次不到者，視為自動(dòng)退會(huì)。

③會(huì)議期間所有手機(jī)等通訊工具必須調(diào)成震動(dòng)或關(guān)機(jī)，不得私自交談；會(huì)議期間各成員必須做好會(huì)議記錄，如有異議會(huì)后討論。四、工作要求

1．加強(qiáng)紀(jì)律性，舉辦活動(dòng)不得遲到，統(tǒng)一佩戴胸牌，注意形象。2．尊師敬長(zhǎng)，舉止有禮，服從上級(jí)的調(diào)度。

3．認(rèn)真負(fù)責(zé)，吃苦耐勞，高效高質(zhì)，不能出現(xiàn)拖拉或者不按質(zhì)量完成的情況。

4．尊重他人、言談得當(dāng)，舉止大方、熱情、有禮貌。

5．學(xué)會(huì)隨機(jī)應(yīng)變，善于處理由于一些突發(fā)原因引發(fā)的事情，冷靜、理性、迅速地解決，若個(gè)人不能處理的，及時(shí)聯(lián)絡(luò)各部長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)，及時(shí)解決，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行。

6．發(fā)揮積極主動(dòng)、團(tuán)結(jié)合作的精神，相互配合；同時(shí)，體諒其他成員的難處，工作中相互配合；杜絕出現(xiàn)相互推卸等不負(fù)責(zé)任的行為（若出現(xiàn)，則給予嚴(yán)重警告或勸退處分）。

7．要處處維護(hù)好本會(huì)的形象與聲譽(yù)，不做有損本會(huì)形象的事，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)做違背本會(huì)的事情，則給予嚴(yán)重警告或勸退處分。

8．會(huì)議或活動(dòng)若有其他工作相阻礙，必須親自提前向秘書長(zhǎng)請(qǐng)假，并說(shuō)明請(qǐng)假原因。

9．所有成員潔身自好，不以權(quán)謀私，愛護(hù)公共財(cái)務(wù)。五、獎(jiǎng)懲制度獎(jiǎng)勵(lì)制度

每學(xué)期讀委會(huì)會(huì)對(duì)本學(xué)期學(xué)生會(huì)工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)優(yōu)秀部門進(jìn)行表?yè)P(yáng)，并評(píng)選出本學(xué)期的系先進(jìn)個(gè)人和優(yōu)秀部員，對(duì)工作成績(jī)突出的成員給予獎(jiǎng)勵(lì)。懲處制度本部門成員在平時(shí)工作中應(yīng)實(shí)事求是，禁止徇私舞弊等情況的發(fā)生。對(duì)違反讀委會(huì)會(huì)及本部門章程，損害、破壞本部門榮譽(yù)、利益的成員視情節(jié)輕重分別給予不同處分。

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