黨政公文在行文原則、語(yǔ)言要求，尤其是格式上存在諸多差別是沒(méi)有必要的。觀察黨政公文的發(fā)展歷程，也可以發(fā)現(xiàn)黨政公文雖然各有所側(cè)重，但是在其條例和辦法的一再修改過(guò)程中，已經(jīng)呈現(xiàn)出明顯的趨同性，不論在內(nèi)容還是形式上，它們的面貌越來(lái)越接近。

因此對(duì)黨政公文加以改革勢(shì)在必行，改革的總原則是：刪繁就簡(jiǎn)、存異求同、方便實(shí)用、提高效率，即在不影響公文本質(zhì)的前提下，將能統(tǒng)一的公文要素全部統(tǒng)一起來(lái)，例如公文的行文規(guī)則、語(yǔ)言要求、處理原則，以及公文的格式。

要對(duì)黨政公文進(jìn)行改革，首先要將公文納入法制軌道，通過(guò)制定《公文法》改變黨政機(jī)關(guān)各自制定公文寫(xiě)作原則和處理方法的現(xiàn)狀�？紤]到通過(guò)立法程序統(tǒng)一黨政公文比較復(fù)雜的實(shí)際情況，可以先采取理論工作者和實(shí)際工作者相結(jié)合的方式，制定一套實(shí)用、簡(jiǎn)潔、通用的公文處理?xiàng)l例或辦法。

黨政公文改革的主要內(nèi)容有：有關(guān)的概念的統(tǒng)一，特別是反映工作活動(dòng)及其流程的工作術(shù)語(yǔ)，從詞形到釋義應(yīng)完全一致，以建立起共同的工作語(yǔ)言；有關(guān)公文文種的統(tǒng)一，主要是針對(duì)黨政機(jī)關(guān)通用的公文文種統(tǒng)一規(guī)定其名稱(chēng)、性質(zhì)和適用范圍，要保證對(duì)同一文種的所有表述完全一致；行文規(guī)則基本精神的統(tǒng)一，也就是針對(duì)既適用于黨的機(jī)關(guān)，又適用于行政機(jī)關(guān)的規(guī)則作出一致性的規(guī)定；重點(diǎn)在于公文格式的統(tǒng)一，包括公文各個(gè)組成部分的名稱(chēng)和在頁(yè)面上的位置編排，以及紙型、裝訂等具體規(guī)定。規(guī)范、準(zhǔn)確、精心安排的公文格式，可以使公文莊重鮮明、整齊美觀，既能充分體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)，又能方便公文閱讀、處理和保管。

黨政公文改革需要堅(jiān)持以下幾個(gè)原則：

1.簡(jiǎn)潔性原則。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，公文是一種工具，是黨和政府等各種機(jī)關(guān)團(tuán)體進(jìn)行管理的工具，簡(jiǎn)化、便利是其工具性的重要要求。只有簡(jiǎn)單方便，才能降低操作難度，減少中間轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，被人們有效掌握、快速推行，提高公文處理的速度和質(zhì)量。

在黨政公文格式的眾多差別中，有許多只是名稱(chēng)的差別，實(shí)際上所指相同，那就應(yīng)該統(tǒng)一稱(chēng)謂，“同其名求其實(shí)”。像黨的公文之份號(hào)、密級(jí)、秘期、版頭、印刷版記，亦即行政公文之份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、保密期限、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，兩者相差不大，只是一簡(jiǎn)一繁，就是簡(jiǎn)單的稱(chēng)謂也并非令人難以理解。建議根據(jù)簡(jiǎn)潔性原則，將之統(tǒng)一為簡(jiǎn)潔的稱(chēng)謂，例如份號(hào)、密級(jí)、秘期、版頭、印刷版記（進(jìn)而將其與主題詞和抄送機(jī)關(guān)一起歸入版記中）。

還有附注，黨的公文專(zhuān)指印發(fā)傳達(dá)范圍，行政公文還包括其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，如“請(qǐng)示”需在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。雖然黨的公文附注內(nèi)容單一，但是也屬于需要說(shuō)明的事項(xiàng)，兩者完全可以將稱(chēng)謂統(tǒng)一為“附注”。

這一點(diǎn)尤其應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在主題詞的標(biāo)引上，《條例》規(guī)定黨的公文應(yīng)標(biāo)引5~10個(gè)主題詞，而且自由主題詞還需標(biāo)引它的多個(gè)上位主題詞，這實(shí)在很麻煩；行政公文只要求標(biāo)注3~5個(gè)主題詞，而且自由主題詞直接標(biāo)引就可以了，這才夠簡(jiǎn)潔。況且在實(shí)際工作中，黨的公文也很少有標(biāo)引5個(gè)以上主題詞的，這充分說(shuō)明了主題詞數(shù)量以3~5個(gè)為宜，自由詞也沒(méi)有必要標(biāo)引出上位詞。

2.美觀性原則。黨的公文，如果密級(jí)、秘期、緊急程度都具備的話(huà)，依照《條例》，它們都應(yīng)位于首頁(yè)的左上角，加上位于左上角的份號(hào)，共三行，而行政公文則將密級(jí)、秘期、緊急程度放在右上角的位置，加上位于左上角的份號(hào)，一左兩右共兩行。很明顯，前者不如后者平衡對(duì)稱(chēng)，從美觀角度來(lái)講，可以將二者統(tǒng)一為后者的形式，同時(shí)依據(jù)簡(jiǎn)潔性原則，去掉行政公文中密級(jí)兩字之間的空格。對(duì)于上行文如果需要有簽發(fā)人而且比較多的話(huà)，簽發(fā)人的排列方式，黨政公文的要求是不同的，黨的公文要求按照先上下后左右的方式排列，而行政公文只要求上下排列�？紤]到位于左側(cè)僅占據(jù)一行位置的發(fā)文字號(hào)，從平衡美觀的角度看，黨的公文的排列方式似乎更好一些。

3.方便性原則。黨的公文版頭有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)+文件、發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)+文種。而且在后一種中，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)與文種的字體樣式、大小、顏色均有差別，具體又有四種不同的形式，適用于不同的范圍。這樣不僅繁瑣難記，而且常常讓人分不清在何種情況下使用何種形式。其實(shí)公文最主要的差別就在于發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，這一點(diǎn)通過(guò)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和標(biāo)題就可以得到完全的體現(xiàn)。建議無(wú)論黨政公文都只用一種版頭形式：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)+文種，大字紅色套頭居中排布，這樣簡(jiǎn)單方便。

行政公文對(duì)于成文日期、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間都有右空四個(gè)字、左空一個(gè)字之類(lèi)的要求，這實(shí)在有點(diǎn)啰嗦。左右空出一個(gè)字與不空字有何差別，有何影響？黨的公文在這方面沒(méi)有規(guī)定，而是約定俗成的頂格處理，操作起來(lái)既簡(jiǎn)單大方，又不影響美觀。建議取消左空右空之類(lèi)的規(guī)定，一切從俗。還有黨政公文對(duì)于緊急程度都設(shè)定了兩個(gè)急度，但是不一致，黨的公文是特急和加急，行政公文是特急和平急。只是為了表明公文的緊急程度，一個(gè)急、一個(gè)很急而已，完全可以將兩種公文的兩個(gè)急度名稱(chēng)統(tǒng)一。

4.節(jié)約性原則�！稐l例》中規(guī)定，如果最后一頁(yè)沒(méi)有正文內(nèi)容，則標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”，而《辦法》中則明確規(guī)定不允許出現(xiàn)此類(lèi)現(xiàn)象，務(wù)必使印章和成文日期與正文處于同一頁(yè)。很明顯，后者更符合節(jié)約化的原則，也與我們提倡的建立節(jié)約型社會(huì)的目標(biāo)一致。

在用紙規(guī)定上，也要考慮節(jié)約的問(wèn)題。《條例》中雖然規(guī)定黨的公文用紙可以是16K也可以是A4，但是在實(shí)際工作中，采用的都是16K。16K相對(duì)A4來(lái)說(shuō)，在裁剪時(shí)要浪費(fèi)許多，生產(chǎn)紙張的機(jī)器生產(chǎn)出的一張大紙可以正好裁制成A4紙，卻不能正好裁制成16K紙。建議不論是黨政公文都采用A4紙，國(guó)際通用的公文用紙也是A4紙。這樣不僅節(jié)約，而且給公文處理尤其是歸檔帶來(lái)很多方便，還與國(guó)際接軌。

5.標(biāo)準(zhǔn)化原則�，F(xiàn)在不論是在哪個(gè)領(lǐng)域行文，只要涉及到數(shù)字，都要求符合國(guó)家對(duì)數(shù)字使用要求的標(biāo)準(zhǔn)，即符合《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》，公文寫(xiě)作也不例外。在黨政公文中，有兩處數(shù)字的運(yùn)用要求存在不同，一是成文日期，二是附件后的序號(hào)。黨的公文要求成文日期使用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件后使用漢字，行政公文要求成文日期使用漢字，附件后使用阿拉伯?dāng)?shù)字。其實(shí)不論選用哪種數(shù)字方式，都不會(huì)影響公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，而且阿拉伯?dāng)?shù)字在中國(guó)的運(yùn)用已經(jīng)十分普及、深入人心。建議都使用國(guó)際化的、簡(jiǎn)易化的阿拉伯?dāng)?shù)字，這樣明顯、簡(jiǎn)單。

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