【信函禮儀】

　　信函，又稱書(shū)信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時(shí)至今日，在公務(wù)交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實(shí)用的交流方式之一。

　　在一般情況下，單位及其職員在正式的公務(wù)交往中所使用的信函亦稱公務(wù)信函。相對(duì)于普通書(shū)信，由于公務(wù)信函使用于正式場(chǎng)合，在禮儀方面通常有著更為標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范的要求。

　　總體而言，公司職員在使用公務(wù)信函時(shí)，應(yīng)注意言辭禮貌、表達(dá)清晰、內(nèi)容完整、格式正確、行文簡(jiǎn)潔等五大要點(diǎn)。因?yàn)樵谟⑽睦�，禮貌(courteous)、清晰(clear)、完整(complete)、正確(correct)、簡(jiǎn)潔(concise)等五個(gè)單詞皆以字母 c 打頭，故此這五大要點(diǎn)亦稱做公務(wù)信函寫(xiě)作的 五c法則 。

　　具體來(lái)講，使用公務(wù)信函時(shí)，主要應(yīng)當(dāng)在寫(xiě)作信函、應(yīng)用信函等方面全面地運(yùn)用禮儀規(guī)范，此外，寫(xiě)作電子信函也要注意遵守其禮儀規(guī)范。

　　一、寫(xiě)作信函

　　寫(xiě)作公務(wù)信函時(shí)，一定要對(duì)信函的內(nèi)容與格式斟酌再三。以下五個(gè)具體問(wèn)題，尤須認(rèn)真對(duì)待。

　　1.抬頭

　　一般的公務(wù)信函均由抬頭、正文、結(jié)尾三部分構(gòu)成。作為一封公務(wù)信函的開(kāi)端，抬頭決非可有可無(wú)，而是應(yīng)當(dāng)認(rèn)真推敲。

　　抬頭的基本內(nèi)容包括稱謂語(yǔ)與提稱語(yǔ)，二者均應(yīng)根據(jù)具體對(duì)象具體對(duì)待，力求恰如其分。

　　一是稱謂語(yǔ)準(zhǔn)確。在寫(xiě)作信函抬頭時(shí)，應(yīng)以稱謂語(yǔ)稱呼收信之人。在稱呼收信者時(shí)，下列四點(diǎn)必須注意：

　　其一，姓名與頭銜必須正確無(wú)誤。在任何公務(wù)信函中，寫(xiě)錯(cuò)收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱呼收信者，有時(shí)可以只稱其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無(wú)姓無(wú)名。

　　其二，允許以直接致信的有關(guān)單位或部門(mén)作為抬頭中的稱謂語(yǔ)。在許多時(shí)候，以有關(guān)單位或部門(mén)直接作為收信者在禮儀上是許可的。

　　其三，可以使用中性名詞稱呼收信者。當(dāng)不清楚收信者的性別時(shí)，以 董事長(zhǎng) 、 經(jīng)理 、 主任 、 首席代表 等毋須辨別性別的中性稱呼去稱呼對(duì)方是比較穩(wěn)妥的。

　　其四，切忌濫用稱呼。初次致信他人時(shí)，千萬(wàn)不要濫用稱呼。諸如 先生 、 小姐 一類的稱呼，在不清楚收信者性別時(shí)就不宜采用。不能圖省事，以 先生/小姐 去稱呼收信者。不要亂用 閣下 、 老板 、 有關(guān)人士 這一類專用性稱呼。

　　二是提稱語(yǔ)到位。在稱謂語(yǔ)之前，有時(shí)需要使用提稱語(yǔ)。所謂提稱語(yǔ)，意即提高稱謂語(yǔ)的詞語(yǔ)。在公務(wù)信函里使用提稱語(yǔ)，關(guān)鍵是要到位。在一般情況下，公務(wù)信函里最標(biāo)準(zhǔn)的提稱語(yǔ)是 尊敬的 。平常的公務(wù)信函，不使用提稱語(yǔ)亦可。在社交場(chǎng)合所使用的 尊鑒 、 臺(tái)鑒 、 鈞鑒 等古典式提稱語(yǔ)以及在涉外場(chǎng)合所使用的 親愛(ài)的 、 我的 等西洋式提稱語(yǔ)，在普通的公務(wù)信函中一般均不宜使用。

　　2.正文

　　在公務(wù)信函里，正文是核心內(nèi)容。寫(xiě)作正文時(shí)，一定要注意主題明確，合乎邏輯，層次清晰，語(yǔ)句通暢，文字正確，言簡(jiǎn)意賅。以下幾處要點(diǎn)，在寫(xiě)作公務(wù)信函的正文時(shí)尤須注意。

　　一是注意人稱使用。在公務(wù)信函里，寫(xiě)作者所使用的人稱頗為講究。若為了表示親切、自然，宜采用第一人稱。若意在表示公事公辦、嚴(yán)肅正規(guī)，則可以采用第三人稱。

　　二是主要內(nèi)容前置。一封標(biāo)準(zhǔn)公務(wù)信函的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)像一座倒置的金字塔，越是重要的內(nèi)容越應(yīng)當(dāng)置于前面。因此，在正文的開(kāi)端，即應(yīng)直言自己認(rèn)為最應(yīng)當(dāng)告訴收信者的信息以及收信者最希望了解的信息。

　　三是篇幅刪繁就簡(jiǎn)。在任何情況下，一封拖沓冗長(zhǎng)的公務(wù)信函都會(huì)使人感到無(wú)比乏味，所以在寫(xiě)作公務(wù)信函時(shí)，一定要注意控制其篇幅，力求簡(jiǎn)明扼要。一般而言，篇幅短、段落短、句子短、詞匯短等 四短 ，是寫(xiě)作公務(wù)信函時(shí)所必須恪守的鐵律。

　　四是一信只議一事。為了確保公務(wù)信函發(fā)揮功效，并且盡量縮短其篇幅，最好一信只議一事。這樣一來(lái)，不但可以突出主題，而且可以限制其篇幅。

　　五是語(yǔ)言平易近人。盡管公務(wù)信函使用的是書(shū)面語(yǔ)言，寫(xiě)作者亦應(yīng)即盡量使之生動(dòng)、活潑、親切、自然，既不應(yīng)令其過(guò)于粗俗，也不應(yīng)使之曲高和寡。

　　六是信息正確無(wú)誤。公務(wù)信函所傳遞的信息，應(yīng)確保正確無(wú)誤。為此應(yīng)做到：避免寫(xiě)錯(cuò)字、用錯(cuò)標(biāo)點(diǎn)符號(hào);防止濫用成語(yǔ)、典故、外語(yǔ);過(guò)于生僻的詞語(yǔ)或易于產(chǎn)生歧義的舉例，也不宜采用。

　　七是書(shū)面干凈整潔。一般來(lái)說(shuō)，正式的公務(wù)信函最好打印，而不是手寫(xiě)，這樣可確保其書(shū)面的干凈整潔。即使需要手寫(xiě)時(shí)，亦應(yīng)避免隨意涂抹、填補(bǔ)。另外，不要在行、格之外寫(xiě)字，不要掉字，不要以漢語(yǔ)拼音代替生字。

　　八是防止泄露機(jī)密。普通的公務(wù)信函，不應(yīng)在其字里行間直接或間接地涉及商業(yè)秘密。若打算將其郵寄或快遞時(shí)，尤須注意此點(diǎn)。

　　3.結(jié)尾

　　在公務(wù)信函里，作為最后一部分的結(jié)尾，寫(xiě)作上的基本要求是全面而具體。大體上說(shuō)，公務(wù)信函的結(jié)尾又由下述六個(gè)具體部分所構(gòu)成：

　　一是祝頌語(yǔ)。它是寫(xiě)信者對(duì)收信者所進(jìn)行的例行祝福，其內(nèi)容大都約定俗成，可酌情使用，但不宜空缺。

　　二是附問(wèn)語(yǔ)。它是指寫(xiě)信者附帶問(wèn)候收信者周圍人士，或代替自己周圍人士問(wèn)候收信者。附問(wèn)語(yǔ)可用可不用。

　　三是補(bǔ)述語(yǔ)。它是正文寫(xiě)完后，尚需補(bǔ)充的內(nèi)容，故又稱附言。一般的公務(wù)信函，最好不用補(bǔ)述語(yǔ)。如需使用補(bǔ)述語(yǔ)時(shí)應(yīng)注意三點(diǎn)：?jiǎn)巫植怀尚?單行不成頁(yè);字?jǐn)?shù)不宜多。

　　四是署名。在公務(wù)信函里，署名宜為寫(xiě)信者全名。必要時(shí)，亦可同時(shí)署上其行政職務(wù)與職稱、學(xué)銜。若為打印信函，最好由署名者本人在信上親筆簽名。

　　五是日期。在署名之后，應(yīng)注明寫(xiě)信的具體日期。為鄭重其事，所署日期越具體越好。至少要寫(xiě)明 某年某月某日 ，必要時(shí)還應(yīng)注明 某年某月某日某時(shí) 。

　　六是附件。在一些公務(wù)信函的結(jié)尾，往往附有其他有關(guān)文件。附件通常應(yīng)置于公務(wù)信函之后，但其具體件數(shù)、頁(yè)數(shù)、名稱均應(yīng)在信中一一注明，以便收信者核對(duì)查閱。

　　4.封文

　　交封郵寄、快遞的公務(wù)信函均應(yīng)書(shū)寫(xiě)封文。在寫(xiě)作封文時(shí)，不僅應(yīng)當(dāng)認(rèn)真，而且必須遵守其基本規(guī)范。對(duì)以下五點(diǎn)尤應(yīng)重視。

　　一是地址詳盡。寫(xiě)作封文時(shí)，為了保證收信者及時(shí)收到信函，或者信函退回時(shí)不致丟失，一定要將收信者與寄信者雙方的具體地址仔細(xì)寫(xiě)明。不僅要寫(xiě)上省、市、區(qū)、街道、門(mén)牌號(hào)碼，而且還應(yīng)寫(xiě)上單位、部門(mén)。

　　二是姓名正確。在封文上，收信者與寄信者的姓名均應(yīng)書(shū)寫(xiě)正確。以單位、部門(mén)作為收寄者時(shí)，亦應(yīng)注明其正確的全稱。

　　三是慎用雅語(yǔ)。正式信函的封文上，往往要使用一些雅語(yǔ)。它們皆有一定之規(guī)，不可濫用。它具體包括：其一，郵遞員對(duì)收信者的稱呼。它們寫(xiě)在收信者姓名之后，如 小姐 、 先生 、 老師 等。它并非寫(xiě)信者對(duì)收信者的稱呼，故此不宜使用 大人 、 賢侄 之類。其二，啟封詞。它是敬請(qǐng)收信者拆啟信封的禮貌語(yǔ)，如 啟 、 鈞啟 、 收啟 等，通常寫(xiě)在收信者姓名與郵遞員對(duì)其稱呼之后。其三，緘封詞。它表示寄信者封閉信函時(shí)的恭敬之意，如 緘 、 謹(jǐn)緘 等等，緘封詞均應(yīng)寫(xiě)在寄信者姓名之后。凡不封口的信函，沒(méi)有必要多此一舉。

　　四是郵編勿缺。正式交付郵寄的公務(wù)信函，一定要正確注明收信地址與寄信地址的郵政編碼。缺少郵編或郵編不正確的公務(wù)信函，有可能晚到甚至丟失。

　　五是格式標(biāo)準(zhǔn)。封文寫(xiě)作，通常都有一定的格式可依。橫式信封有橫式信封的寫(xiě)法，豎式信封有豎式信封的寫(xiě)法;國(guó)內(nèi)信函有國(guó)內(nèi)信函的封文格式，國(guó)際信函有國(guó)際信函的封文格式。寫(xiě)作公務(wù)信函的封文時(shí)，必須認(rèn)真地照此辦理。

　　5.工具

　　寫(xiě)作公務(wù)信函，尤其是手寫(xiě)信函時(shí)，必須借助于一些必要的工具。使用這些工具時(shí)，應(yīng)符合基本的禮儀規(guī)范。下面，著重介紹一些手寫(xiě)信函對(duì)其所用工具的基本要求。

　　一是信箋。信箋又叫信紙。公務(wù)信函所使用的信箋，應(yīng)當(dāng)規(guī)格統(tǒng)一，紙質(zhì)上乘，美觀大方

　　，統(tǒng)一印制。通常不宜使用外單位信箋寫(xiě)作公務(wù)信函，也不要使用本單位信箋寫(xiě)作私信。

　　二是信封。公務(wù)信函所使用的信封，可以是市場(chǎng)上出售的標(biāo)準(zhǔn)信封，也可以是本單位統(tǒng)一印制的專用信封。不宜自制信封寄發(fā)公務(wù)信函，或是利用其他單位用過(guò)的信封寄發(fā)本單位的公務(wù)信函。公務(wù)信函信封的大小，宜與其容量相稱。它的紙質(zhì)、色彩，最好與信箋相匹配。

　　三是筆具。手寫(xiě)公務(wù)信函時(shí)，通常應(yīng)使用鋼筆或毛筆。如果以鉛筆、圓珠筆來(lái)寫(xiě)，往往會(huì)令人感覺(jué)不夠正式。

　　四是墨水。用毛筆寫(xiě)信，宜用黑色墨汁;用鋼筆寫(xiě)信，則宜用黑色或藍(lán)黑色墨水。純藍(lán)色的墨水因其字跡難以持久保存，故不應(yīng)使用。使用其他彩色墨水，則有嘩眾取寵之嫌，亦不可取。

　　二、應(yīng)用信函

　　在公務(wù)交往中，信函應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和具體情況來(lái)使用。因其具體用途不同，職員所常用的聯(lián)絡(luò)函、通知函、確認(rèn)函、感謝函、推薦函、拒絕函等等，在寫(xiě)作上往往又有一些各自不同的要求。具體應(yīng)用不同類型的公務(wù)信函時(shí)，既要遵守其共同要求，又要兼顧其各自獨(dú)具的特征。

　　1.聯(lián)絡(luò)函

　　聯(lián)絡(luò)函，又稱保持接觸函，它是平時(shí)用以培養(yǎng)客戶關(guān)系、與客戶保持聯(lián)絡(luò)的一種專用信函。使用聯(lián)絡(luò)函的目的，不僅意在證明自己的存在，而且也是為了與客戶保持接觸，并借此培養(yǎng)對(duì)方對(duì)自己的好感，加深對(duì)方對(duì)自己的印象。一般而言，應(yīng)當(dāng)定期向客戶寄發(fā)聯(lián)絡(luò)函。寫(xiě)作聯(lián)絡(luò)函，通常有以下五個(gè)要點(diǎn)應(yīng)當(dāng)注意：

　　一是尋找適當(dāng)?shù)娜バ沤杩�。這樣一來(lái)，就不會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得不可思議。祝賀節(jié)日、生日，寄送簡(jiǎn)報(bào)，都是不錯(cuò)的借口。

　　二是扼要介紹自己的狀況。向?qū)Ψ酵▓?bào)自己及所在單位的發(fā)展變化，可以使對(duì)方對(duì)自己及所在單位加深了解。

　　三是要表達(dá)對(duì)對(duì)方的關(guān)注。在介紹自己的狀況之前，可以先向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己誠(chéng)摯的關(guān)心。例如，可告知自己對(duì)對(duì)方成就的了解，或?yàn)榇俗ＹR對(duì)方等等。

　　四是相機(jī)表示合作的意圖。在聯(lián)絡(luò)函中，不妨大致上介紹一下自己欲與對(duì)方進(jìn)行進(jìn)一步交往、合作的意圖。

　　五是靈活掌握友善的分寸。聯(lián)絡(luò)函并非直奔主題的業(yè)務(wù)函，因此其篇幅宜短，語(yǔ)氣宜友善，主題宜放在聯(lián)絡(luò)之上。

　　2.通知函

　　通知函，又稱告知函。它主要用以向外界通報(bào)某項(xiàng)事務(wù)處理的具體情況，或是某項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體進(jìn)展。從某種意義上講，通知函往往可以在一定程度上發(fā)揮聯(lián)絡(luò)函的作用。寫(xiě)作通知函時(shí)，應(yīng)注意下列五個(gè)要點(diǎn)：

　　一是重在介紹客觀情況。通知函的主要作用，是向有關(guān)方面通報(bào)事態(tài)的發(fā)展、變化，而并非就此展開(kāi)討論或進(jìn)行爭(zhēng)論。

　　二是注意介紹的連續(xù)性。在介紹當(dāng)前狀況時(shí)，通知函要注意與此前函件的呼應(yīng)，以便使自己的情況介紹有頭有尾，連貫一致。

　　三是通報(bào)己方今后計(jì)劃。在介紹客觀事態(tài)的同時(shí)，亦應(yīng)告知收信者己方的對(duì)策以及已經(jīng)采取的行動(dòng)。

　　四是促進(jìn)彼此合作。通知函的目的之一，就是要推動(dòng)收信方與寄信方的合作。

　　五是表達(dá)含蓄委婉。不論是介紹己方舉措，還是敦促對(duì)方參與，在表達(dá)上都要委婉含蓄。要力戒語(yǔ)氣生硬，強(qiáng)人所難，或者嘮嘮叨叨。

　　3.確認(rèn)函

　　確認(rèn)函，在此是指專為確認(rèn)某事而向交往對(duì)象所寄送的信函。在公務(wù)交往中，確認(rèn)函是最為常用的信函之一。因?yàn)榇_認(rèn)函意在對(duì)某種事實(shí)、某種意向進(jìn)行確定，所以它在寫(xiě)作上具有更高的規(guī)范性要求。寫(xiě)作確認(rèn)函，應(yīng)對(duì)下列五點(diǎn)多加注意：

　　一是明確應(yīng)予確認(rèn)的有關(guān)事項(xiàng)。此項(xiàng)內(nèi)容是確認(rèn)函關(guān)鍵內(nèi)容所在，故應(yīng)反復(fù)核對(duì)，確保不發(fā)生任何差錯(cuò)。

　　二是逐一列出相應(yīng)的附加條件。凡對(duì)所確認(rèn)的事項(xiàng)附加各項(xiàng)具體條件的，在確認(rèn)函里應(yīng)向收信者予以明確。

　　三是陳述己方對(duì)此的基本立場(chǎng)。在確認(rèn)函之中，確認(rèn)方應(yīng)再次承諾自己遵守約定，絕不隨意對(duì)此反復(fù)，或是臨場(chǎng)變卦。

　　四是要求收信方對(duì)此予以確認(rèn)。在一般情況下，確認(rèn)方均會(huì)在確認(rèn)函中要求對(duì)方對(duì)此進(jìn)行確認(rèn)。具體的方式，可以是另行致函，也可以是在此信上簽署意見(jiàn)。

　　五是在信函末尾正式署名。正規(guī)的確認(rèn)函，均需有關(guān)人員或相關(guān)單位的負(fù)責(zé)人在其末尾親筆簽署自己的姓名。有時(shí)，往往需要聯(lián)合署名，或由單位法人代表親自署名。必要時(shí)，還須加蓋本單位公章。

　　4.感謝函

　　在公務(wù)交往中，感謝函是指專為感謝某人或某單位而寫(xiě)作的信函。一般而言，收到禮品、出席宴會(huì)、得到關(guān)照之后，均應(yīng)寄出專門(mén)的感謝函。一封恰如其分的感謝函，往往可以顯示寫(xiě)作者的教養(yǎng)。寫(xiě)作感謝函，通常應(yīng)注意以下四點(diǎn)：

　　一是內(nèi)容簡(jiǎn)練。一封感謝函，往往不必長(zhǎng)篇宏論，喋喋不休。只要在信中將自己的感謝之意表達(dá)清楚了，即使只寫(xiě)三五句話亦可。

　　二是面面俱到。很多時(shí)候，在感謝函中應(yīng)當(dāng)致謝的對(duì)象不止一人，那么一定要向所有應(yīng)予感謝者一一致謝，千萬(wàn)不要有所遺漏。

　　三是盡量手寫(xiě)。為了表示自己的真心實(shí)意，感謝函要盡量親自動(dòng)筆撰寫(xiě)，而不要打印。在任何時(shí)候，一封當(dāng)事人的親筆信，都會(huì)使人產(chǎn)生親切感。

　　四是盡早寄達(dá)。在一般情況下，感謝函實(shí)效性很強(qiáng)。它最好是在有關(guān)事件發(fā)生后24小時(shí)之內(nèi)寄出，并應(yīng)盡量使之早日寄達(dá)。

　　5.推薦函

　　推薦函，在此是指專為向其他單位推薦某位人士而使用的信函。在求職應(yīng)聘時(shí)，一封有力度的推薦函，往往有助于被推薦者脫穎而出。寫(xiě)作推薦函，主要需要兼顧下述四個(gè)方面：

　　一是介紹自身情況。在推薦函的開(kāi)始部分，寫(xiě)作者應(yīng)簡(jiǎn)述一下自己的情況，并對(duì)自己與被推薦者之間的關(guān)系略加說(shuō)明。

　　二是評(píng)價(jià)被推薦者。這部分是推薦信的主要內(nèi)容，在此，應(yīng)當(dāng)全面而客觀地介紹被推薦者的基本情況，尤其是其能力、閱歷、特長(zhǎng)與業(yè)績(jī)。與此同時(shí)，還應(yīng)對(duì)被推薦者做出自己的評(píng)價(jià)。

　　三是感謝收信之人。在推薦函中，不應(yīng)忽略對(duì)收信者的問(wèn)候與感謝。這一部分，絕對(duì)不可缺少。

　　四是附有背景材料。為了便于用人單位及其負(fù)責(zé)人對(duì)被推薦者有進(jìn)一步的深入了解，在推薦函之后一般還應(yīng)附有被推薦者的簡(jiǎn)歷、證書(shū)等個(gè)人背景材料。

　　6.拒絕函

　　拒絕函，在此是指為拒絕外人或外單位的某項(xiàng)請(qǐng)求而使用的信函。在所有的公務(wù)信函里，拒絕函大概算是最難寫(xiě)作的一種。它的難以把握之處在于，既要正式拒絕對(duì)方，又要保證不會(huì)因此而損害雙方關(guān)系，寫(xiě)作拒絕函，大致上有下列四點(diǎn)注意事項(xiàng)：

　　一是當(dāng)機(jī)立斷。使用拒絕函，一般非常講究實(shí)效。若無(wú)特殊原因，應(yīng)當(dāng)當(dāng)機(jī)立斷，盡早拒絕對(duì)方。一拖再拖，往往會(huì)令對(duì)方產(chǎn)生其他想法。

　　二是具體說(shuō)明。在拒絕函里，應(yīng)當(dāng)對(duì)拒絕的具體事項(xiàng)予以明確。不要一概而論、含糊不清、模棱兩可，那樣搞不好就會(huì)耽誤事情。

　　三是闡明原因。對(duì)于拒絕對(duì)方的具體原因，最好要在拒絕函里認(rèn)真地進(jìn)行說(shuō)明，以便使對(duì)方心服口服，不會(huì)為此而影響雙方的關(guān)系。

　　四是表達(dá)歉意。必要的話，在拒絕函里應(yīng)向被拒絕者表達(dá)己方的歉意。此外，還應(yīng)懇請(qǐng)對(duì)方今后繼續(xù)與自己保持聯(lián)絡(luò)。

　　三、電子信函

　　隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公務(wù)信函中逐漸出現(xiàn)了一系列利用電子媒介的新的形式，例如，電報(bào)、電傳、傳真、電子郵件等等，它們均可稱為電子信函。除了遵守一般信函的禮儀規(guī)范之外，電子信函還有自己的一些獨(dú)特要求。下面，主要對(duì)當(dāng)今在公務(wù)交往中普遍應(yīng)用的傳真與電子郵件的相關(guān)禮儀略加介紹：

　　1.傳真

　　傳真通常是指利用光電效應(yīng)，通過(guò)專用的裝置將信函、文件、圖片等的真跡傳遞給遠(yuǎn)方聯(lián)絡(luò)對(duì)象的一種通訊方式。用以傳真的專用裝置，一般叫做傳真機(jī)。傳真的優(yōu)點(diǎn)，主要是操作簡(jiǎn)便，傳送迅速，可以直接輸送真跡，因此頗受人們的青睞。在公務(wù)交往中使用傳真時(shí)，下列幾個(gè)方面的禮儀規(guī)范務(wù)必遵守：

　　一是內(nèi)容簡(jiǎn)單明了。與普通信函相比，傳真所需費(fèi)用較高，因此在撰寫(xiě)傳真稿時(shí)，既要使之全面、具體，言之有物，又要使其簡(jiǎn)明扼要。正式發(fā)送傳真之前，應(yīng)將可有可無(wú)的詞句統(tǒng)統(tǒng)刪去。

　　二是字跡清晰易辨。出于技術(shù)上的原因，傳真在傳送過(guò)程中容易變得模糊不清，所以在準(zhǔn)備傳真稿時(shí)，一定要盡量使稿件的字體、行距、圖表等清晰易辨，避免因人為原因而導(dǎo)致其 失真 。

　　三是形式規(guī)范得體。發(fā)送傳真前，務(wù)必使之形式規(guī)范得體。未經(jīng)允許，不要發(fā)送過(guò)長(zhǎng)或保密的傳真。若是正式傳真，應(yīng)首先標(biāo)有名稱，并在上面寫(xiě)明接收人所在單位、部門(mén)的名稱，接受人姓名、職務(wù)、電話號(hào)碼等等。發(fā)送傳真所用的紙張，應(yīng)為帶有本單位名稱的正式公文紙。在傳真時(shí)，一般均應(yīng)附有一頁(yè)封面，并注明頁(yè)碼。若傳送急件，應(yīng)于封面之上注明。在傳真最后，應(yīng)注上發(fā)送的具體日期與時(shí)間。此外，還可以附有備注，例如， 切盼3月1日17時(shí)之前答復(fù)。

　　四是附有聯(lián)絡(luò)方式。為便于交往雙方及時(shí)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)在上面注有發(fā)送者的有效聯(lián)絡(luò)方式，例如，發(fā)送者單位、部門(mén)的名稱，發(fā)送者的姓名與職務(wù)，發(fā)送者的傳真與電話號(hào)碼，傳送傳真過(guò)程之中一旦出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以使用的聯(lián)系電話的號(hào)碼等等。

　　五是提前進(jìn)行通報(bào)。發(fā)送傳真前，應(yīng)先向接收者進(jìn)行通報(bào)，并征得對(duì)方的同意。如果對(duì)方有規(guī)定的開(kāi)啟傳真機(jī)的時(shí)間，一般應(yīng)予遵守。如果對(duì)方正在等候其他重要傳真，或者對(duì)方傳真與電話使用同一線路且正在忙碌，盡量不要給對(duì)方忙中添亂。如果對(duì)方傳真機(jī)無(wú)人值守，不預(yù)先通報(bào)而傳送過(guò)去的傳真就有可能不會(huì)被接收者及時(shí)收到。

　　六是謹(jǐn)防騷擾他人。發(fā)送傳真，大都屬于需要急辦之事。若非緊急的文件、信函，最好不要使用傳真。個(gè)人私事，亦不宜使用單位傳真機(jī)對(duì)外傳送。利用傳真開(kāi)展宣傳、促銷活動(dòng)時(shí)，一定要把握好量與度。假使接收者對(duì)此不感任何興趣，則有關(guān)的傳真大可少發(fā)或不發(fā)。不要忘記，泛濫的 垃圾傳真 是不受歡迎的。

　　七是及時(shí)進(jìn)行處理。接收到外來(lái)的傳真之后，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行及時(shí)處理。首先，應(yīng)告知發(fā)送者;傳真業(yè)已收到。其次，應(yīng)對(duì)傳真所涉事項(xiàng)進(jìn)行辦理，或交由有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員辦理。最后，鑒于傳真件不宜久存，應(yīng)對(duì)其重要的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。

　　2.電子郵件

　　電子郵件又叫電子函件，它是指利用互聯(lián)網(wǎng)所傳遞的郵件。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子郵件正在迅速普及，并且在公務(wù)交往中得到了越來(lái)越廣泛的運(yùn)用。使用電子郵件時(shí)，下列三個(gè)方面的禮儀規(guī)范應(yīng)當(dāng)認(rèn)真加以遵守：

　　一是認(rèn)真準(zhǔn)備。

　　使用電子郵件，必須認(rèn)真做好各項(xiàng)必要的準(zhǔn)備：其一，主題明確。與重要的普通信函一樣，電子信函亦應(yīng)每一封只有一個(gè)主題，并且最后標(biāo)有令人一目了然的名稱。其二，篇幅短小。由于電子郵件需要利用互聯(lián)網(wǎng)傳送和接收，為防止收發(fā)出現(xiàn)問(wèn)題，電子郵件的內(nèi)容應(yīng)短小精悍。其三，語(yǔ)言直白。商用的電子郵件并非網(wǎng)友們的網(wǎng)上聊天，因此其所用語(yǔ)言應(yīng)通俗易懂。要少用生詞、怪字或自造的網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)。凡引用的數(shù)據(jù)、資料，應(yīng)注明出處。

　　二是切勿濫用。

　　互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬世界。在網(wǎng)上發(fā)送電子郵件時(shí)，職員應(yīng)保持清醒的頭腦。要注意以下兩個(gè)問(wèn)題：其一，電子郵件并非萬(wàn)能。必須意識(shí)到，在絕大多數(shù)情況下，使用電子郵件進(jìn)行溝通，并不一定比直接會(huì)面或使用電話進(jìn)行溝通的效果更好。其二，不宜濫發(fā) 電子垃圾 。使用電子郵件時(shí)，職員必須注意，不宜利用工作之便，利用單位的網(wǎng)絡(luò)向外界濫發(fā)電子郵件。泛濫的電子郵件俗稱 電子垃圾 ，十分令人反感。

　　三是注意安全。

　　在公務(wù)交往中使用電子郵件時(shí)，既要確保信息傳送渠道暢通無(wú)阻，又要自覺(jué)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。以下五點(diǎn)，職員需要謹(jǐn)記：其一，不要充當(dāng)黑客。利用單位網(wǎng)絡(luò)充當(dāng)黑客，往往不僅不會(huì)受人欽佩，反而會(huì)影響單位的業(yè)務(wù)及形象。其二，不要濫交網(wǎng)友�；ヂ�(lián)網(wǎng)上魚(yú)龍混雜，濫發(fā)電子郵件、濫交網(wǎng)友，往往于己不利。其三，不要弄虛作假。使用電子郵件，一定要講究社會(huì)公德。切勿借此傳播虛假信息，或是散布流言蜚語(yǔ)。其四，不要胡亂刪除。對(duì)自己信箱之內(nèi)的電子郵件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。該回復(fù)的回復(fù)，該刪除的刪除，但對(duì)重要單位或個(gè)人的電子郵箱地址一定要妥善保存。其五，不要涉及機(jī)密。利用電子郵件傳遞秘密資訊，其安全性往往難以保證。

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