怎么開好會議

如何開好會議

作為企業(yè)管理人員，每個人一定會碰上一大堆開不完的會議，如何開好會議，如何使會議開的有成效，如何讓每個人都能各抒己見、各得其所？我工作十年以上，開了數(shù)不清的各類會議，總結(jié)經(jīng)驗，歸納以下十點供大家參考。

1．以積極的心態(tài)看待會議在參加會議以前，一定要以積極正面的心態(tài)參加，要明白開會是一種最直接表現(xiàn)你自己能力的機(jī)會，你的業(yè)務(wù)能力、人際能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力等都會在開會中表現(xiàn)出來。2．要有明確的會議目的開會通常為了三個目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個目的，會前一定要明白會議的主題，圍繞主題有的放矢做充分準(zhǔn)備。

3．精選參加會議的人員會議的參加人員數(shù)量要適度，不能太多，在公司中的層級不能相差太遠(yuǎn)，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。

4．會前要有議程要在會議之前建立清楚的會議議程，并要在會前發(fā)給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)，使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。

5．會前要作準(zhǔn)備參加會議前要根據(jù)得到的會議議程作充分的準(zhǔn)備，包括收集信息、準(zhǔn)備資料，如要在會上發(fā)言不但要準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，還要設(shè)想別人可能會提的問題并作準(zhǔn)備。

6．公開稱贊、私下批評會中要做到就事論事，爭論時不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。

7．開放心胸，容納意見會中要采取民主模式，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

8．設(shè)定時間，準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束要尊重別人的時間，開會一定要準(zhǔn)時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

9．認(rèn)真做好會議記錄一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄，會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。

10．事后追蹤要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整，確保各項會議決議都能完成。

如何開好會議

管公司的大小，每天或者定期都會召開不同性質(zhì)的會議。一個部門一個團(tuán)隊也是一樣會召開不同的會議。那么，怎么做才能開好會議呢？從一個團(tuán)隊的角度來看，可以從下面幾個方面來考慮。

1會議的重要

一個團(tuán)隊中，在開會之前，會議是否有必要召開，可以事先和大家打個招呼。如果召開的話，是否需要全員參加，是否其中的幾個人參加就可以了。2會議的召開人召開會議的人就相當(dāng)于一個項目的領(lǐng)導(dǎo)者，會議的時間，進(jìn)程等等都需要他來控制，所以，召開會議的人必須做好領(lǐng)導(dǎo)工作，注意控制會議的議題，在會議過程中，把大家的話題聚攏到一起。會議過程中一定會阻礙會議進(jìn)行下去的人存在，那么作為會議召開者應(yīng)該在不影響大家積極性的同時，巧妙的把阻礙者的話題給引入正題。

3會議預(yù)定

在公司里召開會議，會議預(yù)定是不能少的。大家都有不同的工作，不可能隨時就能放下工作開會，所以召開會議的人應(yīng)該根據(jù)會議的議題提前一周或者一天把會議預(yù)定發(fā)給大家。會議預(yù)定中不能缺少的部分包括：主持人；會議時間；會議地點；會議議題。如果會議臨時因為有事情不能召開，也應(yīng)該及時通知大家。

4會議召開

在召開會議的時候討論的內(nèi)容最好不要超過5條，因為內(nèi)容太多，容易產(chǎn)生干擾，達(dá)不到預(yù)期的效果，而且會議時間不宜超過2小時，人的大腦在經(jīng)過兩小時左右的會議時已經(jīng)非常疲倦，大家也不會那么積極了。另外，在會議提出來的議題，應(yīng)該在本次會議中提出解決方案，并且通過大家的同意，作為最終決定在會議總結(jié)中發(fā)給大家。如果此次沒有結(jié)果的應(yīng)該把下次會議的時間確定好，并通知大家。

5會議總結(jié)

每次開完會，主持人應(yīng)該有個總結(jié)，比如本次會議的議題是什么，已經(jīng)決定了哪些等等這些內(nèi)容由會議記錄員負(fù)責(zé)把開會的內(nèi)容記錄下來，會后總結(jié)好發(fā)給每個與會者。

怎樣開好會

會議是業(yè)務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)，全世界每天要開千百萬次會議。無論你是與會者還是主持人，《會議》一書有助于你改進(jìn)開會能力，使會議開得高效成功。本書提供開好正式或非正式會議的各方面具體建議，從最基本的準(zhǔn)備到合理安排座位，到最后閉會。全書101條簡明扼要的提示，提供更重要的如何達(dá)到目的的信息。而自我評估練習(xí)則使你能常規(guī)地評價圖標(biāo)你的進(jìn)步。本書提供的寶貴建議可供你再三使用，使你成功開好會議的信心增加，能力提高。

使會議開得卓有成效

開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，并且要開得簡短有效。1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。

2.如果某個問題不開會也能解決，就不要開會。

3.要認(rèn)真考慮，是甚么使會議成功，反之又是甚么使會議不成功。4.要考慮：如果不開這個常規(guī)會議又會怎么樣。5.請記住，上級主管參加會議會抑制討論。

6.在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松。7.要熟悉正式會議的各種程序規(guī)則。

8.要注意正式會議所具有的一切法律要求。

9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。10.信息要加以選擇，避免過多。11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。12.通過限制網(wǎng)上會議時間使會議完善。13.電話會議上發(fā)言時要重復(fù)你自己的姓名。14.仔細(xì)考慮你要召開的會議的類型。15.會議要盡可能小，以免分散注意力。

16.在容易看見的位置上放一個表或鐘，以便掌握時間。17.凡輔助文件均應(yīng)與議程一并發(fā)出。18.會前先拉幾個盟友。

19.開會前必須確信一定能達(dá)到會議目的。

20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。

會議準(zhǔn)備

為準(zhǔn)備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r間、適當(dāng)?shù)牡攸c前來參加會議，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。

21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。22.決定開會時間前要先考慮交通時間。23.如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會議。24.在議程各個項目旁列出發(fā)言人姓名。

25.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結(jié)束后。26.任何議程變動都必須通知主持人。27.議程要盡可能短小簡單。28.盡量將議程限制于一頁紙上。

29.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態(tài)最好時討論。30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設(shè)施。32.必須將電話轉(zhuǎn)移出會場。

33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。

34.要求你的后勤人員核實會場當(dāng)?shù)毓�共交通的線路站點、運行時刻表和季節(jié)變化。35.要找個確保沒有干擾的會場。

36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。37.使用圓桌可使會議定調(diào)為非正式。

38.務(wù)必使全體與會者既能看見又能被看見。39.座位之間應(yīng)有一臂長的間隔。40.不能讓與會者受太陽直接曝曬。41.要求與會者關(guān)閉移動電話和傳呼機(jī)。

42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。44.要謹(jǐn)防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。45.要確保特殊飲食在需要時能有供應(yīng)。

46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。

出席會議

一個會議的每個參加者都有責(zé)任確保會議達(dá)到目的。故而要預(yù)先準(zhǔn)備，積極發(fā)言，使每次會議都有成效。47.會前擬出自己的發(fā)言稿。

48.和其它參與者在會前詳細(xì)討論并解決有問題的議案。49.要保持積極的臉部表情和音調(diào)。

50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。51.開始發(fā)言前先作深呼吸。

52.既然一個意見是你自己的意見，你就應(yīng)該信心十足地講述。53.不要打斷別人發(fā)言，而應(yīng)讓他們暢所欲言。

54.要用不同的詞匯講述相同的意思，使之更生動有趣。55.談判時要識別任何有一致性的地方。56.為使每次會議成功，你要盡到個人責(zé)任。57.鼓勵那些在常規(guī)會議上輪流當(dāng)主席的人。

58.即使你要否決某項動議，也要盡量找出至少一處共同點。59.作為一名主席，要確信你能聽得進(jìn)各種觀點。60.必須按照議程順序作會議記錄。

61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍。62.根據(jù)會上所做筆記，會后立即寫出會議記錄。63.會議記錄寫完后，還要使句子簡短中肯。

主持會議

每個會議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會議順利進(jìn)行，成功結(jié)束。

64.要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。

65.要求某些與會者就你主持會議的表現(xiàn)作出真實的反饋。66.盡量于會前認(rèn)識新來者。

67.要于會前透徹研究主要觀點的領(lǐng)袖。

68.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結(jié)束。69.會議一開始就告訴與會者會議計劃需進(jìn)行多長時間。70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。71.要制止支流辯論和私下交談。

72.請發(fā)怒的與會者談?wù)劙l(fā)怒的原因，以此消弭憤怒。73.要用積極的響應(yīng)鼓勵遲疑的與會者。74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象。

75.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩。76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。77.要掌握適用于會議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。78.用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。79.必須清楚每次會議的規(guī)則。

80.開會時要盡量使大多數(shù)與會者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。81.要改變會議氣氛，須先改變議題。

82.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議。84.確保各項決議記錄在案。

85.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會議。86.向每位到會者、所有的發(fā)言人致謝。87.要區(qū)別書面規(guī)則與非書面儀式。

88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準(zhǔn)確性。89.向與會者提供收發(fā)信件服務(wù)。90.首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。91.應(yīng)在簽名報到臺旁設(shè)一信息臺。

92.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權(quán)威。93.要為小組委員會制定準(zhǔn)則。

94.不要過多使用程序，因為這樣有可能會抑制自由討論。95.可將復(fù)雜問題委托給一個工作小組，由他們晚些時候匯報。96.請記住，你有權(quán)決定何時閉會。97.為重要會議錄像，以便將來參考。98.要盡可能簡化程序規(guī)則。

99.面對抗議示威要保持冷靜，示威可能會自行消失。100.如果與會者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會。

101.預(yù)先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規(guī)則。

擴(kuò)展閱讀：如何開好會議

可以肯定，沒有多少人喜歡開會；甚至“開會”已成為相聲大師馬三立段子里的笑料……但不容否認(rèn)，全球所有組織，包括企業(yè)，依然需要通過頻繁開會來實現(xiàn)團(tuán)隊溝通。然而，即便你作好了心理準(zhǔn)備，但在了解開會究竟占用了我們多少時間后，你仍會感到吃驚。

研究群體協(xié)作的專家邁克爾.多伊爾和大衛(wèi).斯特勞斯曾合寫過一本《開會的革命》。按照書中所言：如果你是一個普通職員，你一生中用以開會的時間，保守估計也有9000小時（即連軸轉(zhuǎn)逾一年）以上；如果你是一個中層管理者，每周可能有大約35％的時間用于開會；如果是高層管理者，更可能超過50％.從財務(wù)數(shù)字來講，大多數(shù)組織“直接”花在開會上的費用，占行政預(yù)算的7％到15％，還不包括以會議為名義的其他開銷。

面對花費了如此多精力和財力，而且在看得見的未來還離不開的“會議”，我們在抱怨開得太多而效率太低之后，最終有意義的行動，唯有用心琢磨如何才能開好會。尤其在這個經(jīng)濟(jì)寒冬，相信不管是冬眠還是冬泳的公司，只要還活著，都會召開比平時更多的會，以期望找到繼續(xù)活下去的辦法。

我們每天都在操演的會議，為什么始終開不好？怎樣才能開好會？如果會議目標(biāo)不清晰，如果會前準(zhǔn)備不充分，那……其實這不就是我們身邊的常態(tài)嗎！會，怎么就那么長？

聽說過熬夜，可聽說過“熬會”嗎？

在“文山會�！敝�后，這可是表達(dá)對開會反感與無奈的最新名詞。其實“會”本身并無過錯。大到國際政界，小到一個企業(yè)，許多問題不開會還真沒法解決�？删褪沁@么重要的會，卻甚至成為最容易讓人偏頭痛的“頭等大事”。究其原因，最大訴狀即在于冗長。而且特別奇特的是，越是冗長的會議越是難以有效果，開了等于沒開。那么會議，怎么就那么長呢？只會不議，議而不決

好不容易熬到部門大領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束了整整一小時的發(fā)言，五個項目組組長各自用長達(dá)幾十頁的PPT匯報了各自小組的工作盡管對于其中的多數(shù)小組，你并不了解，也不明白他們說了些什么，但這又使會議增加了兩小時。

真正的討論階段開始了該如何最大限度地把成本降下來。無數(shù)人從昏昏欲睡中醒來，卻又陷入到交頭接耳中。五十多號人，你一句我一句，你見縫插針才搶到10分鐘，把你準(zhǔn)備了一個通宵的成果仔細(xì)匯報了一番。但是此時已華燈初上，會議在喧囂中宣布結(jié)束下次再議。

點評：這是許許多多企業(yè)開會時常有的景象�；蛘咧弧皶�”不“議”，把會議變成純粹的報告會；或者議而不決，只設(shè)定會議主題，卻沒設(shè)定目標(biāo)。白白地浪費了會議的財務(wù)成本和參與者的精力、時間，卻完全沒實現(xiàn)會議的效益。而在報告和單純的議論中，時間消逝，會議就這樣無限度地被拉長了。站在不對等的平臺上

平時整個部門都在各忙各的，部門會議只是分配任務(wù)的代名詞。誰料到，同事小王突然遭遇難題，部門會上經(jīng)理要求大家必須獻(xiàn)計獻(xiàn)策。但問題是，沒人知道小王所負(fù)責(zé)的項目具體是做什么，進(jìn)展如何，無從說起。于是，小王花費了一小時來詳細(xì)介紹情況。但盡管如此，大家出的“謀”劃的“策”依然有許多并不適合他。最后，會議變成更熟悉情況的部門主任和小王兩個人的相互討論，而可憐的大家淪為“陪會”者，生生熬了兩個小時，因為不斷走神，到最終也沒明白究竟問題是什么。點評：開會的一個重要目的當(dāng)然是交流，解決問題。但一旦交流者處于不對等的平臺上，就會因為首先要相互了解而大大延長了會議的時間。而且，這種不對等情況下的交流，效率也必然大打折扣。各色問題一鍋燴

今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召開家庭“會議”，本來想討論一下晚餐怎么安排。結(jié)果卻從過生日討論到今年該去哪里度假，從度假想到可愛的兒子，進(jìn)而討論到今天誰到學(xué)校接孩子的議題。

談話結(jié)束的時候，似乎什么成果也沒有，你們依然沒決定晚上該去哪里晚餐，今年該到哪里度假，甚至晚上誰去接孩子也沒定。

點評：其實企業(yè)里的會議也常常如此。戰(zhàn)略問題和戰(zhàn)術(shù)問題常�；鞛橐徽�，領(lǐng)導(dǎo)冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會兒是極其具體的遲到要罰款多少，一會兒是公司面對經(jīng)濟(jì)危機(jī)該如何轉(zhuǎn)型。問題是，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。因而不可能每個人都同時跟隨主題推進(jìn)。來回扯皮之間，時間大段大段地消耗過去，而且往往難以形成有效的決議。一個個冗長而低效的會議，就這樣誕生了。而且還在不斷誕生著，比如此刻。如何召開一個有結(jié)論、有效率、不招煩的會議？開好會議有訣竅！

許多經(jīng)理人都常常感嘆，為什么自己總有開不完的會？會議不僅多，而且總是那么長。本打算開一個小時的，最后兩個小時也解決不了問題。如何做才能擺脫這種狀況？會前要做哪些準(zhǔn)備？

對部門主管來說，即使是小型的會議，也不能疏忽會前準(zhǔn)備工作，這直接影響著會議的效果。

首先，設(shè)計好會議議程和議題。作為部門主管，通常都會在會前設(shè)計好要討論的議題。比如：總結(jié)上周工作、匯報下周工作，溝通重要項目的實施情況、提出新項目或課題等。但是許多主管卻常常忽視一件事，就是議題雖然設(shè)計好了，但是需要達(dá)成的目標(biāo)、需要決定的要點、采取什么樣的溝通形式（比如：頭腦風(fēng)暴），卻沒有提前考慮好。

于是，會議就變成了無休止的溝通和討論，頭緒越來越多，根本無法達(dá)成任何結(jié)果。因此，主管在會前要做的是加法，盡可能將議題細(xì)化：討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實施方案、完成時間等都要有明確的設(shè)定；而在會中，則要做減法，要把議題清晰地引向你設(shè)計的方案中。

其次，會前幾天要公布議題。主管不但要自己明晰議題，更要讓大家知道。許多部門會議，員工在會前對要討論什么都一無所知。沒有準(zhǔn)備之戰(zhàn)，又如何打得勝呢？主管要盡可能在會前兩三天，哪怕是前一天通知大家會上要討論的內(nèi)容，可以讓大家做一個較充分的預(yù)習(xí)和準(zhǔn)備，必能使效率倍增。

再次，確定參加者。有的主管會說，部門總共就這十幾個、幾十個人，所有內(nèi)容都大家一塊討論唄，也能多些參考意見。但事實上，讓許多與議題無關(guān)的人參會，只會讓會議效率變得更低。比如：非相關(guān)人在不明情況下發(fā)言，其意見的參考價值會大大減弱，甚至?xí)�誤導(dǎo)相關(guān)人的看法，同時會議時間也必然增長。事實上，對于那些非相關(guān)人，不如干脆不要浪費他們的時間。或者，對于有必要讓更多人了解的決議，可以由主管進(jìn)行會后通報，或者用簡報的形式去通報亦可。

會中為什么愛“跑題”？

為什么設(shè)計好的議程，在進(jìn)程中總會出現(xiàn)“跑題”現(xiàn)象？

首先，明確會議討論方向。在會議中，常會出現(xiàn)討論層面不清晰的狀況。比如：有的人在討論戰(zhàn)略層面，而有的人已經(jīng)在討論戰(zhàn)術(shù)層面的問題了。最讓人遺憾的，有時會議看似開得很熱鬧，可一總結(jié)才發(fā)現(xiàn)，連最基礎(chǔ)的戰(zhàn)略問題其實都沒有確定下來，其他不都是徒勞嗎？因此，會議到底是要討論戰(zhàn)略層面，還是戰(zhàn)術(shù)層面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。

其次，抓住會議核心人物。在任何團(tuán)體和活動中，都會有核心人物，而他并不一定是位高權(quán)重者，但他一定是最具有影響力和說服力的人。因此，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時引導(dǎo)和糾正他們的討論方向，就能使會議效果事半功倍。

同時，會議主持人一定明確自己的立場，不可把自己當(dāng)成個局外人：讓他們?nèi)ビ懻摪�，自己只是組織者和教練的角色而已。但也不能相反。主管一定要明確：開會的目的是為了汲取更多人的智慧和意見，而不是主管個人的演講會。要知道，如果你太多地發(fā)表意見，很容易限制和誤導(dǎo)大家的思維。

再次，不要讓氣氛淹沒實質(zhì)。有時，主管為了營造一種溝通的氣氛，偶爾會拋磚引玉，但是有時磚難免會拋得“遠(yuǎn)”了一點兒。或者是有人在發(fā)言中，說了句笑話，接下來的發(fā)言者，可能一不自覺就引申到了其他內(nèi)容上。其實，“跑題”很多時候都是不由自主發(fā)生的。

因此，主管此時就要及時“喊�！保�如果一個話題，被四個人說跑了題，那么離題就已經(jīng)十萬八千里了，這完全是一個級數(shù)效應(yīng)。會后難道還有事嗎？

首先，別忘總結(jié)。在一個部門會議中，通常會對幾個議題進(jìn)行討論。有很多會議都是虎頭蛇尾，只要所有議題都討論過，會議也就隨之結(jié)束了。這看似節(jié)省了時間，而實際上卻不可取。主管在會議結(jié)束前，一定要適當(dāng)?shù)乜偨Y(jié)要點，再次明確每項任務(wù)的責(zé)任人、工作要點、完成時間等，要將會議上達(dá)成的一致成果加以總結(jié)。這不僅能讓員工再次明確自己的責(zé)任，還具有很強(qiáng)的提醒功能。

其次，要做好會議紀(jì)要。也許主管會說，每個參會者都做了記錄，還用多此一舉嗎？事實上，會議紀(jì)要是一個很重要的部門資料，尤其對于達(dá)成了明確目標(biāo)、責(zé)任人、注意事項、完成時間等內(nèi)容的成果，都是對項目、個人、成果進(jìn)行考核的依據(jù)。

再次，會議結(jié)果不要有模糊字眼。在許多會議結(jié)束后，都常常沒有確切的結(jié)果，比如：“基本上同意”、“大致通過”這樣的話，要盡可能減少甚至拒絕。因為這樣的話根本沒有意義。因此，會議一定是要有明確結(jié)果。哪怕沒有明確結(jié)果，也要給出達(dá)成結(jié)果的時間。三星會議的三原則

韓國三星集團(tuán)曾經(jīng)出過一本書《開會就要學(xué)三星》。為什么三星會將開會這樣的“小事”出一本書？是因為，三星認(rèn)為會議文化的差異，將直接影響一個公司的經(jīng)營業(yè)績。在三星會議中，有三個最基本的原則不可不知。

第一個原則：周三不開會。對于許多公司而言，開會一般是不會考慮哪天不宜開會的。而在三星，則確定了周三不開會。因為這一天，無論是員工的工作狀態(tài)還是業(yè)務(wù)，都是處于最高潮的時候，一定要抓住這個良好的狀態(tài)服務(wù)于工作。

第二個原則：會議時長1小時，最多不超過1.5小時。召開會議時，三星還會將一個定量為一小時的沙漏，放置在會議室中，為嚴(yán)格遵守時間施加了無形的壓力。而三星這么做，也是有充分科學(xué)依據(jù)的，專家稱：一個成年人集中精力的時間，不超過兩個小時。同時，為了避免閑談或因無關(guān)的事浪費會議時間，三星還采用了可使效率提高兩倍的站立式會議形式。因為，據(jù)說人的大腦活動最活躍的時間是在站立的狀態(tài)下，并且是確定好了結(jié)束時間的時候。

第三個原則，將會議內(nèi)容整理成一張紙。有時只要一說會議結(jié)束了，至于談了什么、結(jié)果是什么、必須實施的內(nèi)容就記不清楚了。因此，三星規(guī)定：會議內(nèi)容要由專人整理好，發(fā)給參會者和相關(guān)人員，同時，這份記錄一定要是簡潔的一張紙。管理能管理好員工，但你能管理好會議嗎？也許，這本來就是一回事。會議也需要管理當(dāng)好主持人

多數(shù)時候，部門會議的主持人就是部門主管本人。但是，主管們，你是否真正知道，主持人的責(zé)任有多重大？

溝通漏斗可以告訴你：如果一個人心里想的是100％，那嘴上說的就是80％，別人聽到的則只有60％，別人聽懂的變成40％，而別人行動，最后只有20％。

溝通的效率是如此之少……而即便這20％是否能保證，還系于主持人。主持人能否引導(dǎo)大家真的說出80％，又能讓其他人真的聽懂40％？主持人究竟需要怎樣的管理會議技巧？

其實很簡單，那就是“聽”和“說”。你會“聽”嗎？

每個人都會聽，但對主持人來說，要做的是真正“中立”地聽。把自己的思想、期待、成見和愿望暫時全部拋棄，全神貫注地來理解講話者的內(nèi)容，和他一起去體驗，感受整個過程。這可是一種管理技巧。要知道這看似簡單，實際上你未必能做得到。

傾聽本身就是一種互動。來點兒眼神的碰撞，點頭，簡短的“不錯”、“是的”等小反饋，或者把身子稍微前傾，如此可以增強(qiáng)對方的被尊重感，激發(fā)他的發(fā)言熱情。最關(guān)鍵的則是重復(fù)和總結(jié)。重復(fù)和總結(jié)既是對發(fā)言者最有效的反饋，也有助于幫助大家準(zhǔn)確理解發(fā)言者的意思，提高溝通效果。

傾聽還是一個排除“雜質(zhì)”的過程。比如：有些發(fā)言者天生就是個“跑偏的人”。他可能在講與主題無關(guān)的故事，很久才進(jìn)入主題，或者講得太模糊。還有些人則喜歡攻擊別人，總是給予消極的意見。主持人真正去全神貫注地聽，就會迅速發(fā)現(xiàn)這些偏離點，馬上采取對策，比如：給予一些非語言性的暗示，低頭看看手表，或者提議“能給點具體的建議嗎”。

非常常見的情況還有上邊開大會，下邊開小會。一旦出現(xiàn)這種情況，最有效的辦法是主持人“不說”，示意發(fā)言者也“不說”，想想看什么效果？會場突然安靜下來，開小會的人自然就不開了�！罢f”的技巧

除了聽，當(dāng)然還要說。

一個很重要的說話技巧是探詢。員工發(fā)言常常是不假思索的，或者過于激動或者表達(dá)能力欠佳，往往使其他人不知所云。這時候主持人要了解他的真實意見，例如：“那結(jié)果怎么樣呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”不過，探詢之后并未結(jié)束。在發(fā)言者回答之后，主持人還需要繼續(xù)呼應(yīng)確認(rèn)，比如：“我明白你的意思了”，“我認(rèn)為問題是……”如此，一個完整的溝通過程才算完成。

會議中，總難免有反對意見。對反對意見，主持人尤其要確保自己和大家都明白。這時候可以采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。例如：“剛才某某的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說：“你剛才是說的這個意思，對嗎？”在測試之后，再把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論得非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”使與會者一目了然。

在會議中，把大家的意見集中是主持人的一項重要功能。這也是需要很高技巧的。在會議進(jìn)行到一個小階段時，主持人需要將大家表達(dá)的思想按照層次逐級歸納，從低到高，并引導(dǎo)大家達(dá)成一致；下一個階段也如此，再引導(dǎo)大家進(jìn)一步達(dá)成一致，如此遞進(jìn)，最終達(dá)成整個會議的一致。在這個過程中，也有幾句常用的說法可以借鑒，例如：“現(xiàn)在第一個問題討論完了，接著我們再進(jìn)一步，第二個問題你怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個方案呢？”

最后需要強(qiáng)調(diào)的是，一旦發(fā)現(xiàn)會議中有人在打瞌睡，就要考慮會議是不是進(jìn)行得太長了？這時候可以休息五分鐘，或者把會議議程加快。

還有一個來自西方企業(yè)的觀點：主管不能主導(dǎo)會議。主管只是會議的參加者之一，但他仍然擁有其他權(quán)力和職責(zé)，包括做最后的決策。此點也供主管們參考。呵呵,會議通知流程一定要做完美!!通知入住人員帶身份證是重中之重!最好把房間號提前分好!

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