新版的《黨政機關公文格式》，仍然將信函、命令、紀要三個文種列為特定格式的公文。與標準格式公文相比較，三個特定格式的公文各有五個特定之處。

一、信函格式的五個特定之處

1.頁邊距小于標準格式公文的頁邊距。標準格式公文的上、下頁邊距是37mm和35mm，信函格式公文的上、下頁邊距是30mm和20mm；標準格式公文的左、右邊距是28mm和26mm，信函格式公文的左、右邊距都是20mm±1mm。信函格式公文的四個頁邊距都小于標準格式公文的頁邊距。

2.份號、密級和保密期限、緊急程度諸要素的位置標識不同。標準格式公文如果有份號、密級和保密期限、緊急程度等要素，則按順序自上而下分行頂格排列在紅色分割線之上的版心左上角。而信函格式公文如果有份號、密級和保密期限、緊急程度等要素，卻是按順序自上而下分行排列在紅色分割線之下的左版心頂格的位置。

3.發(fā)文字號的位置標識有區(qū)別。標準格式公文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空二行、紅色分割線以上的居中位置（如有簽發(fā)人，發(fā)文字號則標識在紅色分割線之上4mm處左版心空1字的位置）。而信函格式公文的發(fā)文字號卻標識在紅色分割線之下4mm處版心右邊緣頂格的位置。只有公函才這樣標識發(fā)文字號。

4.紅色分割線的長度及位置標識不同。標準格式公文的紅色分割線是實線，其長度為156mm，它編排在發(fā)文字號之下4mm的位置。而信函格式公文的紅色分割線為武文線（上粗下細）或文武線（上細下粗），其長度為170mm。其中，武文線標識在發(fā)文機關標志之下4mm處，文武線標識在距下頁邊20mm處的地方。

5.首頁不標識頁碼。標準格式公文的首頁頁碼置于首頁公文版心下邊緣之下7mm處，數(shù)字左右各有一條一字線，單頁碼居右版心空一字，雙頁碼居左版心空一字。而信函格式公文首頁不顯示頁碼，從第2頁開始才顯示同標準格式公文頁碼要求一樣的“—2—”。所有公文中只有信函格式公文首頁不顯示頁碼。

二、命令格式的五個特定之處

1.發(fā)文機關標志上邊緣至版心的距離不同。標準格式公文其發(fā)文機關標志上邊緣至版心的距離，不論是上行文、平行文、下行文都是35mm。而命令格式公文其發(fā)文機關標志上邊緣至版心的距離則是20mm，比標準格式公文小15mm。

2.結(jié)構(gòu)上沒有版頭和版記部分。標準格式公文的結(jié)構(gòu)一般由版頭、主體、版記三部分組成。版頭部分包括份號、秘級和緊急程度、保密期限、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號等要素；版記包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素。而命令格式公文則沒有版頭和版記部分，它直接在上版心下空20mm處寫“發(fā)文機關標志+命令(令)”作正文的標題，結(jié)構(gòu)上只有正文一個部分。

3.發(fā)文機關標志的組成不同。標準格式公文的發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，它是版頭的要素之一。而命令格式公文的發(fā)文機關標志卻是發(fā)文機關全稱加“命令”或“令”字組成，明確規(guī)定不使用“規(guī)范化簡稱”，這是為了從表現(xiàn)形式上突出命令公文的權(quán)威性和嚴肅性。

4.發(fā)文字號的位置及組成不同。標準格式公文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空二行的居中位置（上行文例外），其構(gòu)成由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號三部分組成。而命令格式公文發(fā)文字號（即令號）的位置雖然也標識在標題下空二行的居中位置，但其組成是“第××號”,“××”是發(fā)文序號，發(fā)文序號自發(fā)第1號令開始，不受年度限制，這與標準格式公文發(fā)文順序號以年度為界的要求不同。

5.生效標志不同。標準格式公文，一般在文尾（或附件說明）右下方署單位名稱并蓋章就視為生效（如果是上行文還要在版頭紅色分割線之上居右空一字署“簽發(fā)人”三字及姓名）。而命令格式公文的生效標志卻是在文尾（或附件說明）右下方空一行標志簽發(fā)人職務姓名為生效標志，寫法是先寫簽發(fā)人職務，后空一字寫簽發(fā)人姓名，姓名最后一字與右版心空四字。不蓋單位印章。

三、紀要格式的五個特定之處

1.版頭的發(fā)文機關標志和發(fā)文字號組成不同。標準格式公文，它的發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；發(fā)文字號由機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。而紀要的發(fā)文機關標志卻由“××××紀要”組成，“××××”可以是“會議名稱”，可以是“發(fā)文機關+事由”；發(fā)文字號則由“第××次”組成，“××”是會議次數(shù)，它與標準格式公文發(fā)文字號的組成不同。

2.主體部分沒有主送機關等要素。標準格式公文的主體部分一般由標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、附注等要素組成。而紀要格式公文的主體部分則只有標題和正文兩部分，沒有主送機關、發(fā)文機關署名、成文日期等要素；但正文結(jié)尾卻增加了會議出席、缺席人員的姓名、單位、職務等項內(nèi)容。

3.正文結(jié)尾字體和字號要求不同。標準格式公文的正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三部分，這三部分內(nèi)容規(guī)定都使用3號仿宋體字。而紀要正文的結(jié)尾卻規(guī)定不使用3號仿宋體字，而是在結(jié)尾下空一行左空二字將分行標注出的出席、請假和列席人員名單及單位和職務名稱，用3號黑體字標識。

4.生效標志以簽發(fā)人簽字為準。標準格式公文除了上行文需簽字還要蓋章才能生效外，其他標準格式公文只要加蓋單位印章就視為生效。而紀要卻不蓋單位印章，而是以會議主持人作為簽發(fā)人簽字為生效標志，其寫法是：簽發(fā)人及姓名標注在版頭紅色分割線之上居右版心空一字的位置，與居左版心空一字的發(fā)文日期中間空開，平行編排。

5.落款處不寫單位署名和成文日期。標準格式公文如果是單一機關發(fā)出的不蓋章的公文，規(guī)定是在正文（或附件說明）后下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，成文日期首字與發(fā)文機關署名首字右移二字。而紀要則明確規(guī)定在落款處不蓋章、不署單位名稱、不寫成文日期。

（作者單位：甘肅省張掖市職業(yè)中等專業(yè)學校）

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